Bài viết nghiên cứu thực tiễn triển khai hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng trong thời gian tới.

Đặt vấn đề

Nghiên cứu thực tiễn công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng cho thấy, các doanh nghiệp hiện đang gặp khá nhiều khó khăn trong việc quản trị chi phí.

Khả năng phối hợp giữa các bộ phận, hệ thống để tổ chức thu thập đầy đủ dữ liệu đầu vào, xử lý và cung cấp thông tin chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng còn nhiều hạn chế và gặp nhiều thách thức trong môi trường cạnh tranh. Do vậy, nghiên cứu đặc điểm và nội dung của hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí và đề xuất giải pháp giúp các doanh nghiệp sản xuất xi măng thực hiện hiệu quả công tác này là cần thiết.

Tổng quát về hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí

Hệ thống thông tin kế toán quản trị là một cấu trúc thể hiện các kỹ thuật khác nhau, được sử dụng bởi một tổ chức để thu thập, xử lý, quản lý, lưu trữ báo cáo và lấy dữ liệu tài chính của mình để hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định khách quan. Nó có thể được sử dụng bởi tất cả các tổ chức doanh nghiệp cho dù các DN sản xuất, phi lợi nhuận và định hướng dịch vụ.

Hệ thống thông tin kế toán quản trị là một tập hợp bao gồm: (1) Con người; (2) Hệ thống chứng từ - tài khoản – Sổ và báo cáo kế toán; (3) Các chu trình kế toán; (4) Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin; (5) Công cụ kiểm soát nội bộ (KSNB) tạo thành một chỉnh thể thống nhất nhằm thực hiện việc thu nhận, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin KTQT cho quản trị doanh nghiệp nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và làm gia tăng giá trị của doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí là việc thu thập các dữ liệu về chi phí và xử lý các dữ liệu này theo một trình tự để có thể cung cấp thông tin về chi phí nhằm xây dựng kế hoạch chi phí, kiểm soát chi phí, từ đó đánh giá các hoạt động và ra quyết định quản lý. Thông qua hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí cung cấp, nhà quản lý có thể sắp xếp, bố trí các nguồn lực để đưa ra các phương án kinh doanh hiệu quả nhất.

Thực tiễn triển khai công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng

Về tổ chức con người và bộ máy kế toán quản trị

Nguồn nhân lực luôn là nhân tố quan trọng, quyết định quá trình thiết lập, vận hành hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp hướng đến tinh gọn, hiệu quả. Tại hầu hết các doanh nghiệp sản xuất xi măng, tổ chức bộ máy kế toán quản trị được kết hợp với kế toán tài chính, nên khối lượng công tác kế toán quản trị không được tách biệt rõ ràng.

Cán bộ kế toán quản trị vừa đảm nhận chức năng lập dự toán ngân sách, vừa xử lý thống thông tin thực hiện, vừa thực hiện phân tích thông tin, tư vấn ra quyết định đối với phần hành kế toán do mình phụ trách, vì vậy tính chuyên môn hóa trong công tác kế toán quản trị không cao. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán quản trị cung cấp nhằm hỗ trợ cho các cấp quản lý ra quyết định chính xác.

Về tổ chức quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí

- Về tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào: Dữ liệu đầu vào cần thu thập bao gồm cả thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch và thông tin tương lai. Thực tế hiện nay, công tác thu thập thông tin chủ yếu gồm các thông tin thực hiện, một phần thông tin kế hoạch và rất ít đơn vị thu thập thông tin tương lai.

- Về phương pháp thu thập thông tin: Các doanh nghiệp đều đang sử dụng các phương pháp thu thập như: Phương pháp chứng từ, phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phương pháp chuyên gia.

- Tổ chức nhân sự thu nhận, chuẩn hóa và nhập dữ liệu đầu vào: Đặc thù của nhiều doanh nghiệp sản xuất xi măng là bộ phận kế toán thực hiện đồng thời cả công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị, cho nên các doanh nghiệp thường không có cán bộ chuyên trách về kế toán quản trị, do đó trách nhiệm thu nhận dữ liệu do bộ phận kế toán phụ trách và thực hiện.

