Kế toán quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất

Kế toán quản trị hàng tồn kho là bộ phận của hệ thống kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin về hàng tồn kho để mỗi doanh nghiệp (DN) thực hiện chức năng quản trị yếu tố nguồn lực tiêu dùng cho các hoạt động, nhằm giúp các nhà quản trị xây dựng kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hoạt động và đưa ra các quyết định hợp lý. Các nghiên cứu cho thấy, kế toán quản trị hàng tồn kho có chức năng liên kết giữa hàng mua vào và hàng bán ra.

Khi cung và cầu của một loại hàng hóa tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng hàng hóa tồn kho, nhằm tích lũy cho thời kỳ cao điểm là một công việc rất quan trọng mà mỗi DN cần làm tốt. Khi thực hiện tốt chức năng này thì DN sẽ đảm bảo được lượng hàng tiêu thụ, đảm bảo được uy tín của chính DN, đặc biệt là đảm bảo ổn định giá cả mua vào và bán ra.

Kế toán quản trị hàng tồn kho trong DN không chỉ thu nhận, xử lý, cung cấp các thông tin quá khứ về tình hình quản lý và sử dụng hàng tồn kho một cách kịp thời, chi tiết theo yêu cầu quản lý mà còn thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin mang tính chất dự báo tương lai, dự báo về lượng hàng tiêu thụ, phục vụ cho mục đích ra quyết định của nhà quản trị, từ đó phục vụ việc xây dựng kế hoạch đặt hàng cụ thể cũng như việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín có thể hợp tác lâu dài.

Nói cách khác, nhờ thông tin của kế toán quản trị hàng tồn kho, nhà quản trị có thể lập kế hoạch xác định nhu cầu hàng hóa cần cho tiêu thụ là bao nhiêu, mua vào thời điểm nào với lượng mua mỗi lần là bao nhiêu sẽ đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý, tiêu thụ sản phẩm.

Do vậy, trong quá trình sản xuất, kinh doanh của DN, hàng tồn kho thậm chí còn được coi là một hoạt động đầu tư tốt của DN nếu như bộ phận kế toán quản trị có những thông tin và hoạch định đúng đắn, có những tính toán xem xét đến rủi ro trong quá trình dự trữ chính xác.

Thông tin kế toán quản trị hàng tồn kho tạo điều kiện cho các chức năng quản trị được thực hiện tốt hơn và gắn hoạt động của DN với môi trường bên ngoài DN. Thông qua việc trao đổi thông tin DN, nhà quản trị mới hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, khả năng của người cung cấp và các vấn đề nảy sinh trong tổ chức. Thông thường thông tin do kế toán quản trị hàng tồn kho cung cấp bao gồm cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính.

Tại Việt Nam, trong những năm gần đây, mặc dù nhận thức về tầm quan trọng của kế toán quản trị đối với hàng tồn kho ngày càng được nâng lên, song vẫn còn không ít DN chưa thực sự quan tâm đến việc tổ chức công tác kế toán quản trị. Một số DN nếu có áp dụng mô hình kế toán quản trị cũng rất đơn giản, mang tính chất tự phát, mô hình áp dụng chưa khoa học và hợp lý.

Công tác lập dự toán hàng tồn kho ở các DN sản xuất còn rất đơn giản, chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý. Để lập dự toán hàng tồn kho cuối kỳ hợp lý, các DN thường dựa trên phương pháp thống kê kinh nghiệm, đồng thời dựa vào các dự án, hợp đồng đang thực hiện. Việc xác định số lượng hàng phải đặt mỗi lần, thời điểm đặt hàng và dự trữ mức an toàn đều chủ yếu dựa theo kinh nghiệm dày dạn của các nhà quản lý.

Bên cạnh đó, việc thu thập thông tin về hàng tồn kho tại các DN sản xuất hiện vẫn còn chưa được chuyên nghiệp và chặt chẽ. Việc tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phục vụ cho yêu cầu công tác quản trị hàng tồn kho còn hết sức đơn giản, chưa thực sự hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý hàng tồn kho của DN.

Ngoài ra, có một thực tế là hiện nay, các nhà quản trị DN chỉ coi công tác phân tích hàng tồn kho dừng lại ở việc đánh giá tổng kết tình hình trong năm thực hiện, chưa sử dụng như một công cụ hữu hiệu để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Ngoài ra, trình độ nhân viên kế toán trong công tác kế toán quản trị hàng tồn kho chưa đáp ứng được nhu cầu đặt ra, cơ bản chỉ tập trung vào các công tác kế toán tài chính, trong khi đó, các DN chưa đầu tư hay dành nguồn lực cho đào tạo, tìm kiếm nhân lực có chuyên môn cao cũng như xây dựng, hình thành mô hình kế toán quản trị chuyên nghiệp trong công ty.

Hoàn thiện công tác kế toán quản trị hàng tồn kho cho doanh nghiệp

Để việc tổ chức kế toán quản trị hàng tồn kho trở thành nhiệm vụ thường xuyên của cộng đồng DN nói chung và hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại các DN sản xuất nói riêng, trong thời gian tới cần chú trọng một số vấn đề sau:

Một là, bản thân các nhà quản trị cần nâng cao nhận thức về ý nghĩa của công tác kế toán quản trị hàng tồn kho tại các DN sản xuất hiện nay, từ đó có sự đầu tư thích đáng cho công tác kế toán nói chung và kế toán quản trị hàng tồn kho nói riêng.

Hai là, cần đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán quản trị để họ trực tiếp tham gia vào quá trình thu thập, phân tích và cung cấp thông tin về kế toán quản trị hàng tồn kho cho nhà quản trị.

