Hoạt động kho quỹ trong hệ thống KBNN hình thành và phát triển đến nay đã trên 20 năm. Xuyên suốt quá trình này là bề dày thành tích trong công tác thu, chi tiền mặt với khách hàng; đó là đảm bảo sự nhanh chóng, kịp thời, chính xác của dòng tiền được thu vào, chi ra và bảng thành tích “vàng” trong việc trả lại tiền thừa cho khách hàng, mỗi năm lên tới hàng chục tỷ đồng. Thành tích này là niềm vinh dự, tự hào trong toàn ngành và sự tin yêu của Nhà nước của nhân dân.

Một số kết quả hoạt động công tác kho quỹ

Những năm đầu thành lập hệ thống KBNN, hoạt động thu, chi ngân sách bằng tiền mặt hết sức khó khăn, vì tiền mặt trong nền  kinh tế luôn trong trạng thái khan hiếm đến mức báo động. Trước tình hình này, để có tiền mặt giải quyết các khoản chi cấp bách mà đặc biệt là chi lương cho cán bộ khối cơ quan Nhà nước và lực lượng vũ trang, toàn hệ thống KBNN phải áp dụng đồng bộ một số giải pháp; một mặt vừa phải mở rộng các điểm thu cố định và lưu động, mặt khác phải thực hiện việc điều chuyển tiền mặt giữa các đơn vị KBNN với khối lượng lớn.

Giai đoạn này (từ năm 1990 đến 2000) lượng tiền mặt thu trực tiếp vào KBNN chiếm khoảng từ 25% đến 30% trong tổng thu NSNN và đáp ứng 60 – 65% nhu cầu chi bằng tiền mặt của NSNN. Từ năm 2000 đến nay, doanh số thu, chi tiền mặt toàn hệ thống hàng năm liên tục tăng, năm sau luôn tăng hơn so với năm trước. Số thu NSNN qua KBNN chiếm trung bình khoảng 25% số thu NSNN của cả nước và số chi NSNN qua KBNN chiếm trung bình khoảng 34% số chi NSNN của cả nước. Có thể nói hoạt động thu chi tiền mặt của KBNN đã góp phần thực hiện tốt chức năng quản lý quỹ NSNN bằng tiền mặt, đảm bảo yêu cầu tập trung nhanh các khoản thu vào quỹ NSNN và chi trả kịp thời cho các đối tượng thụ hưởng. Gắn với hoạt động thu chi tiền mặt là công tác quản lý an toàn kho quỹ.

Với mục tiêu đảm bảo tuyệt đối an toàn tiền và tài sản mà Nhà nước giao Kho bạc quản lý, những năm qua toàn hệ thống đã triển khai quyết liệt các biện pháp đảm bảo an toàn như: Hoàn thiện các chế độ quản lý kho quỹ; củng cố cơ sở vật chất; nâng cao ý thức trách nhiệm của đội ngũ cán bộ công chức KBNN; tăng cường và nâng cao chất lượng công tác kiểm tra. Đến nay, chất lượng hoạt động kho quỹ đã được nâng lên đáng kể, công tác đảm bảo an toàn kho quỹ luôn được giữ vững, không để xảy ra các hiện tượng tham ô, lợi dụng công quỹ hoặc mất an toàn trụ sở cơ quan. Đảm bảo an toàn kho quỹ không chỉ dừng ở việc thu đúng, thu đủ mà còn phải chọn lọc, lựa chọn các loại tiền theo quy định, đặc biệt là việc phát hiện các loại tiền giả. Đây là công việc hết sức khó khăn, phức tạp, vì tiền giả ngày càng khó phân biệt với tiền thật và thủ đoạn của bọn tội phạm ngày càng tinh vi.

Nhận thức được tính chất và tầm quan trọng của công việc này, cán bộ kho quỹ luôn chủ động nắm bắt tình hình và nâng cao trách nhiệm trong việc thu nhận tiền từ khách hàng. Chính vì vậy tại các đơn vị KBNN tuyệt đối không có hiện tượng để lọt tiền giả vào kho quỹ hoặc để lọt tiền giả khi khách hàng nhận tiền từ Kho bạc. Chỉ tính từ năm 2000 đến nay, toàn hệ thống đã phát hiện thu giữ được 271.163 tờ tiền giả các loại tương ứng với số tiền là 19,5 tỷ đồng.