- Về tổ chức hệ thống xử lý thông tin: Quy trình xử lý thông tin của hệ thống là giai đoạn quan trọng nhằm tạo ra thông tin có chất lượng, đáp ứng yêu cầu của nhà quản trị. Tuy nhiên, một phần do công tác thu thập thông tin chưa đầy đủ (chủ yếu thu thập thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch mà ít thu thập thông tin tương lai), quy trình xử lý thông tin do phần mềm đảm nhận. Nhân viên kế toán kết hợp với các bộ phận trong doanh nghiệp để tư vấn xây dựng quy trình, thuật toán cho phần mềm, đề xuất giải pháp phân tích thông tin trên cơ sở các phương pháp nghiệp vụ của kế toán quản trị.

- Thực trạng tổ chức hệ thống cung cấp thông tin: Thông tin kế toán quản trị sau quá trình xử lý, được trình bày trên hệ thống báo cáo kế toán để cung cấp cho nhà quản trị các cấp nhằm thực hiện các mục tiêu quản lý. Nhà quản trị quy định trách nhiệm của kế toán trong việc kiểm soát và cung cấp thông tin kế toán quản trị kịp thời, hữu ích hỗ trợ các cấp quản trị ra các quyết định quản lý thông qua hệ thống báo cáo quản trị.

Nhìn chung, việc triển khai công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng đã đạt được một số kết quả quan trọng, tuy nhiên cũng còn tồn tại một số khó khăn, thách thức. Cụ thể:

Các kết quả đạt được

(i) Nhân tố con người và bộ máy kế toán quản trị: Hầu hết các nhân viên kế toán đã được trang bị cả về chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức công nghệ thông tin, ngoại ngữ, kiến thức về lĩnh vực xi măng đảm bảo yêu cầu trong việc thực hiện thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị cho nhà quản trị.

(ii) Tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào: Thông tin đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của bộ phận khác. Đây là điều kiện thuận lợi để kế toán quản trị tổ chức hiệu quả hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào. Sự liên kết về thông tin trong doanh nghiệp từ dự báo, dự toán đến thông tin thực hiện giúp cho quá trình thu nhận, phân tích thông tin nhanh chóng, tăng tốc độ truyền tin, qua đó tăng hiệu quả của các quyết định quản lý.

(iii) Tổ chức hệ thống xử lý thông tin: Hầu hết các doanh nghiệp đều đã sử dụng phần mềm kế toán để nhập dữ liệu. Đây là nền tảng giúp công tác phân tích thông tin và ra báo cáo quản trị tại các doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, tuy nhiên, hệ thống báo cáo còn sơ sài, chưa đáp ứng đầy đủ được yêu cầu của quá trình ra quyết định quản lý.

(iv) Tổ chức hệ thống cung cấp thông tin: Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ điều hành thường xuyên, kiểm soát hay hoạch định mục tiêu, chiến lược để xác định nội dung thông tin cung cấp.

Một số tồn tại, hạn chế

Do mô hình tổ chức bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thực hiện đồng thời cả công việc kế toán tài chính và kế toán quản trị, nên trình độ của kế toán thiên về kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ của kế toán tài chính. Trong khi đó, trình độ năng lực kế toán quản trị chưa cao.

Do đó, kế toán quản trị không hướng sâu vào thu thập, xử lý nhằm cung cấp những thông tin hữu ích trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định, do vậy hiệu quả khai thác, sử dụng nguồn lực không cao. Khả năng chuyên môn hóa thấp dẫn đến hệ thống báo cáo kế toán quản trị được lập đơn giản, không đồng bộ, không đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng trong hoạt động quản trị của các doanh nghiệp, trong việc phân tích, dự báo các chỉ tiêu kinh tế, kiểm soát có hiệu quả các nguồn lực.

Về tổ chức hệ thống thu nhập dữ liệu đầu vào: Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu quan tâm đến nguồn thông tin bên trong mà ít quan tâm đến nguồn thông tin bên ngoài; chú trọng đến thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch mà ít thu thập thông tin dự báo. Điều này dẫn đến sự thiết hụt lượng lớn dữ liệu đầu vào phục vụ cho quá trình xử lý thông tin, chất lượng thông tin đầu ra không đảm bảo

Về tổ chức xử lý thông tin: Hiện nay tại các doanh nghiệp hiện nay chỉ chú trọng vào đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu và kiểm soát nguyên nhân gây chênh lệch, ít chú trọng đến việc phân tích thông tin thích hợp để hỗ trợ việc ra quyết định của các cấp quản trị, hoạch định chiến lược phát triển.

