5S là công cụ nền tảng giúp các tổ chức, doanh nghiệp tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, từ đó cải tiến năng suất chất lượng và giảm thiểu lãng phí.

Thời gian qua, có nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công 5S, song không phải đơn vị nào cũng nắm vững bí quyết để duy trì và phát triển hoạt động 5S lâu dài.

Các chuyên gia năng suất, chất lượng gợi ý, đánh giá định kỳ 5S là một hoạt động có ý nghĩa khuyến khích việc duy trì các hoạt động 5S.

Đánh giá hoạt động 5S nhằm mục đích xem xét hiệu quả của các hoạt động 5S; đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S; kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến cải tiến; phát hiện những khu vực hạn chế để có những cải tiến thích hợp.

Theo đó, các bước đánh giá 5S gồm: Chuẩn bị đánh giá; tiến hành đánh giá; trao thưởng.

Về bước chuẩn bị đánh giá, cần thành lập đoàn đánh giá gồm trưởng nhóm và các cán bộ đánh giá. Trách nhiệm của cán bộ đánh giá là ghi nhận lại thực tế quan sát được trong quá trình đánh giá; đánh giá kết quả thực hiện theo các tiêu chí đã xây dựng và báo cáo kết quả đánh giá; đưa ra các khuyến nghị cải tiến; hợp tác và hỗ trợ trưởng nhóm đánh giá.

Trách nhiệm của trưởng nhóm đánh giá là chịu trách nhiệm cuối cùng trong suốt quá trình đánh giá; báo cáo kết quả đánh giá tới lãnh đạo; giám sát việc thực hiện cải tiến; giúp lãnh đạo trong việc duy trì thực hiện 5S; đề xuất khuyến khích những đơn vị thực hiện tốt 5S.

Về bước tiến hành đánh giá, cần có các tiêu chí để đánh giá như thực trạng tại các bộ phận trước và sau khi thực hiện 5S; nhận thức của mọi người trong việc thực hiện 5S; môi trường làm việc trước và sau khi thực hiện 5S; tinh thần và thái độ của mọi người.

Cách thức để đánh giá gồm: đặt câu hỏi; trao đổi, phỏng vấn, xem hồ sơ; quan sát thực tế; ghi nhận bằng hình ảnh. Tiếp đó là chấm điểm theo thang điểm đã quy định. 

Về bước trao thưởng, để đạt kết quả tốt hơn và có hiệu quả về mặt tâm lý, ban tổ chức cần đưa ra phương pháp trao thưởng sao cho có thể khuyến khích mà không làm nản chí các nhân viên và phòng ban tham gia hướng về mục tiêu đã định trước.

Ngoài ra, để duy trì các hoạt động 5S, các doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc thi 5S trong doanh nghiệp.

Các cuộc thi về 5S rất đa dạng, tùy thuộc vào sự sáng tạo của mỗi doanh nghiệp. Có thể thi tìm hiểu về 5S dưới các hình thức sinh động (câu đố 5S, diễn thuyết 5S, đóng kịch 5S); thi sáng tác logo 5S, khẩu hiệu 5S; thi ảnh đẹp 5S; thi sáng tạo 5S và các cuộc thi do chính doanh nghiệp tạo ra... Những cuộc thi đua như vậy sẽ tạo ra hưng phấn và tinh thần thực hiện 5S cho tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Từ đó, giúp họ hiểu rằng họ đang tạo ra cho chính mình một môi trường làm việc thoải mái và an toàn bởi doanh nghiệp là nơi họ gắn bó nhiều thời gian hơn cả ở nhà mình.

Thưởng cho người thắng cuộc và phạt người thua cuộc cũng cần phải sáng tạo để mang tính khuyến khích nhất. Thưởng cho người thắng cuộc không khó nhưng phạt người thua cuộc thì phải ở hình thức nào đó để không giảm động lực của họ trong việc tham gia hoạt động 5S trong tương lai.