Với đặc thù công việc trực tiếp liên quan tới tiền bạc; kiểm đếm, thu chi tiền mặt với khách hàng đến giao dịch tại Kho bạc; đòi hỏi người cán bộ kho quỹ không chỉ vững vàng về nghiệp vụ mà phải có phẩm chất đạo đức trong sáng, đức tính liêm khiết, tuyệt đối trung thực để hoàn thành tốt công việc được giao. Từ năm 1990 – 2012, toàn hệ thống đã trả lại tiền khách hàng nộp thừa lên tới trên 160 tỷ đồng, với hơn 530.000 món; có những món trả lại khách hàng tới 162 triệu đồng. Với thành tích này, mỗi năm, có hàng trăm cán bộ có thành tích trả tiền thừa được Bộ Tài chính, KBNN khen thưởng. Đây thực sự là những bông hoa đẹp trong vườn hoa KBNN.

Quản lý kho quỹ trước yêu cầu đổi mới

Trước yêu cầu về đổi mới, phát triển kinh tế đất nước và mục tiêu cải cách tài chính công, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 138/2007/QĐ-TTg, ngày 21/8/2007 về việc phê duyệt chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước đến năm 2020. Theo Chiến lược phát triển KBNN, những nội dung sau có tác động tới công tác quản lý kho quỹ, đó là:

 Đối với nội dung quản lý quỹ NSNN và các quỹ tài chính nhà nước

Định hướng phát triển giai đoạn 2011-2020: Ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin điện tử tiên tiến vào quy trình quản lý thu NSNN, đảm bảo xử lý dữ liệu thu NSNN theo thời gian thực. Mở rộng phương thức thu nộp thuế bằng tiền mặt tại các điểm giao dịch của ngân hàng, bưu điện, tiến tới không thu nộp tại KBNN. Thực hiện rộng rãi các phương thức thu nộp thuế hiện đại như thu nộp qua internet, thẻ tín dụng…

Đối với nội dung về hệ thống thanh toán

Với mục tiêu xây dựng hệ thống thanh toán KBNN hiện đại, đảm bảo thanh toán mọi khoản thu, chi của NSNN và các đơn vị giao dịch an toàn, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Giảm dần và tiến tới không giao dịch bằng tiền mặt tại KBNN. Định hướng phát triển giai đoạn 2011 – 2020: Phát triển hệ thống thanh toán điện tử song phương, đa phương với các ngân hàng thương mại. Sử dụng có hiệu quả công nghệ, phương tiện và hình thức thanh toán không dùng tiền mặt tiên tiến. Chuyển việc thanh toán bằng tiền mặt tại KBNN sang cho hệ thống ngân hàng thương mại đảm nhận. Thực hiện chiến lược phát triển KBNN nêu trên, trong những năm qua, KBNN đã triển khai các nội dung công việc như: Dự án Hiện đại hóa quy trình quản lý thu, nộp thuế giữa cơ quan Thuế - Kho bạc Nhà nước – Hải quan – Tài chính; kiểm soát các khoản chi tiêu bằng tiền mặt của các đơn vị dự toán theo đúng quy định; đặc biệt thực hiện phối hợp thu giữa KBNN với các ngân hàng thương mại. Các việc làm nêu trên đã tác động không nhỏ đến hoạt động thu, chi tiền mặt tại KBNN cấp tỉnh, huyện, thể hiện qua bảng số liệu sau đây:

Qua bảng số liệu nêu trên rõ ràng cho thấy từ khi các KBNN uỷ nhiệm thu cho ngân hàng thì số thu tiền mặt trực tiếp vào KBNN đã giảm đi, trong đó có những đơn vị có số thu giảm nhiều, có đơn vị giảm ít, có đơn vị không giảm, điều này phụ thuộc vào mức độ uỷ nhiệm thu, tâm lý khách hàng... Tuy nhiên nếu đứng trên bình diện toàn hệ thống để xem xét hoạt động thu, chi tiền mặt thì doanh số thu, chi tiền mặt vẫn tăng (chưa tính số nhận tiền mặt từ Ngân hàng tăng), điều này đựoc lý giải là do dự toán chi NSNN hàng năm tăng, cán bộ kho quỹ vẫn đang đảm nhiệm việc chi tiền mặt trực tiếp chi khách hàng. Trước tình hình thực tế nêu trên, đồng thời phù hợp với lộ trình chiến lược phát triển KBNN, hoạt động quản lý kho quỹ thời gian tới cần được nghiên cứu cải tiến kể cả lượng và chất theo hướng “Hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp, hiện đại”

