Giúp doanh nghiệp đối phó với các tình huống khẩn cấp

ISO 22301 là tiêu chuẩn quốc tế về quản lý kinh doanh liên tục (BCM). Nó cung cấp một khung thực tế để thiết lập và quản lý một hệ thống quản lý kinh doanh liên tục hiệu quả.

Điều đó nhằm mục đích bảo vệ một tổ chức khỏi một loạt các mối đe dọa và gián đoạn tiềm năng. Các nghiên cứu cho thấy, cứ 5 doanh nghiệp thì có 1 doanh nghiệp phải chịu một sự gián đoạn lớn hàng năm.

Áp dụng ISO 22301 có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo khả năng phục hồi vận hành; sự chuẩn bị đối với các tình huống khẩn cấp; quản trị tốt doanh nghiệp; quản lý khủng hoảng; phục hồi thảm họa; bảo mật chuỗi cung ứng; bảo vệ danh tiếng trong một cuộc khủng hoảng; chuẩn bị cho sự cố công nghệ; lập kế hoạch cho việc mất đột ngột các nguồn lực quan trọng; chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp khác.

Nhận thức thay đổi

Thực tế cho thấy thời gian qua, lãnh đạo nhiều doanh nghiệp đã thấy rõ tầm quan trọng của tính liên tục trong kinh doanh, đặc biệt là chứng kiến những gián đoạn do đại dịch COVID-19 gây ra. Từ đó, các doanh nghiệp có ý thức tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thực hiện xây dựng, áp dụng hệ thống ISO 22301.

Một số doanh nghiệp đã có nền tảng hệ thống quản lý thông qua áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001:2015, ISO 14001:2015… và lực lượng chuyên gia tư vấn có kiến thức, kinh nghiệm về hệ thống quản lý kinh doanh liên tục.

Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý như ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000… Việc xác định và thực hiện các yêu cầu liên quan đến sự tuân thủ pháp luật trong kinh doanh liên tục sẽ thuận lợi hơn.

Với quá trình triển khai áp dụng ISO 22301, doanh nghiệp sẽ nắm rõ hơn về các sự cố gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh với mức độ tác động lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn lao động, hư hỏng thiết bị sản xuất, thiếu hụt nguồn cung cấp, mất các tiện ích như điện, nước…

Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để xây dựng các kế hoạch kinh doanh liên tục phù hợp. Doanh nghiệp cũng sẽ thuận lợi hơn trong hiểu biết và thực hiện diễn tập các kịch bản sự cố gián đoạn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao khả năng ứng phó, phục hồi khi có sự cố gián đoạn xảy ra.

Thể hiện rõ cam kết trong áp dụng ISO 22301

Bên cạnh các yếu tố thuận lợi, quá trình triển khai ISO 22301 tại doanh nghiệp cũng gặp một số khó khăn như: tình hình giảm sút về kinh tế gần đây ảnh hưởng đến hoạt động, kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; hạn chế nguồn lực cho các hoạt động xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý theo ISO 22301.

Nhân sự của doanh nghiệp còn kiêm nhiệm nhiều công việc hoặc thay đổi nhân sự nên thời gian để tập trung cho hoạt động triển khai, áp dụng hệ thống cũng bị ảnh hưởng, làm kéo dài tiến độ triển khai áp dụng ISO 22301.

ISO 22301 là tiêu chuẩn mới so với các doanh nghiệp Việt Nam nên việc hiểu và thực hiện yêu cầu còn bỡ ngỡ như việc xác định các nội dung: khoảng thời gian gián đoạn tối đa có thể chấp nhận được (MTPD), mục tiêu thời gian khôi phục (RTO), xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục, đưa ra kịch bản luyện tập...

Ngoài ra, việc xác định nguồn lực dự phòng (nhân sự, tài chính, địa điểm di dời tạm thời…) của doanh nghiệp để ứng phó, phục hồi đối với các sự cố gián đoạn chưa được rõ ràng, cụ thể. Việc kết nối, trao đổi thông tin với các nhà cung cấp và đối tác chưa thể hiện rõ tầm quan trọng của tính liên tục trong kinh doanh.

Các chuyên gia khuyến cáo, để triển khai áp dụng hệ thống quản lý kinh doanh liên tục phù hợp ISO 22301, doanh nghiệp cần thể hiện rõ hơn về cam kết của lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong việc triển khai áp dụng ISO 22301; phân công trách nhiệm đối với các nhóm nhân sự cụ thể liên quan đến ứng phó, phục hồi sau sự cố.

Ngoài ra, tổ chức đào tạo, phổ biến về tiêu chuẩn ISO 22301 cho lãnh đạo và cán bộ nhân viên để hiểu rõ hơn. Thực hiện phân tích tác động kinh doanh phù hợp với các hoạt động trong phạm vi áp dụng ISO 22301 và thực tế của doanh nghiệp, làm rõ các tác động do sự cố gián đoạn đối với doanh nghiệp, từ đó đưa ra các kế hoạch kinh doanh liên tục phù hợp thực tế áp dụng…