Tối ưu hóa quy trình, loại bỏ lãng phí

Kaizen (Cải tiến liên tục) được biết tới là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới.

Một trong những điểm đặc trưng của Kaizen là “tích tiểu thành đại”, nghĩa là một kết quả lớn sẽ được tích lũy bền bỉ theo thời gian từ những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ. Bởi vậy, Kaizen cần có sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần “bất cứ cái gì cũng có thể cải tiến được”.

Trước kia, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất tại Nhật Bản như Toyota, Suzuki, Canon, Honda… Sau đó, Kaizen dần được áp dụng rộng rãi trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, kinh doanh, công nghệ… tại nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam.

Việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp mang lại cả lợi ích hữu hình và vô hình. Kaizen tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình, loại bỏ lãng phí, giúp doanh nghiệp tăng năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Bằng cách cải tiến liên tục, Kaizen giúp doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm, dịch vụ ngày càng hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Kaizen cũng giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả bằng cách khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo, tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi, phát triển. Môi trường làm việc linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với những thay đổi của thị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh...

7 bước áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp

Tại Việt Nam, Kaizen cũng dần được các doanh nghiệp quan tâm và áp dụng nhằm đẩy mạnh cải tiến, nâng cao năng suất. Theo các chuyên gia, để áp dụng thành công Kaizen, doanh nghiệp cần lưu ý 7 bước cơ bản sau:

Tìm hiểu hiện trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen

Trước khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp cần sáng suốt đánh giá tình trạng thực tế để thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề… Có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.

Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang gặp phải

Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.

Ví dụ, tại thời điểm hiện tại tồn kho hàng hoá rất nhiều, lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời các vấn đề này.

Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề

Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đây là bước cùng nhau đề xuất giải pháp. Hãy khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo hoặc thậm chí là bất kỳ ý tưởng nào. Chọn một giải pháp khả thi nhất để thiết lập kế hoạch thực hiện, tốt nhất là gắn liền với các chỉ tiêu đánh giá đo lường được.

Thực hiện giải pháp Kaizen

Đây là lúc doanh nghiệp thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Doanh nghiệp có thể áp dụng các chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp trước rồi mới chính thức áp dụng trong doanh nghiệp. Xuyên suốt quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát.

Phân tích kết quả thực hiện giải pháp

Từ các thông tin và dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện, hãy xác định kết quả của giải pháp Kaizen và đánh giá mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu. Đa số giải pháp Kaizen sẽ mang lại ảnh hưởng tích cực.

Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể doanh nghiệp sẽ nhận ra một vài nhược điểm của giải pháp hoặc một vài yếu tố có thể làm tốt hơn.

Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa

Khi xác nhận đã có được giải pháp Kaizen phù hợp, đây là lúc doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1, để một lần nữa xác định các vấn đề mới nảy sinh và tìm ra giải pháp.