Điều kiện thuận lợi để hình thành Kho lưu trữ tài liệu hành chính số

Thời gian qua, Bộ Tài chính đã quan tâm, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động quản lý điều hành, cho nên số lượng văn bản đi, đến điện tử hình thành trên Chương trình Edoctc là rất lớn. Bên cạnh đó, các đơn vị chuyên môn đều hướng đến xây dựng phần mềm có chức năng lập hồ sơ, xử lý tất cả các quy trình trên môi trường mạng, thay vì chỉ lấy số liệu để thống kê.

Đặc biệt, để từng bước thực hiện xây dựng Kho lưu trữ tài liệu hành chính số (KLTTLHCS), Bộ Tài chính đã xây dựng kế hoạch lộ trình thực hiện số hóa cho năm 2021-2022, đây là bước ngoặt đối với quá trình xây dựng KLTTLHCS của Bộ Tài chính. Cùng với đó, Bộ Tài chính đã chủ động ban hành các văn bản chỉ đạo kịp thời, tương đối đầy đủ, tạo thuận lợi trong vận hành KLTTLHCS...

Theo khảo sát của Văn phòng Bộ Tài chính, từ năm 2016 đến tháng 6/2021, văn thư cơ quan Bộ Tài chính đã lưu hành 135.664 văn bản đi, trong đó có 112.469 văn bản điện tử (VBĐT), 23.195 văn bản giấy (VBG); tiếp nhận 753.423 văn bản đến, trong đó có 312.816 VBĐT, 440.607 VBG.

Tại văn thư của 23 đơn vị vụ, cục, văn phòng và tương đương, hình thành trong giai đoạn 2016-2020 là khoảng 125.000-130.000 văn bản và hồ sơ có liên quan. Trong đó, tư liệu điện tử chiếm đa số, cụ thể, năm 2020 và tháng 6/2021, VBĐT đi chiếm 88%; VBĐT đến chiếm 95,2%. Số liệu này cho thấy, cơ quan Bộ Tài chính đã điện tử hóa toàn bộ văn bản đi, đến trừ những văn bản mật và văn bản có nội dung không được điện tử hóa theo quy định.

Tất cả các hồ sơ, tư liệu điện tử được hình thành từ bộ phận văn thư và các phần mềm chuyên môn là nguồn tư liệu quan trọng để xây dựng KLTTLHCS. Hiện nay, KLTTLHCS tại cơ quan Bộ Tài chính đang quản lý 643.777 trang văn bản và dự kiến đến tháng 2/2022, cơ quan Bộ Tài chính sẽ quản lý khoảng 4.643.776 trang VBĐT, trong đó tư liệu điện tử chiếm khoảng 14,3% so với tài liệu giấy...

Ngoài việc quản lý khoảng 4.643.776 trang văn bản điện tử, KLTTLHCS còn quản lý kết quả toàn bộ mục lục hồ sơ của 4.608 mét tài liệu của Bộ Tài chính đã được chỉnh lý, tương ứng với 177.370 hồ sơ, 26.295 hộp và 8.820 bó được đưa vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.

Mặc dù đạt những kết quả nhất định, song thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ hiện nay còn tồn tại một số hạn chế như: Lãnh đạo của một số đơn vị chưa quan tâm đúng mức, chưa quyết liệt ứng dụng CNTT vào công tác vào công tác văn thư, lưu trữ, vẫn thực hiện phương thức truyền thống. Cán bộ công chức được giao nhiệm vụ hầu hết chưa có ý thức và thói quen lập hồ sơ công việc được giao trên môi trường mạng.

Số lượng hồ sơ điện tử giao nộp vào lưu trữ cơ quan chưa có chữ ký số. Hồ sơ, tài liệu hình thành từ Chương trình eDocTC (trừ bộ phận văn thư Bộ Tài chính), các phần mềm chuyên môn chưa chuyển vào được phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ. KLTTLHCS của Bộ Tài chính cũng chưa đa dạng về số lượng, thành phần, nội dung của tài liệu, chưa đáp ứng được sự phát triển của Chính phủ điện tử.

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ khó khăn hơn so với bảo quản tài liệu giấy, vì phụ thuộc vào công nghệ, dễ gặp rủi ro trong sao lưu, bảo hiểm và bảo mật tư liệu. Trong khi, hệ thống văn bản pháp lý quy định về tài liệu lưu trữ điện tử hiện nay chưa được đầy đủ, chi tiết; Cơ sở hạ tầng thông tin của ngành Tài chính còn có một số hạng mục chưa đồng bộ; thiếu cán bộ làm công tác lưu trữ…

Xây dựng và vận hành hiệu quả Kho lưu trữ tài liệu hành chính số

Để xây dựng và vận hành hiệu quả KLTTLHCS tại cơ quan Bộ Tài chính, Văn phòng Bộ Tài chính đề xuất một số giải pháp sau:

Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác lưu trữ điện tử. Cụ thể, cần tiếp tục rà soát, nghiên cứu sửa đổi, bổ sung các quy định, văn bản hướng dẫn và xây dựng, ban hành mới đối với các nội dung còn thiếu hiện nay.

Thứ hai, tăng cường tuyên truyền, phổ biến quy định của pháp luật về công tác lưu trữ điện tử nói chung và xây dựng KLTTLHCS nói riêng để thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức nhận thức được đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác bảo quản, lưu trữ tư liệu, từ đó có ý thức trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho xây dựng KLTTLHCS.

Thứ ba, tăng cường kiểm tra, hướng dẫn, qua đó có sự chấn chỉnh, chỉ đạo kịp thời đối với công tác lưu trữ, bảo quản tư liệu hành chính. Tăng cường số lượng và chất lượng cán bộ lưu trữ; thực hiện tốt chế độ đãi ngộ và thi đua khen thưởng đối với cán bộ làm công tác này. Bố trí kinh phí, đầu tư cơ sở hạ tầng theo quy định của pháp luật.

Thứ tư, các đơn vị, cơ quan cần tập trung làm tốt các khâu nghiệp vụ sau: (1) Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ từ Chương trình eDocTC và các phần mềm chuyên môn hình thành tư liệu điện tử vào KLTTLHCS; (2) Xây dựng kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ giấy đến năm 2025; (3) Thực hiện tốt thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu hành chính số; (4) Thực hiện công tác giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử khi Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tiếp nhận; (5) Tiêu hủy những tài liệu hết thời hạn bảo quản…