Một số giải pháp nâng cao hoạt động quản lý kho quỹ 

Thứ nhất, cải tiến mô hình tổ chức bộ máy kho quỹ và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ kho quỹ Về mô hình tổ chức kho quỹ: Hiện nay mô hình kho quỹ đang hoạt động theo hướng tách biệt giữa phần thu và phần chi, hay nói cách khác là thu không kiêm chi và ngược lại. Việc thiết kế mô hình này kéo theo quy định mỗi đơn vị KBNN cấp huyện phải có ít nhất 02 cán bộ kho quỹ. Mô hình này có ưu điểm là rõ ràng, cán bộ không bị nhầm lẫn, dễ dàng kiểm tra, đặc biệt có thể xử lý các trường hợp 01 trong 02 cán bộ kho quỹ nghỉ phép, nghỉ ốm… thì vẫn có người làm được việc. Tuy nhiên mô hình này bị cứng nhắc, chưa linh hoạt và chưa tiết kiệm được biên chế cán bộ. Để tiết kiệm và tinh gọn được biên chế, đồng thời phù hợp với xu hướng chung cần nghiên cứu cải tiến theo 02 hướng: Hướng trước mắt và hướng lâu dài.

Hướng trước mắt: Cần xây dựng định biên kho quỹ đối với từng KBNN trên cơ sở khối lượng công việc, điều kiện và đặc thù đơn vị…nhưng phải đảm bảo nguyên tắc đảm bảo an toàn và tiết kiệm biên chế. Để làm được việc này, KBNN cần phải khảo sát cụ thể, tính toán và xây dựng định mức công việc kho quỹ của 01 cán bộ kho quỹ, trên cơ sở đó áp biên chế cho từng đơn vị. Trước mắt những KBNN cấp huyện có từ 02 cán bộ kho quỹ trở lên, giao cho Giám đốc KBNN tỉnh xem xét quyết định việc bố trí cán bộ kho quỹ có thể kiêm nhiệm công việc khác phù hợp khả năng và yêu cầu công việc của đơn vị.

Liên quan đến việc bố trí cán bộ kho quỹ tại KBNN cấp huyện, đã có một số ý kiến cho rằng nên nhập Tổ kho quỹ vào Tổ tổng hợp hoặc chỉ cần bố trí 01 cán bộ kho quỹ… chúng tôi cho rằng cũng chưa phải là giải pháp tối ưu, vì nảy sinh một số vấn đề chưa tháo gỡ được. Chính vì vậy cần phải có một cơ chế mềm dẻo, linh hoạt hơn.

Hướng lâu dài: Xây dựng mô hình giao dịch một cửa, nghĩa là 01 cán bộ KBNN với chức danh là giao dịch viên đảm nhiệm 02 vai, vai kế toán và vai kho quỹ (thu, chi tiền mặt). Tuỳ theo quy mô lớn, nhỏ, trong 01 KBNN có thể bố trí từ 01 đến 02 hoặc 03 cửa và có số giao dịch viên tương ứng. Mỗi giao  dịch viên được giao hạn mức tiền mặt, nếu vượt hạn mức thì phải nộp về quỹ chính (thủ quỹ) và ngược lại nếu thấp hơn hạn mức cho phép thì sẽ được nhận tiền mặt từ quỹ chính.

Mô hình này là một trong những mô hình tiến tiến đang được phổ biến áp dụng ở một số ngân hàng trong và ngoài nước. Điểm ưu việt của nó là việc giao dịch với khách hàng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian kể cả cho khách hàng cũng như Kho bạc, đặc biệt khách hàng chỉ cần giao dịch với 01 cán bộ Kho bạc, không phải đi lại vài lần như quy trình cũ. Để có thể vận hành được mô hình này thì đòi hỏi cán bộ Kho bạc phải nâng cao được trình độ, chuyên môn nghề nghiệp, 01 giao dịch viên phải thông thạo nghiệp vụ kế toán và nghiệp vụ thu phát tiền mặt, đặc biệt kỹ năng đếm tiền, phát hiện tiền giả, tiền lẫn loại.

Với mô hình nêu trên sẽ liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy của KBNN cấp tỉnh và KBNN cấp huyện và đi kèm theo nó là một hệ thống quy trình nghiệp vụ kể cả về kế toán cũng như kho quỹ thay đổi.

Về nâng cao chất lượng cán bộ kho quỹ: Lãnh đạo các cấp KBNN cần chủ động xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng đối với đội ngũ cán bộ kho quỹ đáp ứng công việc khi cần thiết phải chuyển đổi. Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ kho quỹ phải có lộ trình và bước đi thích hợp dựa trên tiêu thức phân loại, đánh giá cán bộ theo lứa tuổi và trình độ, đảm bảo vừa đáp ứng được yêu cầu công việc trước mắt cũng như lâu dài.

Về phía đội ngũ cán bộ làm công tác kho quỹ, cần phải có thái độ, động cơ làm việc rõ ràng, xác định được định hướng nghề nghiệp và có ý thức phát triển, có kế hoạch học tập, nâng cao năng lực của mình; chủ động, thường xuyên tự trau dồi kiến thức, đồng thời tích cực tham gia các khóa đào tạo để nâng cao trình độ, kiến thức.

