1. Cơ sở lý thuyết

1.1. Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một khuôn khổ để điều phối các nguồn lực (dữ liệu, thiết bị, nhà cung cấp, nhân sự và nguồn tài trợ) để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra là các thông tin kinh tế tài chính được sử dụng để thực hiện các hoạt động của một thực thể và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng quan tâm (Wilkinson, 1999).

Hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc không thể thiếu trong một thực thể sử dụng tài nguyên sẵn có và các thành phần khác để thay đổi dữ liệu giao dịch tài chính - kế toán thành thông tin, với mục đích đáp ứng nhu cầu của người dùng. Hansen và cộng sự (2007) giải thích, hệ thống thông tin kế toán có ý nghĩa như một hệ thống thủ công và bộ phận máy tính, sử dụng các quy trình như thu thập, ghi âm, tổng hợp, phân tích (sử dụng mô hình lập trình) và quản lý dữ liệu để cung cấp thông tin đầu ra cho người dùng.

Donald Kieso và cộng sự (2012) khẳng định, bản chất của hệ thống thông tin kế toán là thu thập dữ liệu thô, sau đó được trình bày dưới dạng thông tin kế toán hữu ích cho người sử dụng thông tin. Romney và Steinbat (2012) đã tiết lộ rằng hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin cho người ra quyết định lên kế hoạch, quản lý và vận hành kinh doanh của họ. Trong trường hợp này, thông tin kế toán được xem như là một hệ thống giúp nhà quản lý lên kế hoạch và kiểm soát bằng cách cung cấp thông tin thích hợp, đáng tin cậy để ra quyết định.

Tất cả các tổ chức kinh doanh, kể cả tổ chức phi lợi nhuận đều dựa vào thông tin kế toán. Những thông tin này giúp cho các bên liên quan trong công ty như người quản lý và bên ngoài như nhà đầu tư, cơ quan chính phủ, ngân hàng... đạt được mục đích khi đưa ra quyết định trong lĩnh vực kinh tế (Hansen và cộng sự, 2007). Romney và Steinbat (2012) cho rằng, hệ thống thông tin kế toán thực hiện các chức năng quan trọng như thu thập, lưu trữ dữ liệu phát sinh trong quá trình hoạt động và các giao dịch nhằm giúp đơn vị có thể xem lại những sự kiện xảy ra, xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định, đồng thời cung cấp, kiểm soát đầy đủ thông tin để bảo vệ tài sản của đơn vị, bao gồm cả dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán.

1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán

Piccoli (2008) chỉ ra rằng, một hệ thống thông tin tốt có 4 thành phần là công nghệ thông tin, con người, chu trình và cấu trúc. Tất cả thành phần này tạo nên 2 hệ thống con là hệ thống kỹ thuật và hệ thống xã hội. Trong đó, hệ thống kỹ thuật gồm công nghệ thông tin và quy trình xử lý, còn hệ thống xã hội gồm con người với các mối quan hệ (cấu trúc).

Romney và Steinbat (2012) lập luận, hệ thống thông tin kế toán có 6 thành phần: (1) Những người sử dụng hệ thống; (2) Các thủ tục và hướng dẫn sử dụng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu; (3) Dữ liệu về tổ chức và hoạt động kinh doanh; (4) Phần mềm sử dụng để xử lý dữ liệu; (5) Phần cứng; (6) Các biện pháp kiểm soát nội bộ và các biện pháp an ninh bảo vệ dữ liệu hệ thống thông tin kế toán.

Knežević và cộng sự (2012) cho rằng, các thành phần của một hệ thống thông tin kế toán bao gồm: (1) Đầu vào - định lượng các sự kiện kinh doanh theo hình thức tiền tệ (bằng cách ghi lại trong tài khoản); (2) Quy trình xử lý - xử lý dữ liệu thông qua sổ sách kế toán và lập báo cáo kế toán; (3) Đầu ra - công bố báo cáo tài chính phục vụ cho việc ra quyết định.

2. Thực trạng hệ thống thông tin kế toán của các doanh nghiệp ở Việt Nam

Trong bối cảnh các quốc gia trên thế giới cũng như Việt Nam đang nỗ lực thúc đẩy các doanh nghiệp ứng dụng thành quả cuộc của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đối với nền kinh tế, hệ thống thông tin kế toán giúp các doanh nghiệp tìm cách kết hợp thông tin và các sự kiện kinh tế, sử dụng công nghệ như một công cụ cơ bản để kích hoạt sự đổi mới và hỗ trợ cho các quá trình ra quyết định.

Kết quả khảo sát của Nguyễn Thị Phương Thảo (2014) về tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp Việt Nam cho thấy, đa số doanh nghiệp có áp dụng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý, tuy ở những mức độ khác nhau, nhưng phần nào đã đáp ứng được nhu cầu thông tin cho quản trị nội bộ công ty.

Đồng thời, các doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán bao hàm những nội dung cơ bản, cần thiết bằng những phương pháp, kỹ thuật tương đối phù hợp với công tác quản trị của đơn vị. Qua đó tạo điều kiện trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng của mình.

