Từ Kaizen có nguồn gốc từ hai từ tiếng Nhật “Kai” có nghĩa là thay đổi và “Zen” có nghĩa là tốt hơn. Kaizen là một triết lý của Nhật Bản nhằm thúc đẩy những cải tiến nhỏ được thực hiện nhờ những nỗ lực không ngừng nghỉ.

Những cải tiến nhỏ này liên quan đến sự tham gia của mọi người trong doanh nghiệp từ lãnh đạo cao nhất cho đến các nhân viên cấp dưới. Sự cải tiến về lâu dài sẽ đạt được bằng cách mọi người làm việc theo các tiêu chuẩn và từng bước nâng cao những tiêu chuẩn này.

Theo các chuyên gia, một trong những yếu tố quan trọng góp phần thực hiện thành công chương trình Kaizen là cam kết của lãnh đạo cao nhất.

Lãnh đạo doanh nghiệp cần có một chiến lược, chính sách và mục tiêu của doanh nghiệp một cách rõ ràng để có thể khuyến khích văn hóa cải tiến liên tục Kaizen trong doanh nghiệp.

Chiến lược Kaizen với sự cam kết của lãnh đạo cao nhất, được thực hiện theo chu trình có thể được sử dụng như một công cụ để giải quyết các vấn đề liên quan đến các chức năng khác nhau trong doanh nghiệp.

Một chiến lược và chính sách Kaizen rõ ràng có thể hỗ trợ và định hướng tốt việc thực hành Kaizen, chẳng hạn như phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

Tầm quan trọng của "nhà vô địch" Kaizen

Sự hiện diện của một “nhà vô địch” Kaizen (Kaizen Champion) trong doanh nghiệp cũng là yếu tố góp phần để thực hành Kaizen thành công. “Nhà vô địch” Kaizen có kiến thức, kỹ năng trong việc thực hiện Kaizen, có động lực cao và cam kết dẫn đầu các hoạt động cải tiến liên tục. Họ là những tác nhân thay đổi quan trọng trong doanh nghiệp.

Giao tiếp hiệu quả và quản lý tri ​​thức cũng là những yếu tố quan trọng khác mà một “nhà vô địch” Kaizen cần có để thực hiện thành công Kaizen.

Do đó, những người quản lý tại xưởng sản xuất sở hữu những kỹ năng đó có nhiều khả năng trở thành “nhà vô địch” Kaizen phù ⁶ ⁶nhất để dẫn đầu1 những thay đổi ở cấp độ phân xưởng.

Điều này là do vai trò của một "nhà vô địch" Kaizen như là mối liên kết giữa quản lý cao nhất và nhân viên là rất quan trọng, đặc biệt là trong quá trình can thiệp để thay đổi. Sự hiện diện của một "nhà vô địch" Kaizen có ảnh hưởng rõ ràng hơn, đặc biệt là trong doanh nghiệp nhỏ.

Ngoài ra, cơ cấu tổ chức là một yếu tố quan trọng khác sẽ ảnh hưởng đến kết quả thực hiện Kaizen. Người ta thấy rằng tổ chức có cấu trúc ngang sử dụng mối quan hệ đặc biệt và thành viên tập thể với mức độ tự chủ, tự giác và cởi mở cao có xu hướng thành công so với tổ chức quan liêu.

Sự tham gia của ban lãnh đạo, thiết lập và đo lường mục tiêu rõ ràng, sự hiện diện của một nhà lãnh đạo cải tiến liên tục, sự tham gia tích cực của nhân viên, sự sẵn có của các nguồn lực, sự tồn tại của các nhóm chức năng chéo và cơ cấu tổ chức rõ ràng là một trong những yếu tố góp phần vào sự thành công của việc thực hiện Kaizen.

Sự tồn tại của các nhóm giải quyết vấn đề (nhóm chất lượng và nhóm chức năng chéo) làm việc cùng nhau để thực hiện Kaizen cũng được coi là chất xúc tác hướng tới việc thực hành Kaizen.

Các nghiên cứu trước đây cho thấy, việc trao quyền cho nhân viên là rất quan trọng đối với sự thành công của việc triển khai Kaizen. Điều này là do thông qua việc trao quyền cho nhân viên, nhiều người sẽ tham gia tích cực hơn vào quá trình giải quyết vấn đề và nó cũng có thể nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với việc tìm ra giải pháp phù hợp.

Hầu hết các nghiên cứu được thực hiện về xác định các yếu tố góp phần giúp thực hiện Kaizen thành công chủ yếu tập trung vào tổ chức lớn, chỉ có một số nghiên cứu về các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Điểm khác biệt đáng kể duy nhất được xác định trong nghiên cứu là cách các doanh nghiệp hỗ trợ việc thực hiện Kaizen của họ. Các doanh nghiệp lớn có xu hướng nỗ lực nhiều hơn đối với hoạt động đào tạo, trong khi doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng hệ thống khuyến nghị và các chương trình khuyến nghị như một cách để hỗ trợ cơ chế thực hiện các hoạt động Kaizen.