Từ năm 2015, chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) có nhiều đổi mới đối với quản lý chi phí sản xuất kinh doanh. Do vậy, doanh nghiệp cần phải nắm vững để hoàn thiện các thủ tục, chứng từ cho các khoản chi phí để được quyết toán vào chi phí được trừ. Theo đó, các doanh nghiệp cần chú ý một số nội dung đổi mới quan trọng sau:

Về chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa

Chính sách thuế TNDN hiện có những điểm mới như: Bỏ quy định doanh nghiệp tự xây dựng, quản lý định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa sử dụng vào sản xuất, kinh doanh, phần vượt định mức tiêu hao hợp lý không được tính vào chi phí được trừ. Đối với phần chi vượt định mức tiêu hao của một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được Nhà nước ban hành định mức sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Chẳng hạn, năm 2015, công ty P không xây dựng định mức nguyên vật liệu để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh do vậy Công ty này bị đoàn thanh kiểm tra thuế xuất toán toàn bộ chi phí nguyên vật liệu hoặc bị ấn định chi phí nguyên vật liệu. Công ty Q có xây dựng định mức nguyên vật liệu nhưng trong quá trình quản lý để vượt định mức thì theo quy định, nếu việc vượt định mức do điều kiện khách quan thì không bị xuất toán phần chi phí nguyên vật liệu vượt định mức. Ngược lại, nếu việc vượt định mức do điều kiện chủ quan thì cá nhân nào gây ra thì cá nhân đó phải bồi thường và đoàn thanh kiểm tra sẽ xuất toán toàn bộ phần chi phí nguyên vật liệu vượt định mức ra khỏi chi phí được trừ…

Về chi phí liên quan đến phần giá trị tài sản tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác

Theo quy định mới, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xác định giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng như sau:

- Hồ sơ đối với tài sản, hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn được tính vào chi phí được trừ như sau: Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập, hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có), hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

- Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh lý hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế là: Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập. Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có), hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

- Hồ sơ xác định giá trị tổn thất được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi cơ quan thuế yêu cầu.

Về chi phí liên quan đến chi trả tiền thuê tài sản của cá nhân

Chính sách mới bổ sung quy định không tính vào chi phí được trừ khi tính thuế đối với chi trả tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ sau:

- Trường hợp 1: Doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

- Trường hợp 2: Doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

- Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nôp thay cho cá nhân.

Theo quy định, chứng từ cụ thể trong ba trường hợp trên đó là: Hợp đồng thuê tài sản, Giấy biên nhận tiền (chứng từ chi tiền thuê tài sản – phiếu chi, lệnh chi), Hóa đơn tài chính (cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/01 năm trở lên), Bảng kê 01/TNDN ban hành theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính (đối với cá nhân không kinh doanh hoặc cá nhân có kinh doanh nhưng doanh thu nhỏ hơn 100 triệu đồng/01 năm), Chứng từ nộp thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân (nếu doanh nghiệp phải nộp thay cá nhân).

Về chi phí khấu hao tài sản cố định

Đổi mới trong chính sách của Nhà nước về quản lý chi phí sản xuất kinh doanh đối với chi phí khấu hao tài sản cố định gồm: Bổ sung các tài sản cố định của doanh nghiệp phục vụ cho người lao động và để tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN bao gồm: Thư viện, nhà trẻ, khu thể thao và các thiết bị, nội thất đủ điều kiện là tài sản cố định lắp đặt trong các công trình phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp, cơ sở vật chất, máy, thiết bị là tài sản cố định dùng để tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp. Tuy nhiên, kế toán tại các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện bộ chứng từ có liên quan đến các thủ tục pháp lý về khoản đầu tư xây dựng cơ bản theo quy định.

Về chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động

Những điểm mới của Nhà nước về quản lý chi phí sản xuất kinh doanh đối với chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động gồm: Bổ sung quy định không được tính vào chi phí được trừ đối với chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn, quy chế thưởng do Chủ tịch hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của công ty, tổng công ty. Như vậy, để khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được quyết toán vào chi phí được trừ, kế toán doanh nghiệp cần chuẩn hóa các chứng từ: Chính sách chi bảo hiểm nhân thọ của doanh nghiệp: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính; Quy chế thưởng của doanh nghiệp (nêu rõ đối tượng được hưởng và mức được hưởng); Chứng từ chi tiền (chi mua bảo hiểm nhân thọ và chi nộp đầy đủ bảo hiểm bắt buộc). Ngoài ra, doanh nghiệp tuyệt đối không được nợ đọng bảo hiểm bắt buộc.

Về khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động

Phúc lợi cho người lao động chính là các khoản thù lao được trả để hỗ trợ cho cuộc sống người lao động hiện tại và tương lai được tốt hơn như các khoản bảo hiểm bắt buộc, các khoản khác hỗ trợ cho người lao động gồm nghỉ mát, trợ cấp ốm đau, tai nạn, thiên tai, dịch họa, bảo hiểm tai nạn… doanh nghiệp ghi nhận các khoản chi này vào chi phí trong khi đó quỹ phúc lợi của doanh nghiệp vẫn còn thì cần giải thích rõ ràng bằng văn bản khi đó khoản chi này được quyết toán vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, kế toán cần hoàn chỉnh bộ chứng từ liên quan bao gồm: Chính sách phúc lợi của doanh nghiệp (nêu rõ các khoản phúc lợi của doanh nghiệp, đối tượng được hưởng, mức được hưởng, những khoản phúc lợi nào chi bằng hiện vật, bằng tiền), chứng từ chi phúc lợi (nếu chi bằng tiền) như quyết định của doanh nghiệp, hợp đồng kinh tế, hóa đơn tài chính, phiếu chi (lệnh chi), danh sách cán bộ nhân viên ký nhận tiền hoặc danh sách chuyển khoản và các chứng từ khác có liên quan.

Tài liệu tham kháo:

1. Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế 2012;

2. Một số thông tư của Bộ Tài chính: Thông tư số 78/2014/TT-BTC, TT 92/2015/TT-BTC, Thông tư số 96/2015/TT-BTC, Thông tư số 26/2015/TT-BTC…;

3. Một số website: chinhphu.vn, censtaf.edu.com, thuvienphapluat.vn.