Kaizen tập trung vào việc thực hiện những thay đổi nhỏ, thường xuyên để nâng cao hiệu quả, chất lượng và năng suất trong mọi khía cạnh của hoạt động, loại bỏ sự lãng phí, cải thiện hiệu quả về cả thiết bị lẫn quy trình làm việc. Để áp dụng Kaizen thành công, các doanh nghiệp cần lưu ý 7 bước cơ bản gồm:

Bước 1 - phân tích hiện trạng và xác định mục tiêu Kaizen

Trước khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng thực tế để thống nhất mục tiêu phù hợp. Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn từ toàn bộ nhân viên. Doanh nghiệp có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng dần.

Bước 2 - xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề:

Sau khi đánh giá doanh nghiệp, cần xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Ví dụ, tồn kho hàng hoá quá nhiều do lỗi quy trình phân phối hay chất lượng sản phẩm? Dữ liệu thu thập trong thời gian dài sẽ giúp giải đáp vấn đề này. Cần thu thập phản hồi từ tất cả nhân viên để có cái nhìn tổng quan và toàn diện nhất.

Bước 3 - đề xuất và lựa chọn giải pháp

Khi đã xác định được nguyên nhân, đây là bước mà các thành viên cần ngồi lại cùng nhau đề xuất giải pháp. Cấp trên cần khuyến khích nhân viên đưa ra các ý tưởng sáng tạo. Chọn một giải pháp khả thi nhất và thiết lập kế hoạch thực hiện, gắn liền với các chỉ tiêu đánh giá có thể đo lường được.

Bước 4 - thực hiện giải pháp Kaizen

Tiến hành thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Doanh nghiệp có thể áp dụng chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ để thử nghiệm giải pháp trước khi áp dụng chính thức. Trong quá trình thực hiện, cần thường xuyên thu thập thông tin và giám sát chặt chẽ.

Bước 5 - phân tích kết quả và đánh giá hiệu quả

Từ thông tin thu thập được trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần xác định kết quả của giải pháp Kaizen, đồng thời đánh giá mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu. Thực tế, đa số giải pháp Kaizen sẽ mang lại ảnh hưởng tích cực cho doanh nghiệp.

Bước 6 - chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp của quy trình ứng dụng Kaizen, doanh nghiệp cần thực hiện một loạt các hoạt động nhằm củng cố và tối đa hóa hiệu quả của các giải pháp đã được triển khai. Bao gồm việc tài liệu hóa, ghi chép chi tiết quy trình thực hiện, kết quả đạt được và bài học kinh nghiệm rút ra từ việc áp dụng giải pháp. Tài liệu này sẽ đóng vai trò như một hướng dẫn chuẩn cho các lần triển khai tương tự trong tương lai, đồng thời giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt và thực hiện các bước cải tiến.

Bước 7 - lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa

Sau khi triển khai giải pháp Kaizen, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả và xác định những vấn đề mới nảy sinh bằng cách thu thập dữ liệu, khảo sát ý kiến nhân viên, hay quan sát trực tiếp quá trình làm việc. Khi đã xác định được vấn đề mới, doanh nghiệp cần tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của nó, sử dụng các công cụ như 5W1H, sơ đồ xương cá, hay phân tích Pareto.

Việc lặp lại chu trình Kaizen cần được thực hiện một cách liên tục. Thậm chí, doanh nghiệp cần tạo ra một văn hóa Kaizen trong tổ chức, khuyến khích sự tham gia của tất cả nhân viên và tạo điều kiện cho họ đóng góp ý tưởng.