Ba là, cần lập dự toán về hàng tồn kho chính xác, phù hợp với khả năng, điều kiện của DN. Dự toán hàng tồn kho có ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức, quản lý, sử dụng có hiệu quả vật tư, tiền vốn của DN. Dự toán hàng tồn kho thường được lập hàng năm, phù hợp với năm tài chính, đảm bảo cho việc phân tích, đánh giá.

Bốn là, khi quyết định tồn kho phải quan tâm đến xác định lượng hàng tồn kho ở mức nào cần phải mua thêm và lượng hàng mua trong một lần mua thêm. Nếu mua đủ nhu cầu và đúng định mức cần mua thêm sẽ làm giảm tối đa chi phí hàng tồn kho.

Kinh nghiệm cho thấy, mô hình lượng đặt hàng tồn kho tối ưu là mô hình phù hợp, giúp các DN sản xuất Việt Nam quản lý chi phí hàng tồn kho một cách tối ưu và hiệu quả.

Trong trường hợp hàng đặt nhận được không chậm trễ hoặc quá trình sản xuất đúng như dự kiến lượng hàng sản xuất cho mỗi ngày thì không cần thiết phải có lượng hàng tồn kho an toàn.

Cùng với đó, việc xây dựng được định mức hàng tồn kho tối ưu có liên hệ với việc xác định được lượng hàng tối ưu và tiến độ nhập hàng phù hợp. Khi xác định lượng đặt hàng tối ưu còn phải tính đến yếu tố biến động của giá cả thị trường, rủi ro nguồn hàng và việc phân tích lượng hàng dự trữ an toàn.

Năm là, việc lập báo cáo hàng tồn kho cần phản ánh một cách chi tiết tình hình hàng tồn kho của DN theo từng loại, từng thứ hàng phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh. Thông thường các kế toán thường ưu tiên quan tâm đến các vấn đề như quyết định khi nào đặt mua hàng tồn kho và mỗi lần mua thì phải mua bao nhiêu để đạt hiệu quả kinh tế tối ưu nhất.

Việc xây dựng biểu mẫu báo cáo cũng cần phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu chi tiết, cụ thể do yêu cầu quản trị kinh doanh đặt ra như các khoản mục chi tiết của giá thành hàng mua cho từng loại hàng tồn kho.

Trong báo cáo phải ghi thông tin kế toán thực tế, đồng thời phải ghi cả số liệu kế hoạch hoặc dự toán làm căn cứ so sánh, đánh giá khi sử dụng thông tin trong báo cáo kế toán nhằm phục vụ cho yêu cầu sử dụng thông tin…

Sáu là, hoàn thiện công tác chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán liên quan đến công tác kế toán quản trị hàng tồn kho. Theo đó, đối với chứng từ kế toán, cần vận dụng các nguyên tắc, phương pháp về lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của từng DN. Cụ thể hóa và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toán đã được quy định để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ DN...

Đối với tài khoản kế toán, DN căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng cho DN để chi tiết hóa theo các cấp phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị cho các nhà quản lý DN.

Về sổ kế toán, DN căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Việc bổ sung hoặc thiết kế các nội dung của sổ kế toán không được làm sai lệch nội dung các chỉ tiêu đã quy định trên sổ kế toán.

Các DN có thể thiết kế các mẫu sổ phù hợp với yêu cầu quản lý theo các loại hàng tồn kho, theo từng bộ phận, từng công việc và các yêu cầu khác của kế toán quản trị… Các DN có thể bám sát và thực hiện quy định liên quan đến chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán được nêu rõ trong Luật Kế toán 2015, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán và các văn bản khác của Bộ Tài chính.

Nhờ thông tin của kế toán quản trị hàng tồn kho, nhà quản trị có thể lập kế hoạch xác định nhu cầu hàng hóa cần cho tiêu thụ là bao nhiêu, mua vào thời điểm nào với lượng mua mỗi lần là bao nhiêu sẽ đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý, tiêu thụ sản phẩm.

Do vậy, trong quá trình sản xuất, kinh doanh của DN, hàng tồn kho thậm chí còn được coi là một hoạt động đầu tư tốt của DN nếu như bộ phận kế toán quản trị có những thông tin và hoạch định đúng đắn, có những tính toán xem xét đến rủi ro trong quá trình dự trữ chính xác.          

1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;

2. Chính phủ (2016), Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán;

3. Bộ Tài chính (2006), Thông tư số 53/2006/TT-BTC hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong DN;

4. PGS., TS. Phạm Văn Dược, Đặng Kim Cương (2007), Kế toán quản trị,
NXB Thống kê;

5. PGS., TS. Phạm Văn Dược, TS. Huỳnh Lợi (2009), Mô hình và cơ chế vận hành kế toán quản trị, NXB Tài chính;

6. TS. Đặng Thị Hòa (2006), “Giáo trình Kế toán quản trị”, NXB Thống kê;

7. ThS. Trần Thị Quỳnh Giang (2014), Kế toán quản trị hàng tồn kho: Công cụ giúp DN hội nhập hiệu quả, Tạp chí Tài chính số 5/2014;

8. ThS. Nguyễn Thị Hồng Sương (2016), Kế toán quản trị hàng tồn kho cho các DN sản xuất Việt Nam, Đại học Duy Tân;

9. Phan Hương Thảo (2017), Kế toán quản trị hàng tồn kho tại Nhật Bản và Mỹ: Bài học kinh nghiệm cho các DN sản xuất Việt Nam, Tạp chí Công Thương số 12/2017.