Bộ Nội vụ vừa ban hành Thông tư số 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử.

Theo Thông tư, thành phần hồ sơ TTHC điện tử nộp lưu bao gồm:

Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện TTHC quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 5/4/2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC và thực hiện TTHC trên môi trường điện tử.

Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết TTHC tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định nêu trên và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có).

Bên cạnh đó, Thông tư cũng quy định, hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh được kết nối với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 9/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước để đáp ứng yêu cầu giải quyết, quản lý và lưu hồ sơ TTHC điện tử.

Người đứng đầu bộ, ngành, địa phương có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng, triển khai thực hiện phương án kết nối giữa 2 Hệ thống để thực hiện thu thập, nộp lưu hồ sơ TTHC điện tử và chia sẻ dữ liệu hồ sơ TTHC điện tử phục vụ giải quyết công việc của bộ, ngành, địa phương.

Trong trường hợp 2 Hệ thống chưa được kết nối, hồ sơ TTHC điện tử phải được lưu giữ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo quy định.

Về trách nhiệm lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử, Thông tư nêu rõ, người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ TTHC điện tử.

Người giải quyết hồ sơ TTHC điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ TTHC điện tử vào lưu trữ cơ quan đúng quy định.

Người làm lưu trữ có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ TTHC điện tử; thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ TTHC điện tử; giao nộp hồ sơ TTHC điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy hồ sơ TTHC điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Thông tư số 13/2023/TT-BNV có hiệu lực thi hành từ ngày 15/10/2023.

Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật viện dẫn tại Thông tư này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản quy phạm pháp luật khác thì thực hiện theo quy định tại các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.