5S là một phương pháp xây dựng, sắp xếp và quản lý môi trường làm việc được phát triển ở Nhật Bản. Đây là một hệ thống tổ chức giúp không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp để công việc được thực hiện một cách hiệu quả. Từ đó tăng cường sự hiệu quả lao động, loại bỏ lãng phí và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.

Trong khi đó, Kaizen là một từ tiếng Nhật có nghĩa là “sự cải tiến liên tục”. Đây là một phương pháp quản lý được phát triển ở Nhật Bản nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua những thay đổi nhỏ cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn.

Kaizen không chỉ hướng đến việc tối ưu hoạt động sản xuất, mà còn chú trọng đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp như quản lý, nhân sự và văn hóa. Triết lý Kaizen là một phương pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả; đồng thời giảm thiểu lãng phí, nâng cao cả năng suất và chất lượng của sản phẩm, dịch vụ.

5S được coi là một thành phần của hệ thống Kaizen và sản xuất tinh gọn. Trong khi Kaizen đại diện cho một phương pháp tiếp cận để thực hiện cải tiến, thì 5S đóng vai trò là tạo cơ sở cho việc triển khai các cải tiến đó.

Áp dụng cả 5S và Kaizen mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, điển hình như: Làm cho môi trường làm việc được ngăn nắp, sạch sẽ; các hoạt động nơi làm việc được an toàn, dễ dàng hơn; tăng tính sáng tạo, sáng kiện và hiệu suất từ người lao động; xây dựng được văn hóa văn minh trong doanh nghiệp.

Phương pháp này cũng giúp người lao động đi làm luôn được thoải mái, dễ chịu; mọi người trở nên kỷ luật hơn; mọi người đều thấy rõ ngay kết quả; đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn cho doanh nghiệp.

Trên thực tế, việc áp dụng 5S Kaizen cho toàn bộ doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp quốc doanh thường gặp phải những thách thức nhất định.

Đó là quá trình thực hiện thiếu bài bản và không có sự tham gia tư vấn của người có chuyên môn, các chuyên gia nên việc thực hiệu thiếu định hướng, mục tiêu rõ ràng và khó có thể đo lường được hiệu quả hoạt động sau khi áp dụng.

Một thách thức nữa của tổ chức cũng như doanh nghiệp chính là thiếu sự tham gia đồng bộ và đồng thuận của các thành viêc trong tổ chức.

Thách thức khác chính là thiếu sự giám sát của các tổ kiểm tra giám sát nên việc thực hiện ngày có thể chưa đạt đượcc hiệu quả như mong đợi.

Cuối cùng, sau khi áp dụng 5S, Kaizen một thời gian thì mọi việc lại trở về như cũ vì không áp dụng các nguyên tắc một cách bền bỉ, không tạo được thói quen cũng như sự cố gắng của tất cả thành viên trong doanh nghiệp.