Thứ hai, cải tiến quy trình nghiệp vụ Quy trình nghiệp vụ kho quỹ có mối quan hệ mật thiết tới tổ chức bộ máy kho quỹ. Như đã đề cập ở phần trên nếu cải tiến tổ chức bộ máy kho quỹ theo 02 hướng trước mắt và lâu dài thì cần có cơ chế nghiệp vụ tương ứng thích hợp. Trước mắt cần tập trung một số việc sau đây:

Rà soát toàn bộ cơ chế quản lý kho quỹ, mà trọng tâm là nghiên cứu thay thế Quyết định số 61/2002/QĐ – BTC ngày 17/5/2002 của Bộ Tài chính ban hành chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong hệ thống KBNN và công văn hướng dẫn của KBNN số 1745/KBNN-KQ ngày 29/9/2009. Hai văn bản nêu trên được ban hành đến nay đã hơn 10 năm, trong quá trình thực hiện đã bộc lộ một số điểm hạn chế, bất cập cần phải được bổ sung, sửa đổi đáp ứng yêu cầu thực tế. Hướng sửa đổi phải dựa vào mục tiêu cải cách thủ tục hành chính, đồng thời nâng cao trách nhiệm cá nhân trong thực thi công việc được giao. Cần nâng cấp chương trình quản lý kho quỹ trên máy tính (KQKB). Chương trình này được xây dựng từ năm 2006 và sửa đổi, bổ sung năm 2009 về cơ bản đáp ứng yêu cầu quản lý.

Tuy nhiên khi vận hành và triển khai chương trình TABMIS, chương trình KQKB đã không kết nối được, cán bộ kho quỹ phải nhập số liệu thủ công, gây mất thời gian và khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu kịp thời với số liệu kế toán. Nghiên cứu và xây dựng chương trình tin học ứng dụng trong việc kiểm tra, giám sát kho quỹ trong nội bộ 01 đơn vị KBNN và chương trình giám sát từ xa cấp trên với cấp dưới. Ví dụ, lãnh đạo phụ trách kho quỹ tại mọi thời điểm có thể biết chính xác số tiền trong kho, quỹ, từ đó để điều hành quản lý.

Thứ ba, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị kho quỹ Cơ sở vật chất, các trang thiết bị phương tiện phục vụ công tác kho quỹ có một vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động kho quỹ và đảm bảo an toàn tiền tài sản Nhà nước. Đến nay, qua 23 năm hoạt động, 100% các đơn vị KBNN đã có kho tiền đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, trong kho tiền đã được trang bị hệ thống báo động, báo cháy... Các trang thiết bị phục vụ công tác kiểm đếm và bảo quản tiền mặt như: Máy đếm tiền, đèn soi tiền, máy đóng bó tiền, két sắt, tủ sắt…được trang bị đầy đủ.

Tuy nhiên, chất lượng chưa thực sự đảm bảo, hiện tượng hỏng hóc các trang thiết bị đề nghị thay thế còn phổ biến tại nhiều đơn vị. Nhiều KBNN cấp huyện được lắp đặt hệ thống báo động, báo cháy từ quá lâu, thường xuyên trục trặc ảnh hưởng đến công tác đảm bảo an toàn...

Thời gian tới, cần hoạch định lại việc trang bị phương tiện kho quỹ theo hướng không trang bị dàn trải, cần đảm bảo về số lượng theo định mức nhưng phải tính về chất lượng và hiệu quả phương tiện. Có kế hoạch từng bước trang bị hệ thống Camera giám sát trong nội bộ một đơn vị KBNN ở những nơi cần thiết như tại các quầy giao dịch, bộ phận kiểm quỹ hàng ngày. Cần nghiên cứu và đầu tư hệ thống Camera giám sát từ xa kết nối từ Trung uơng đến các KBNN cơ sở. Hiện nay trong hệ thống Ngân hàng đã có đơn vị trang hệ thống này nhằm kiểm tra việc kiểm quỹ cuối ngày của các đơn vị trực thuộc rất hiệu quả.

Cải cách hoạt động kho quỹ trước yêu cầu đổi mới là một tất yếu khách quan. Để thực hiện tốt công tác này đòi hỏi phải có định hướng và một lộ trình thực hiện thích hợp, vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vừa giữ được tính ổn định về mặt tổ chức, đó không chỉ là mong muốn của các cấp lãnh đạo KBNN mà là mong mỏi của đội ngũ cán bộ làm công tác kho quỹ trong hệ thống KBNN.

Bài đăng trên Tạp chí Quản lý Ngân quỹ Quốc gia số 1+2/2014