Vì vậy, việc vận dụng tốt mô hình kế toán tinh gọn sẽ tạo nên một động lực lớn nhằm cải thiện tốt hơn quy trình trong từng bộ phận của doanh nghiệp.

Kế toán tinh gọn trong hoạt động doanh nghiệp

Trong một vài năm trở lại đây, không ít doanh nghiệp (DN) đã vận dụng, phát triển quá trình sản xuất tinh gọn như là một yếu tố then chốt để mở rộng và gia tăng lợi nhuận cho DN mình. Tuy nhiên, hầu hết các DN vẫn còn giữ lại các công cụ quản lý, chế độ kế toán, tài chính và những cách thức đo lường kết quả theo phương thức truyền thống. Điều này làm giảm đi phần nào hiệu quả mà mô hình tinh gọn trong sản xuất mang lại cho DN.

Theo Saga, cuốn sách nổi tiếng “Lean Start-up” (DN khởi nghiệp tinh gọn) của Eric Ries đã làm kim chỉ nam cho nhiều DN khởi nghiệp có thể phát triển nhanh, mạnh, hiệu quả công ty chỉ sau một thời gian ngắn: Nền tảng của phương pháp “Lean Start-up” là phát triển quy trình kinh doanh làm thế nào rút ngắn thời gian phát triển sản phẩm để đưa đến tay khách hàng sớm nhất với chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Trong bối cảnh đó, kế toán tinh gọn được phát triển nhằm nâng cấp hệ thống kế toán theo kịp với quy trình kinh doanh của DN.

Các nghiên cứu cả về thực tiễn lẫn lý luận cho thấy, kế toán tinh gọn là mô hình kế toán áp dụng cho những DN ứng dụng quy trình sản xuất tinh gọn. Mô hình này bao gồm những phương pháp như tổ chức và quản lý chi phí theo dòng giá trị, thay đổi kỹ thuật đánh giá hàng tồn kho và đưa thêm một số thông tin phi tài chính vào báo cáo tài chính công ty. Để có thể thay đổi và áp dụng thống nhất cho toàn DN, kế toán tinh gọn đã thực hiện một quy trình quản lý dòng chảy giá trị (cách thức để đo lường và đánh giá kết quả hoạt động của một DN và yêu cầu phải thay đổi quy trình ra quyết định).

Phương pháp kế toán chi phí theo dòng giá trị cho phép cung cấp những thông tin hữu ích, đúng lúc và loại bỏ sự phức tạp, tốn kém vốn có của phương pháp truyền thống. Kế toán chi phí theo chuỗi giá trị ghi nhận chi phí thực tế của từng chuỗi giá trị và cung cấp được một báo cáo chi phí theo đúng mục đích của sản xuất tinh gọn. Theo đó, tất cả những chi phí liên quan đến chuỗi giá trị nào thì sẽ đuợc tập hợp cho chuỗi giá trị đó, bao gồm chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu, các chi phí dịch vụ và hỗ trợ sản xuất…

Trên thực tế, mô hình kế toán tinh gọn là một mô hình ứng dụng trong DN khá mới. Mô hình kế toán tinh gọn ứng dụng công cụ quản lý dòng giá trị, giúp loại bỏ những lãng phí từ quy trình kế toán thông thường, nhưng bản thân nó vẫn đáp ứng đúng yêu cầu về mặt nguyên tắc kế toán chung, quy định về báo cáo tài chính ra bên ngoài cũng như những quy định báo cáo nội bộ đơn vị. Mô hình này cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời góp phần cải tiến quá trình chuyển đổi và truyền thông giữa các bộ phận trong DN. Mô hình kế toán tinh gọn ứng dụng công cụ quản lý dòng chảy giá trị, nhằm loại bỏ những lãng phí từ quy trình kế toán thông thường, nhưng bản thân nó vẫn đáp ứng đúng yêu cầu về mặt nguyên tắc kế toán chung, quy định về báo cáo tài chính ra bên ngoài cũng như những quy định báo cáo nội bộ đơn vị.

Nếu DN vận dụng hiệu quả mô hình kế toán tinh gọn, thì đây sẽ là một công cụ đắc lực để đầu tư nhiều hơn cho con người, giúp nhân viên chủ động hơn trong công việc của mình. Mô hình này cũng sẽ cung cấp thông tin một cách chủ đông hơn, nhanh chóng hơn và sẽ tạo động lực lớn, nhằm cải thiện tốt hơn quy trình trong từng bộ phận của DN.

