5 nguyên tắc của Lean

Lean là mô hình quản trị theo triết lý tinh gọn, bắt đầu xuất hiện từ lĩnh vực sản xuất và dần được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau. Mô hình này dựa trên ý tưởng tăng năng suất và giảm lãng phí trong sản xuất.

5 nguyên tắc của Lean gồm: Tập trung vào quy trình; tối đa giá trị, tối thiểu lãng phí; tiêu chuẩn hóa công việc; tạo dòng chảy; giải quyết vấn đề nhanh chóng. Cụ thể như sau:

- Tập trung vào quy trình: Trọng tâm của mọi sự thay đổi và cải tiến trong phương pháp Lean đều nằm ở quy trình. Đối với doanh nghiệp sản xuất, các quy trình rất quan trọng bởi nó sẽ quyết định nguồn lực sử dụng, thời gian sử dụng và chất lượng sản phẩm.

- Tối đa giá trị, tối thiểu lãng phí: Trong Lean, các lãng phí được định nghĩa là những hành động không tạo ra giá trị. Phương pháp Lean tập trung loại bỏ các lãng phí đó, đồng thời tăng cường giá trị mang lại cho khách hàng để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp; thay vì hướng doanh nghiệp tăng lợi nhuận, sức mạnh bằng cách chi nhiều hơn.

- Tiêu chuẩn hóa công việc: Trong Lean, doanh nghiệp sẽ cần tiêu chuẩn các nhiệm vụ (tiêu chuẩn về thời gian, kết quả, quy trình xử lý…). Khi tiêu chuẩn hóa, doanh nghiệp sẽ đạt được kết quả là chất lượng sản phẩm nhất quán, giảm các chi phí gây ra do sản phẩm lỗi.

- Tạo dòng chảy: “Dòng chảy” có nghĩa là một quy trình mà trong đó sản phẩm chạy qua từng bước theo một trình tự xác định, một cách tuần tự, theo tốc độ yêu cầu của khách hàng. Khi điều này được đạt được, doanh nghiệp giảm thiểu những yếu tố phát sinh có thể gây lãng phí trong quy trình, giảm thiểu thời gian chờ và tăng tính linh hoạt cho quy trình.

- Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Trong Lean, doanh nghiệp nhìn nhận vấn đề như cơ hội để cải tiến. Thay vì nhảy vào giải pháp sẽ đi vào giải quyết các nút thắt theo một trình tự khoa học. Cụ thể là đi từ xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, phát triển giải pháp, triển khai giải pháp, kiểm tra kết quả, đến áp dụng phương pháp mới.

Nhờ vậy, các nút thắt được tháo nhanh hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Doanh nghiệp cần có mục tiêu, chiến lược rõ ràng

Tùy thuộc vào vấn đề muốn giải quyết mà mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức ứng dụng Lean khác nhau.

Từ những trường hợp doanh nghiệp đã ứng dụng Lean rất thành công như Thrustmaster, Toyota, Nike, Intel…, các chuyên gia năng suất, chất lượng cho rằng để phát huy hiệu quả mô hình Lean trong doanh nghiệp, trước hết doanh nghiệp cần có mục tiêu chiến lược rõ ràng.

Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ Lean không phải là một chiến lược, “trở nên tinh gọn” không phải là kết quả. Nói chính xác, Lean là phương pháp để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược.

Để ứng dụng Lean đúng cách, trước hết nhà quản trị doanh nghiệp cần có mục tiêu rõ ràng và truyền đạt cho nội bộ thấy tầm quan trọng của các mục tiêu đó. Từ đó, nội bộ cũng sẽ hiểu được vai trò của Lean trong việc giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu, vì vậy sẽ chủ động thực hiện Lean.

Yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thành công khi triển khai Lean là lãnh đạo doanh nghiệp phải kiên định với Lean.

Các nhà lãnh đạo cấp cao cần thể hiện rõ Lean qua các hành vi lãnh đạo, có thể kể đến như: Truyền đạt tầm nhìn rõ ràng về ứng dụng Lean; thường xuyên trực tiếp đến các xưởng sản xuất của mình; thể hiện sự tôn trọng của nhân viên tuyến đầu; khi có vấn đề xảy ra và mọi thứ không như mong đợi, hãy tự hỏi nguyên nhân gốc rễ là gì thay vì ngay lập tức lên án nhân viên.

Ngoài ra, doanh nghiêp cần vạch ra chuỗi giá trị. Theo đó, doanh nghiệp phải vạch ra chuỗi giá trị từ đầu đến cuối, từ khâu nhập nguyên vật liệu thô đến khâu giao thành phẩm. Chuỗi giá trị (nếu sử dụng đúng cách) sẽ hướng doanh nghiệp đến một lộ trình cải tiến rõ ràng và đơn giản, giúp tránh bị xao nhãng và đi lạc đường.

Bước tiếp theo, doanh nghiệp cũng phải đặt tiêu chuẩn rõ ràng: Tiêu chuẩn hóa nơi làm việc và bản thân công việc là nền tảng của mô hình Lean.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu 5S để chuẩn hóa nơi làm việc, sau đó chuẩn hóa công việc từ những phần việc quan trọng nhất. Đặt tiêu chuẩn rõ ràng ngay từ đầu sẽ ổn định quy trình sản xuất và mang lại chất lượng sản phẩm nhất quán, cung cấp cơ sở để thực hiện các cải tiến khác.

Cùng với đó, chú trọng việc phát triển các lãnh đạo tuyến đầu và phân bổ nguồn lực hợp lý là các yếu tố quan trọng khác góp phần giúp doanh nghiệp triển khai Lean hiệu quả.

Doanh nghiệp có thể thuê ngoài các đội tư vấn, chuyên gia, huấn luyện về Lean; đồng thời sử dụng các công cụ phần mềm để giúp việc quản lý thời gian tiện lợi hơn, tốn ít thời gian và sức lực hơn...