5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. Thuật ngữ 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật đó là: Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc) và Shitsuke (sẵn sàng) trong các công ty sản xuất đã trở nên quen thuộc, phổ biến suốt nhiều năm nay ở thị trường Việt Nam.

Tuy nhiên, để nói 5S phát huy hiệu quả tối đa và thành công rực rỡ giống như người Nhật đã làm thì doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn nhiều vấn đề cần bàn tới. Gần như các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay áp dụng 5S mới chỉ thành công ở mức độ làm sạch sẽ, gọn gàng nơi làm việc, thực hiện chỉ mang tính phong trào.

Các chuyên gia năng suất, chất lượng chỉ ra, thực trạng này có thể bắt nguồn từ việc ngay xuất phát điểm quyết định thực hiện 5S của các doanh nghiệp đã không vững chắc, do chưa rõ mục tiêu, quyết tâm và định hướng áp dụng.

Các cấp lãnh đạo cảm thấy băn khoăn giữa việc lựa chọn và phân vân giữa việc quyết tâm dùng 5S mang lại lợi ích, hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp nhưng lại "chùn chân" vì thấy chi phí phải đầu tư lớn. Sau cùng, doanh nghiệp chỉ làm lưng chừng, bỏ ngỏ.

Cạnh đó, cách tiếp cận 5S vẫn còn rập khuôn. Do không hiểu sâu về 5S, mang 5S về áp dụng cho doanh nghiệp một cách máy móc và chung chung mà chưa thực sự hiểu rằng cần xác định năng lực, nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp, vạch ra mục tiêu, mức độ mong muốn đạt được của doanh nghiệp một cách cụ thể, dài hạn theo từng cấp độ nhất định.

Tương ứng với từng cấp độ, mục tiêu đó hoạch định ra những công việc phải làm, phương pháp nào thực hiện, phân công nhiệm vụ rõ ràng theo từng khu vực, phòng ban nhỏ, và kiểm tra đánh giá mức độ đạt được rõ ràng.

Ngoài ra, doanh nghiệp chưa thực sự "sống cùng 5S". Nói cách khách, 5S vẫn chỉ tồn tại trong doanh nghiệp ở văn bản, chỉ thị, các bức khẩu hiệu dán trên tưởng, lời hô hào.

Trong thực hành 5S, nếu lãnh đạo doanh nghiệp không thể hiện vai trò đi đầu, làm gương, tự giác, thực sự dành thời gian để vào hiện trường thì dù có áp đặt hoặc cưỡng chế cũng khó thành công.

Cùng với đó, phương pháp tiếp cận và triển khai thực hiện 5S của doanh nghiệp còn vội vàng. Một phần vì cảm thấy chi phí đầu tư cao dẫn tới hình thành tư duy mong muốn có kết quả sớm, nhanh chóng.

Cụ thể, nền tảng về 5S vẫn hạn chế, nhận thức của nhân viên vẫn đang trong giai đoạn sơ khai, nhưng khi áp dụng lại muốn nhanh chóng có kết quả, áp đặt mục tiêu lớn, thay đổi đột ngột... tạo ra cảm giác áp đặt, bí bức. Như vậy, 5S trở thành gánh nặng cho nhân viên và thiếu tính bền vững, sẽ chỉ như những đợt sóng biển trào lên rồi lại chìm xuống.

Nhìn chung, có thể khẳng định, ngoài quyết tâm và đường lối rõ ràng của ban lãnh đạo, việc phổ biến kiến thức về 5S một cách bài bản, có chiều sâu là vô cùng cần thiết để doanh nghiệp có thể áp dụng thành công 5S.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thuê các đơn vị đào tạo bên ngoài để huấn luyện, hướng dẫn phương pháp thực hiện, sau đó để nội bộ vận hành duy trì thì chỉ có hiệu quả một quãng thời gian.

Đến một giai đoạn nào đó, doanh nghiệp rơi vào tình trạng loanh quanh không có đầu ra tiếp, không biết làm gì để tốt hơn, không biết cách cải tiến... Đây là điều các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.