Theo các chuyên gia kế toán, đóng góp lớn nhất của kế toán tinh gọn là thay đổi hệ thống kế toán cổ điển, chỉ nhằm đối phó với cơ quan quản lý, mà ngược lại cung cấp các thông tin và phân tích hữu ích cho các chủ DN trong việc thực thi chiến lược tinh gọn để vận hành DN đạt mục tiêu chiến lược đã đề ra một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất.

Theo Nguyễn Thanh Huyền (2018), chẳng hạn, trong lĩnh vực sản xuất chế tạo, kế toán tinh gọn sẽ giúp DN giảm các lãng phí dư thừa như hàng tồn kho để mức cao, chi phí luân chuyển, lưu kho bãi, cắt giảm các công đoạn thao tác thừa không tạo giá trị, giúp nâng cao hiệu suất hoạt động, nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm thời gian sản xuất, giao hàng. Các DN sẽ nắm rõ các vấn đề để xử lý kịp thời tại các khâu của quy trình sản xuất, từ đó lựa chọn công cụ quản trị cho phù hợp và hiệu quả. Trong lĩnh vực dịch vụ, kế toán tinh gọn trước hết cần hướng đến mục tiêu cải tiến quy trình. Thông thường, quy trình cung ứng dịch vụ được thiết kế phù hợp với các nguồn lực và đặc điểm của DN mà không hướng đến khách hàng. Vì vậy, thường mất nhiều thời gian và không mang lại nhiều giá trị cho khách hàng. Kế toán tinh gọn cùng với các công cụ của nó giúp DN cung ứng dịch vụ hướng đến khách hàng, là căn cứ để thiết kế, xây dựng quy trình và cung ứng dịch vụ.  

Một minh chứng khác khi áp dụng kế toán tinh gọn là sự thay đổi trong hệ thống lập kế hoạch ngân sách và quản trị chi phí. Hiện nay, việc lập kế hoạch ngân sách của phần lớn của các DN đang thực hiện theo dạng thức cổ điển. Các đầu mục ngân sách được lập theo yếu tố chi phí. Vấn đề đặt ra là các báo cáo hoạt động đánh giá thực hiện và ngân sách theo đầu mục yếu tố chi phí đã khiến những nhà quản lý không thể hình dung được các quy trình kinh doanh đang thiếu hiệu quả ở chỗ nào, các hoạt động nào đang gây lãng phí cho DN. Tuy nhiên, một khi vận dụng kế toán tinh gọn trong hoạt động kế toán DN, ngân sách được lập theo từng quy trình kinh doanh với chi tiết từng hoạt động. Thực tế chi phí phát sinh cũng được phân bổ và ghi chép cho từng quy trình kinh doanh và chi tiết hoạt động. Khi đó, qua việc so sánh với dự toán, nhà quản lý có thể nắm bắt được quy trình kinh doanh hay chi tiết hoạt động nào đang vượt dự toán, từ đó, phải điều chỉnh ngân sách cho phù hợp với thực tế.

Rào cản trong việc ứng dụng kế toán tinh gọn

Khác với kế toán truyền thống, kế toán tinh gọn được tổ chức tinh gọn theo chuỗi giá trị hơn là theo chức năng. Một chuỗi giá trị là một quá trình liên tục có thứ tự từ đặt hàng đến giao hàng cho khách hàng, được thiết kế bởi một chuỗi giá trị với các chức năng đa dạng và mở rộng như: Sản xuất, kỹ thuật, bảo trì, bán hàng, hậu mãi, kế toán, nguồn nhân lực và giao hàng. Về cơ bản, mô hình kế toán tinh gọn có những đặc điểm khác với kế toán truyền thống và được mô tả tại Bảng 2.

Tuy nhiên, do khác với kế toán truyền thống, nên quá trình vận dụng kế toán tinh gọn trong DN thường đối mặt với một số rào cản, cụ thể:

Thứ nhất, các báo cáo truyền thống theo từng bộ phận sẽ không còn hiện hữu như hiện nay mà thay vào đó là việc phân tích giá trị theo từng nhóm dòng giá trị.

Thứ hai, các chi phí chuẩn sẽ không được sử dụng trong hệ thống quản lý dòng giá trị. DN chỉ có thể căn cứ vào các chứng từ chi tiết về nguyên vật liệu và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ của DN để làm căn cứ sử dụng đánh giá giá trị chi phí chuyển đổi trên mức giá vốn hàng bán bình quân cho từng ngày, từ đó xác định số ngày hàng tồn kho bình quân vào lúc cuối tháng.

Thứ ba, khi chuyển đổi hệ thống bình thường sang mô hình tinh gọn có thể dẫn đến sự phản ứng của đội ngũ nhân viên, vì họ chưa quen với mô hình này, đồng thời, trách nhiệm của họ phải gắn liền với chính bộ phận của mình chứ không còn tách biệt hay chung chung.