Nội dung và nghiệp vụ kỹ thuật cơ bản biểu hiện ở các công ty như sau: phân loại, kiểm soát, đánh giá chi phí theo từng phạm vi chuyên môn, hoặc cấp bậc quản trị; xác định, kiểm soát, đánh giá các chỉ tiêu kinh tế phát sinh.

Tuy vậy, việc thực hiện công tác kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam cũng tồn tại những hạn chế. Cụ thể là:

- Về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin:

Trương Văn Tú (2020) khảo sát ý kiến của các doanh nghiệp về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán cho thấy, chỉ có 17,3% doanh nghiệp tham gia khảo sát có sử dụng thường xuyên mạng hệ thống toàn cầu, còn lại chủ yếu là ứng dụng công nghệ thông tin trong các giao dịch internet với 90,4%, hay phổ biến nhất là mạng nội bộ với 92,3%. Điểm bình quân theo thang đo Likert 4 mức độ lần lượt là và 3,9 và 3,86. Thực tế hiện nay, cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin của doanh nghiệp nhỏ và vừa còn nhiều bất cập, dữ liệu thông tin chưa phong phú, chưa đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Khi được hỏi về mức độ hài lòng đối với hệ thống máy tính hiện có (cả phần cứng và phần mềm) tại đơn vị mình, có 41,3% doanh nghiệp nhỏ và vừa đánh giá là hài lòng, còn lại 49% tương đối hài lòng, đặc biệt vẫn còn đến 9,7% ý kiến không hài lòng (điểm bình quân theo thang đo Likert 5 mức độ đạt 3,35).

Theo kết quả khảo sát, số doanh nghiệp nhỏ và vừa có sử dụng phần mềm kế toán chiếm 94,2%, phần lớn các doanh nghiệp nhỏ và vừa đã lựa chọn sử dụng các phần mềm kế toán do các doanh nghiệp trong nước thiết kế (tập trung chủ yếu là doanh nghiệp cổ phần có vốn nhà nước chi phối, doanh nghiệp có quy mô nhỏ), hoặc do các doanh nghiệp thuê viết hoặc tự viết như: phần mềm Fast Accounting, phần mềm Misa, phần mềm Effect, phần mềm Sapfico, phần mềm kế toán 3A, phần mềm Acman, phần mềm Visoft Accounting, phần mềm Weekend-accounting, phần mềm Acenpro,… Đây là những phần mềm trong nước dễ sử dụng, chi phí bản quyền thấp và tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Việt, thuận lợi cho các kế toán viên Việt Nam trong khai thác và sử dụng. Tuy nhiên, khả năng tích hợp của những phần mềm này với các hệ thống khác trong hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp rất kém,thậm chí không có chức năng tích hợp này.

- Về kiểm soát nội bộ:

Cũng theo Trương Văn Tú (2020), việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm, ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây chính là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập nền kinh tế toàn cầu.

Hơn nữa, hệ thống kiểm soát nội bộ với công tác quản lý rủi ro chưa được coi là vấn đề ưu tiên hàng đầu tại các doanh nghiệp. Phương pháp quản lý của nhiều doanh nghiệp còn lỏng lẻo. Một số chủ doanh nghiệp hoặc Hội đồng quản trị có xu hướng điều hành trực tiếp mọi hoạt động phát sinh trong doanh nghiệp mà không phân cấp quản lý cho bất kỳ bộ phận nào khác. Ban lãnh đạo doanh nghiệp không thể quyết định dựa trên các số liệu định lượng, hoặc số liệu không đủ tin cậy cho việc ra quyết định quản lý. Vẫn còn diễn ra tình trạng thất thoát tài sản, trộm cắp, mất đoàn kết trong doanh nghiệp.

3. Một số giải pháp

Mở cửa nền kinh tế đã tạo ra nhiều cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam. Theo đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp nước ngoài có tiềm lực về vốn, công nghệ và kỹ năng quản trị tốt tham gia, tạo nên một sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong một sân chơi chung bình đẳng. Các doanh nghiệp Việt Nam muốn đứng vững và phát triển bền vững trên thị trường, cần phải có định hướng chiến lược đúng đắn cũng như sử dụng nguồn lực tối ưu. Để làm được điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một hệ thống thông tin kế toán linh hoạt và hiệu quả để phân tích, xử lý và cung cấp các thông tin quan trọng trong quá trình hoạch định chiến lược kinh doanh và kiểm soát hiệu quả quá trình hoạt động, đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu đã đề ra. Các giải pháp được đề xuất cụ thể như sau:

Một là, nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Ban lãnh đạo có nhận thức được tầm quan trọng và vai trò của hệ thống thông tin kế toán thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán mới có hiệu quả và chất lượng. Bởi, các thông tin từ hệ thống thông tin kế toán phục vụ trực tiếp cho chính ban lãnh đạo doanh nghiệp để ra quyết định về kế hoạch sản xuất - kinh doanh, hoạch định chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Hai là, nâng cao năng lực và tinh thần trách nhiệm của cán bộ kế toán.  Các kế toán viên cần có đủ kiến thức và kỹ năng để đảm bảo từ khâu thu thập thông tin, nhập dữ liệu vào trong hệ thống thông tin đến việc xử lý dữ liệu, xây dựng hệ thống kế toán phải đảm bảo sự thống nhất, chính xác, đầy đủ, kịp thời.