Về tổ chức hệ thống cung cấp thông tin: Nội dung thông tin được cung cấp chưa đáp ứng được yêu cầu của nhà quản trị. Phương thức cung cấp thông tin hiện nay chủ yếu dựa trên truyền thống bằng báo cáo quản trị, đã tác động khá lớn đến việc sử dụng thông tin.

Hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng

Thứ nhất, hoàn thiện tổ chức con người và bộ máy kế toán quản trị: Nâng cao trình độ năng lực của đội ngũ cán bộ, nhân viên, đáp ứng yêu cầu tổ chức thống thông tin kế toán quản trị chi phí hiệu quả. Để làm tốt nội dung, doanh nghiệp thường xuyên tổ chức các khóa học bồi dưỡng, mời chuyên gia có kinh nghiệm trao đổi học thuật giúp nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho với cán bộ, nhân viên kế toán; tiếp thu kinh nghiệm từ các nước phát triển và vận dụng vào tổ chức thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong lĩnh vực xi măng. Cử cán bộ kế toán đi đào tạo tại các cơ sở đào tạo có uy tín về chuyên môn kế toán quản trị.

Thứ hai, tổ chức nguồn thông tin và đa dạng hóa các loại dữ liệu đầu vào: Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất xi măng ít quan tâm đến thông tin tương lai, phân tích thông tin từ đối thủ cạnh tranh, ít thu thập thông tin từ nguồn bên ngoài đơn vị. Để đảm bảo tổ chức thống thông tin kế toán quản trị chi phí phát huy được tối ưu vai trò hỗ trợ thông tin quản trị nguồn lực chiến lược và tạo ra giá trị, doanh nghiệp cần thu thập nhiều loại thông tin từ nhiều nguồn khác nhau (bên trong và bên ngoài) cho việc xử lý và cung cấp thông tin thiết thực cho nhà quản lý.

Thứ ba, hoàn thiện tổ chức hệ thống xử lý thông tin: Cần tổ chức phân loại và đánh giá chi phí theo từng hoạt động; từng nhóm đối tượng sản phẩm; tổ chức phân tích, dự báo các chỉ tiêu kinh tế theo từng hoạt động của đơn vị. Bên cạnh cách thức phân loại chi phí mà các doanh nghiệp đang sử dụng hiện nay, cần tăng cường phân loại chi phí theo mối quan hệ, với mức độ hoạt động và mức độ kiểm soát, phục vụ cho việc đo lường, phân tích thông tin trong công tác quản trị chi phí của đơn vị.

Thứ tư, hoàn thiện tổ chức hệ thống cung cấp thông tin: Công tác cung cấp thông tin hiện nay của đơn vị được thực hiện bằng các báo cáo quản trị. Thông qua việc nhập dữ liệu trên phần mềm kế toán để kết xuất báo cáo. Tuy nhiên, hệ thống báo cáo chưa đáp ứng tốt nhu cầu cho nhà quản lý trong quá trình ra quyết định quản trị, vì vậy, cần tích hợp phần mềm kế toán với các phần mềm quản lý khác nhằm đưa ra những báo cáo phân tích có tính hiệu quả cao hơn.

Có thể nói, tổ chức thống thông tin kế toán quản trị chi phí có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin thiết thực, hữu ích trong quản lý và điều hành doanh nghiệp. Thông tin kế toán quản trị là cơ sở để nhà quản lý thực hiện mục tiêu quản trị thông qua việc khai thác có hiệu quả mọi nguồn lực của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí đầu vào, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của đơn vị.

Tài liệu tham khảo:

Khoa Kế toán, Học viện Tài chính (2010), “Giáo trình Kế toán quản trị”, NXB Tài chính;

Hồ Tiến Dũng (2009), “Tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp”, NXB Văn hóa Sài gòn, TP. Hồ Chí Minh;

Huỳnh Lợi (2008), “Xây dựng kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất ở Việt Nam” Luận án Tiến sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh;

Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn (2013), Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán”, Tạp chí Kinh tế phát triển, số 192.