Thứ tư, với việc áp dụng mô hình này, có thể dẫn đến một số nhân viên có thể bị sa thải, do quy trình rút gọn hoặc không nắm bắt được công nghệ.

Một số kiến nghị đề xuất

Để vận dụng hiệu quả kế toán tinh gọn trong hoạt động của DN, cần chú trọng một số vấn đề sau:

Một là, các DN cần có bước chuẩn bị, đòi hỏi sự đồng bộ từ sản xuất đến quản trị, từ khâu quản lý, tư duy, phương thức, các công cụ thực hiện, đến nhân viên trực tiếp sản xuất và cung ứng dịch vụ. Các nhà quản trị cao nhất cần nắm vững nguyên tắc và cách thức của sản xuất tinh gọn và quản trị tinh gọn nói chung và kế toán tinh gọn nói riêng. Các nhà quản trị cần hiểu việc áp dụng kế toán tinh gọn không đơn thuần là vận dụng các công cụ hiện tại để quản trị mà là cả một quá trình. Kế toán tinh gọn cũng tham gia vào toàn bộ các khâu trong quản trị DN, góp phần thay đổi cách đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên, của các bộ phận trong DN, tối ưu hoá quy trình sản xuất kinh doanh, tối ưu hoá quy trình nghiên cứu và phát triển.

Nền tảng chính của hệ thống kế toán tinh gọn là “loại bỏ lãng phí” bằng cách cung cấp thông tin chi tiết cho nhà quản trị ra các quyết định sửa chữa khiếm khuyết phù hợp. Đồng thời, với các quyết định quản lý phù hợp thì tăng cường động lực cho đội ngũ và cao hơn cả là cải thiện chuỗi giá trị, đưa sản phẩm chất lượng cao nhất, nhanh nhất đến khách hàng, tức là tạo giá trị cho khách hàng.

Hai là, cần đào tạo cán bộ công nhân viên hiểu và thấm nhuần tư duy tinh gọn, cán bộ quản lý cam kết đồng hành cùng quá trình tinh gọn, đầu tư hệ thống từ công nghệ, nhân lực phù hợp với từng DN để thực hiện quá trình tinh gọn. Toàn thể nhân viên trong DN cần được đào tạo để họ hiểu toàn bộ về tầm quan trọng và cách áp dụng mô hình sản xuất và kế toán tinh gọn là như thế nào. Nói cách khác, muốn áp dụng thành công mô hình kế toán tinh gọn, DN phải xây dựng một tâm thế, kiến thức, không chỉ ban lãnh đạo mà cả đội ngũ cán bộ, công nhân trực tiếp sản xuất, cung ứng dịch vụ cũng phải tham gia học tập đào tạo để hiểu rõ và vận dụng kế toán tinh gọn một cách hiệu quả.

Ba là, gắn hoạt động kế toán tinh gọn với sự phát triển của công nghệ số. Hiện nay, trước sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ số và thành tựu của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đã tác động và tạo ra những thay đổi nhất định đến quy trình kế toán. Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần kết hợp với đặc điểm tình hình tài chính thực tế tại DN mà kế toán tinh gọn được vận dụng linh hoạt, phù hợp và mang lại tính hiệu quả cao.        

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Thanh Huyền (2018), Vận dụng kế toán tinh gọn tại doanh nghiệp Việt Nam, Tạp chí Tài chính;
2. Nguyễn Thị Minh Phương (2018), Kế toán tinh gọn vận dụng trong doanh nghiệp Việt Nam, Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc tế “Sử dụng dữ liệu và công nghệ trong kế toán quản trị - Chìa khóa nâng cao hiệu quả hoạt động và giá trị doanh nghiệp”, Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam;
3. Kế toán tinh gọn – Nền tảng phát triển doanh nghiệp, webketoan.vn, 2017; Truy cập: https://www.webketoan.vn/ke-toan-tinh-gon-nen-tang-phat-trien-doanh-nghiep.html;
4. Viện Kế toán và Quản trị doanh nghiệp, Cơ bản về mô hình kế toán tinh gọn trong doanh nghiệp, https://iabm.edu.vn/mo-hinh-ke-toan-tinh-gon-trong-doanh-nghiep.html;
5. Brian Maskell& Bruce Baggaley (2006), Lean accounting: What's It All About?, Target Magazine, 1st Issue, page 35-43;
6. Dainiel Haskin, University of Central Oklahoma, USA, (2010), Teaching Speacial Decisions in a Lean Accounting Environment, American Journal of Business Education, Volume 3, No 6.