Ba là, đẩy mạnh áp dụng khoa học công nghệ vào công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán. Cần phải đầu tư đồng bộ hệ thống máy tính, trang thiết bị công nghệ hiện đại cho kế toán để tổ chức thu nhận, xử lý, cung cấp, lưu trữ và kiểm soát thông tin. Đây là giải pháp tối ưu nhằm cung cấp cho việc thực hiện có hiệu quả hoạt động quản trị nguồn lực, tạo ra giá trị cho doanh nghiệp, tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường hội nhập kinh tế.

Để hạn chế nguy cơ mất máy tính hay bị tiết lộ, phá hoại thông tin thì phòng máy tính và cơ sở dữ liệu cần được bảo vệ chặt chẽ, thực hiện sao lưu dự phòng các dữ liệu kế toán bằng các thiết bị lưu trữ ngoại vi như ổ cứng, đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa nén, đĩa CD, băng từ,… Đồng thời, doanh nghiệp cần tăng cường thủ tục bảo trì, sử dụng các kỹ thuật công nghệ tương ứng để chống được virus và các phần mềm độc hại, ngăn chặn hành vi phá hoại dữ liệu.

Doanh nghiệp nên tập trung đào tạo nhân lực theo hướng phát triển năng lực quản lý, năng lực chuyên môn để nắm bắt kỹ thuật, phân tích dữ liệu; vận dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ vào chu trình của hệ thống thông tin kế toán.

Bốn là, các doanh nghiệp cần xây dựng, duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học, phù hợp và hiệu quả để đảm bảo kiểm soát hoạt động trong phạm vi đơn vị, ngăn ngừa sai phạm, đạt được mục tiêu, yêu cầu mà đơn vị đặt ra. Kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát; Quy trình đánh giá rủi ro; Hệ thống thông tin và truyền thông; Hoạt động kiểm soát; giám sát kiểm soát. Theo đó, các hoạt động diễn ra luôn phải được kiểm soát và có sự kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo độ tin cậy về kết quả kiểm soát cho những đối tượng quan tâm, nhất là các đối tượng ở bên ngoài.

Hiện nay, quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ đang bao trùm cả kiểm soát nội bộ cùng với các phương tiện, thiết bị kỹ thuật, con người. Phương tiện thiết bị phục vụ kiểm soát càng khách quan, hiệu quả càng tin cậy. Ở nơi nào, bộ phận kiểm soát càng sử dụng các phương tiện thiết bị kỹ thuật hiện đại, càng hạn chế sự chi phối, tác động của con người thì ở đó kiểm soát có độ tin cậy cao. Về con người, người kiểm soát phải trung thực, minh bạch, có năng lực và luôn đảm bảo được sự phát triển đáp ứng yêu cầu kiểm soát trong các điều kiện thay đổi.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Nguyễn Thị Phương Thảo (2014). Xây dựng hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay, Tạp chí Tài chính, số 4/2014.
2. Trương Văn Tú (2020). Nghiên cứu áp dụng hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, Tạp chí Tài chính, kỳ 1 tháng 4/2020.
3. Donald E. Kieso, Jerry Weygandt, & Terry D. Warfield. (2012). Intermediate Accounting 14th Edition. UK: John Willey and Sons, Inc.
4. Hansen, D. R., Mowen, M. M., Guan, L. (2007). Cost Management. Accounting & Control 6th Edition. Mason, MI: South-Western Cengage Learning.
5. Ismail Noor Azizi, Malcolm King. (2014). Factors influencing the alignment of accounting information systems in small and medium sized Malaysian manufacturing firms. Journal of Information Systems and Small Business, 1(1-2), 1-20.
6. Knežević, S., Stanković, A., Tepavac, R. (2012). Accounting ınformation system as a platform for business and financial decision-making in the company. Management, 65, 63-68
7. Rapina. (2014). Factors Influencing The Quality of Accounting Information System And Its Implications on The Quality of Accounting Information. Research Journal of Finance and Accounting, 5(2).
8. Romney, M.  &  Steinbart,  J.P. (2012).  Accounting Information System. 12th edition.  UK: Pearson Education Limited.
9. Piccoli, G. (2008). Information Systems for Managers: Text & Cases. USA: John Wiley & Sons,Inc.
10. Susanto Azhar. (2009). What factors influence the quality of accounting information. International Journal of Applied Business and Economic Research, 13(6), 3995-4014.
11. Wilkinson, Joseph W. (1999). Accounting Information System: essential concepts and applications. USA: John Wiley & Sons Inc.
12. Xu Hongjiang, Jeretta Horn Nord, G Daryl Nord, Binshan Lin. (2003). Key issues of accounting information quality management: Australian case studies. Industrial Management & Data Systems, 103(7), 461-470.