5S theo định nghĩa của tiếng Nhật gồm Seiri (sàng lọc những thứ không cần thiết và bỏ đi), Seiton (sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (duy trì nơi làm việc bằng việc thực hiện 3S trên) và Shitsuke (sẵn sàng giáo dục, rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác).

5S là nền tảng để dễ dàng phát hiện ra điều bất thường tại nơi làm việc, từ đó liên tục cải tiến để công việc an toàn, đạt năng suất và tiết kiệm hơn. Có 4 yếu tố cơ bản giúp doanh nghiệp có thể thực hiện thành công chương trình 5S.

Thứ nhất, lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

Thứ hai, bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S.

Thứ ba, mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người.

Thứ tư, lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.

Thời gian qua, nhiều doanh nghiệp Việt đã áp dụng 5S thành công và thu về nhiều kết quả tích cực, điển hình như tại Công ty CP Tôn Đông Á.

Sau khi xác định triển khai 5S đã nhận thấy một số vấn đề tồn tại tại nơi làm việc như: Trong kho không có lối đi lại, nhiều vật dụng không phải thành phẩm được lưu trong kho (palet gỗ, phế phẩm, vỏ máy điều hòa, động cơ).

Tại phân xưởng cơ khí, nhiều động cơ không được phân loại, không có lối đi để lấy động cơ. tại dây chuyền mạ tôn, nhiều vật dụng để lộn xộn gần khu vực tủ điện, có một số biển báo, cảnh báo.

Sau 1 năm triển khai 5S, những vấn đề này đã không còn. 5S đã thay đổi diện mạo môi trường làm việc từ văn phòng đến nhà máy của Tôn Đông Á. Theo đó, tại các khu vực sản xuất, các khẩu hiệu 5S đã được xây dựng, vạch kẻ phân chia khu vực, có nhãn định danh tại các giá kệ; sản phẩm tại các kho hàng được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp giúp cho công tác tìm kiếm dụng cụ làm việc tại công ty được thực hiện nhanh hơn.

Tác phong làm việc được thay đổi theo hướng chuyên nghiệp hơn, phân chia trách nhiệm cụ thể đến từng người lao động. Lối đi chung tại khu vực sản xuất và khu vực nhà kho sạch sẽ, thông thoáng, công tác sàng lọc, sắp xếp tạo hiệu quả cao, mang lại thay đổi rõ rệt.

Đặc biệt, tại kho thành phẩm và khối văn phòng, diện tích làm việc khối văn phòng đã tăng thêm 10%. Thông qua 5S, tỷ lệ sản phẩm loại 1 tăng lên, định mức tiêu hao nguyên vật liệu đạt mục tiêu đề ra.