Trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ chứng từ kế toán theo Quyết định số 858/QĐ-KBNN ngày 15/10/2014 của Tổng Giám đốc KBNN ban hành Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành TABMIS (Quyết định 858) có vấn đề cần làm rõ, cụ thể: Tại Điều 6, Mục I, Chương II Quyết định 858 quy định tập chứng từ phải được đóng bằng bìa cứng, có độ bền để bảo vệ, trên bìa có ghi các thông tin, trong đó thông tin “Gồm có... chứng từ, từ số … đến số...” đang được hiểu chỉ đếm chứng từ kế toán do đơn vị lập (không bao gồm hồ sơ kèm theo) ghi vào có đúng không?

Trả lời: Theo quy định về trách nhiệm giao, nhận tài liệu tại Khoản 3, Điều 6, Mục I, Chương II Quyết định 858: “Kế toán viên có chứng từ phát sinh có trách nhiệm bàn giao cho người thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán thuộc Phòng (bộ phận) Kế toán”.

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 4 Luật Kế toán năm 2003: “Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán”.

Như vậy, cần phải thực hiện đánh số trang tập chứng từ (Tập tài liệu kế toán) từ đầu đến cuối tập chứng từ và điền thông tin “Từ số… đến số…”, sau đó lấy số thứ tự cuối cùng ghi vào “Gồm có… chứng từ”.