Kaizen là một thuật ngữ của người Nhật, nghĩa là liên tục cải tiến. Chiến lược Kaizen kêu gọi nỗ lực cải tiến liên tục không ngừng đối với mọi cá nhân trong doanh nghiệp, không phân biệt là nhà quản lý hay công nhân trong doanh nghiệp đó.

Theo các chuyên gia năng suất, chất lượng, 3 yếu tố mấu chốt giúp doanh nghiệp áp dụng Kaizen thành công gồm: Cam kết của lãnh đạo cao nhất; vai trò của cán bộ quản lý và lãnh đạo nhóm; nỗ lực tham gia của mọi người.

Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo, phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản lý theo mạng lưới hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên được coi trọng hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến.

Quản lý có hai thành phần chính là duy trì và cải tiến. Cụ thể, nhà quản lý cần duy trì các chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất và các hoạt động quản lý khác; cần liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện tại đó để đạt năng suất lao động cao hơn, hiệu quả kinh doanh lớn hơn.

Để đạt được chức năng duy trì , nhà quản lý trước hết phải thiết lập được các chính sách, quy định, định hướng và các quy trình quản lý chuẩn mực. Sau đó, nhà quản lý phải có nhiệm vụ đảm bảo tất cả mọi người tuân thủ các quy trình chuẩn mực đó thông qua các biện pháp đo lường thường xuyên việc thực hiện các quy định và đo lường các chỉ số phát triển nguồn nhân lực.

Để đạt được chức năng cải tiến, nhà quản lý phải nỗ lực liên tục đánh giá lại các chuẩn mực hiện tại, nếu các quy định mà có vấn đề thì thiết lập các chuẩn mực cao hơn.

Cải tiến được chia thành đổi mới và Kaizen. Đổi mới đòi hỏi nhà quản lý phải cải tiến mạnh mẽ và kiên quyết quá trình sản xuất kinh doanh hiện tại và cần phải có những khoản đầu tư lớn để thực hiện đổi mới. Trong khi đó, Kaizen chỉ cần những hành động cải tiến nhỏ tất cả nhân viên nỗ lực phối hợp thực hiện.

Các công cụ của Kaizen bao gồm các hệ thống chỉ dẫn (Suggestion Systems); các chu kỳ kiểm soát chất lượng (Quality Control Circles); quản lý định hướng quá trình (Proccess Oriented Management); quản lý hữu hình (Visible Management); quản lý chéo các chức năng (Cross-functional Management); quản lý JIT (Just-in-time Management); chu kỳ PDCA (The PDCA Circle)…

Hệ thống chỉ dẫn là một bộ phận cấu thành trong hệ thống quản lý được thiết lập nhằm hướng dẫn tất cả mọi nhân viên thực hiện trong nguyên tắc Kaizen.

Số lượng các chỉ dẫn cho nhân viên (worker) được xem như là một tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng công việc của người giám sát (supervisor) và cấp quản lý các giám sát viên (manager).

Các chu kỳ kiểm soát chất lượng (Quality Control Circles) được xem như một hệ thống chỉ dẫn định hướng theo nhóm để thực hiện cải tiến. Một chu kỳ kiểm soát chất lượng là một nhóm chức năng hay một bộ phận trong công ty tự nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc.

Chương trình kiểm soát chất lượng toàn diện (Total Qquality Control) liên quan đến tất cả mọi người và để kiểm soát chất lượng ở tất cả các cấp quản lý trong công ty.