Tăng năng suất, giảm chi phí

5S là một phương pháp quản lý và tổ chức không gian làm việc có nguồn gốc từ Nhật Bản. Phương pháp này bao gồm 5 nguyên tắc cốt lõi, mỗi nguyên tắc đều bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật. Cụ thể gồm:

- Seiri (sàng lọc): Phân loại và loại bỏ những vật dụng không cần thiết, chỉ giữ lại những gì thực sự cần dùng. Điều này giúp tối ưu hóa không gian và nguồn lực.

- Seiton (sắp xếp): Bố trí mọi thứ một cách khoa học, theo nguyên tắc “một chỗ cho mọi thứ, mọi thứ đúng chỗ của nó”. Việc này đảm bảo dễ tìm, dễ lấy, dễ sử dụng và dễ trả về đúng vị trí.

- Seiso (sạch sẽ): Duy trì môi trường làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp; không chỉ là vệ sinh đơn thuần mà còn bao gồm việc bảo dưỡng thiết bị và không gian làm việc.

- Seiketsu (săn sóc): Thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn để đảm bảo ba bước trên được thực hiện đều đặn; bao gồm việc xây dựng quy trình, hướng dẫn và kiểm tra định kỳ.

- Shitsuke (Sẵn sàng): Rèn luyện tính kỷ luật, tự giác trong việc duy trì và cải tiến liên tục 4S đầu tiên. Đây là bước quan trọng nhất, đòi hỏi sự cam kết từ mọi thành viên trong tổ chức.

Trong tiếng Anh, 5S được dịch thành: Sort (sàng lọc), Set in Order (sắp xếp), Shine (sạch sẽ), Standardize (săn sóc) và Sustain (sẵn sàng). Đây không đơn thuần là một bộ công cụ quản lý, mà là một triết lý toàn diện giúp xây dựng văn hóa làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp.

Theo các chuyên gia năng suất, phương pháp 5S có vai trò rất quan trọng với doanh nghiệp. Nó giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, cải thiện sự tổ chức và năng suất, giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất và kinh doanh.

Các lợi ích cụ thể của 5S đối với doanh nghiệp bao gồm: Tăng năng suất, giảm chi phí; cải thiện tổ chức; tăng sự an toàn; nâng cao chất lượng.

5S giúp tối ưu hóa không gian làm việc (cả hiện trường và không gian số) và quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nỗ lực; cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tạo ra giá trị cao hơn cho khách hàng.

5S cũng giúp giảm thiểu lãng phí, bao gồm cả lãng phí thời gian, nguyên vật liệu và nhân lực; tăng lợi nhuận và cạnh tranh cho doanh nghiệp, tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức tốt.

Một ích lợi khác của 5S là tạo ra một môi trường làm việc an toàn hơn; giảm nguy cơ tai nạn lao động và bảo vệ sức khỏe của nhân viên; giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất và kinh doanh; tăng độ tin cậy và chất lượng sản phẩm dịch vụ; từ đó giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, tăng cường sự tin tưởng. 

Giúp doanh nghiệp duy trì vị thế dẫn đầu

Thời gian qua, một trong những doanh nghiệp điển hình áp dụng thành công 5S là Công ty Samsung Electronics Việt Nam (Bắc Ninh). Doanh nghiệp này đã triển khai mô hình 5S một cách toàn diện tại các nhà máy sản xuất điện tử của mình. Việc áp dụng 5S được thực hiện song song với các tiêu chuẩn sản xuất quốc tế khác.

Sau khi áp dụng 5S, doanh nghiệp đã giảm 40% thời gian tìm kiếm linh kiện và thiết bị; tăng năng suất lao động 25%; giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi từ 2,5% xuống 0,8%; tiết kiệm 15% chi phí vận hành.

Điểm nổi bật trong cách triển khai 5S của Samsung là việc tích hợp với hệ thống quản lý chất lượng thông minh, sử dụng công nghệ IoT để giám sát và đánh giá hiệu quả thực hiện 5S theo thời gian thực.

Vinamilk cũng là một ví dụ điển hình về việc áp dụng thành công mô hình 5S trong ngành công nghiệp thực phẩm. Doanh nghiệp này đã triển khai 5S tại tất cả các nhà máy và trang trại của mình.

Những thành tựu đáng chú ý có thể kể tới như: Cải thiện 50% về vệ sinh an toàn thực phẩm; tăng 30% hiệu suất sản xuất; giảm 35% chi phí bảo trì thiết bị; đạt chứng nhận ISO 9001:2015 và HACCP.

Đáng chú ý, Vinamilk đã phát triển một hệ thống đánh giá 5S riêng biệt, phù hợp với đặc thù ngành sữa: Đánh giá vệ sinh hàng giờ tại các điểm sản xuất trọng yếu; kiểm tra chất lượng và an toàn thực phẩm hàng ngày...

Thành công của Vinamilk trong việc áp dụng 5S đã góp phần quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì vị thế dẫn đầu trong ngành công nghiệp sữa Việt Nam và vươn ra thị trường quốc tế.