Kế toán quản trị và vai trò của kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Khái quát về kế toán quản trị

Kế toán quản trị là một nhánh mới của ngành kế toán được ra đời trong khoảng chục năm trở lại đây và đang trở thành xu thế mới của kế toán hiện đại. Một cách dễ hiểu nhất, đây là lĩnh vực chuyên môn của kế toán nhằm nắm bắt các vấn đề thực trạng, đặc biệt là thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Qua đó giúp nhà quản lý doanh nghiệp ra quyết định điều hành một cách tối ưu nhất. Thông tin của kế toán quản trị đặc biệt quan trọng trong vận hành doanh nghiệp, đồng thời phục vụ kiểm soát và đánh giá doanh nghiệp đó.

Hay kế toán quản trị còn được hiểu là vị trí kế toán cung cấp những số liệu thực tế về tình hình tài chính của công ty giúp lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định quản lý và điều hành một cách tối ưu nhất (ACCA, 2016).

Những thông tin kế toán doanh nghiệp cung cấp đóng vai trò quan trọng đặc biệt với việc vận hành kiểm soát và đánh giá doanh nghiệp. Những thông tin doanh nghiệp cung cấp là thông tin tài chính và thông tin phi tài chính (được gọi là thông tin quản lý), những thông tin mà kế toán quản trị cung cấp đều được xác định rõ mục đích của thông tin đó.

Có hai loại thông tin mà kế toán quản trị sẽ cung cấp bao gồm: thông tin tài chính và thông tin phi tài chính. Tất cả các thông tin này được gọi chung lại là thông tin quản lý. Thông tin được cung cấp không phải là thông tin tài chính đơn thuần, trước khi cung cấp thông tin, người làm kế toán quản trị cần biết rõ mục đích của những thông tin đó.

Vai trò của kế toán quản trị với nhà quản trị doanh nghiệp

Các giám đốc điều hành đều có mục tiêu chung là quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh. Các hoạt động hàng ngày đều xung quanh vấn đề xử lý thông tin và ra quyết định hiệu quả. Vai trò của kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho các giám đốc điều hành để phục vụ cho việc ra quyết định. Quá trình ra quyết định cho công việc điều hành kinh doanh có thể được mô tả qua các bước như sau:

- Lập kế hoạch: Các giám đốc doanh nghiệp luôn có kế hoạch kinh doanh rõ ràng vào đầu các năm tài chính và mục tiêu của họ là đưa công ty cán đích doanh thu. Kế hoạch này sẽ gắn liền với mục tiêu ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn. Khi lên kế hoạch, giám đốc doanh nghiệp cần liên kết tất cả các lực lượng của các bộ phận trong công ty để hướng tới mục tiêu đã xác định.

- Tổ chức công tác điều hành: Trong việc tổ chức, nhà quản lý sẽ quyết định cách liên kết tốt nhất giữa tổ chức, con người với các nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được thực hiện có hiệu quả nhất. Trong việc điều hành, các nhà quản lý giám sát hoạt động hàng ngày và giữ cho cả tổ chức hoạt động trôi chảy.

- Kiểm soát: Sau khi đã lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, các giám đốc điều hành là người phải kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Để thực hiện chức năng kiểm tra, họ sử dụng các bước công việc cần thiết để đảm bảo cho từng bộ phận và cả tổ chức đi theo đúng kế hoạch đã vạch ra. Trong quá trình kiểm soát, họ sẽ so sánh hoạt động thực tiễn với kế hoạch đã thiết lập. So sánh này sẽ chỉ ra ở khâu nào công việc thực hiện chưa đạt yêu cầu, và cần sự hiệu chỉnh để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đã thiết lập.

- Ra quyết định: Ra quyết định là việc thực hiện những lựa chọn hợp lý trong số các phương án khác nhau. Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt, nó là một chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu trong quá trình quản lý một tổ chức, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra đánh giá. Chức năng ra quyết định được vận dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Tất cả các quyết định đều có nền tảng từ thông tin. Do vậy, một yêu cầu đặt ra cho công tác kế toán, đặc biệt kế toán quản trị là phải đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh, chính xác cho nhà quản trị doanh nghiệp nhằm hoàn thành tốt việc ra quyết định.

Hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Kế toán quản trị tập trung vào những ảnh hưởng đến quy trình tạo giá trị của doanh nghiệp. Kế toán quản trị thường được bắt đầu từ kế toán chi phí. Quá trình đó cũng chính là quá trình phát triển từ thông tin chi phí để hoạch định; kiểm soát; định hướng sản xuất đến thông tin có bản chất kinh tế để thực hiện toàn diện các chức năng quản trị; từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn. Nhìn chung, hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp được thể hiện như Hình.

Hình 1:  Mô tả hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Nguồn: Tổng hợp của nhóm tác giả

Xu hướng của kế toán nói chung, kế toán quản trị nói riêng trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0

Những năm trở lại đây là khoảng thời gian bùng nổ sự phát triển của công nghệ thông tin, mọi hoạt động đều gắn với công nghệ số. Do đó, lĩnh vực kế toán cũng được định hướng phát triển theo hướng áp dụng Cách mạng công nghiệp 4.0, nhằm đảm bảo giảm thiểu tối đa sức lao động của con người, mà vẫn đem lại lợi ích kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp. Cụ thể là với lĩnh vực kế toán, việc ứng dụng công nghệ số giúp công tác kế toán được thực hiện mọi lúc, mọi nơi mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả. Công tác thu thập, xử lý, tính toán và báo cáo số liệu được thực hiện nhanh chóng và kịp thời. Để việc ứng dụng công nghệ có hiệu quả, đòi hỏi đội ngũ những người làm kế toán phải nắm bắt được cách áp dụng công nghệ trong hoạt động kế toán.

Xu hướng phát triển mới của lĩnh vực kế toán là hướng đến sử dụng công nghệ ngày càng thông minh và tinh vi hơn, như: phần mềm thông minh có điện toán đám mây, big data… để thay thế cho cách xử lý truyền thống. Các xu hướng thay đổi ngành kế toán nói chung, kế toán quản trị nói riêng trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 như sau:

Thứ nhất, các phần mềm kế toán được cải thiện về nhiều mặt. Công việc kế toán bắt đầu từ excel trước đây được cải tiến mới khi nhiều phần mềm kế toán chuyên dụng ra đời, mọi hoạt động ghi chép và tính toán trở nên nhanh chóng và chuẩn xác. Các nền tảng phần mềm này có một loạt các chức năng phần mềm mà kế toán đánh giá cao nhất, chẳng hạn như tối ưu hóa các quy trình và giảm thiểu các tác vụ thủ công. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho chứng từ sổ sách và đảm bảo độ chính xác cao. Ví dụ như, phần mềm kế toán online là một trong những phần mềm tốt nhất của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Nó là sự kết hợp hoàn hảo giữa sức mạnh của công nghệ thông tin, lập trình website và hệ thống nghiệp vụ tài chính - kế toán - quản trị. Hay phần mềm Turbo tax của Intuit đang thay thế kế toán viên làm các công việc thuộc phần hành thuế. Hoặc phần mềm Xero làm công việc phân loại hóa đơn, phần mềm này có thể kiểm tra dữ liệu toán học trên các hóa đơn cũng như xác minh thông tin về đơn vị phát hành, mã số thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn.

Thứ hai, sự bổ trợ của công nghệ AI. Tại Việt Nam, công việc kế toán trước đây hoàn toàn phải làm thủ công, phụ thuộc rất nhiều vào sự cẩn thận và tỉ mỉ của kế toán viên với rất nhiều sổ sách kế toán, bảng biểu theo một số tiêu chuẩn nhất định. Trong những thập niên gần đây đây, trước sự phát triển mạnh mẽ về thành tựu khoa học kỹ thuật, công nghệ hiện đại, AI đã dần dần được đưa vào trong lĩnh vực kế toán. Điều này cho phép các doanh nghiệp cắt giảm chi phí, tự động hóa một loạt các quy trình, cũng như thúc đẩy lợi nhuận của doanh nghiệp. Đồng thời, sự tác động của công nghệ cốt lõi trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 thay đổi mạnh mẽ ngành kế toán trong doanh nghiệp. Máy AI đảm nhận gánh nặng thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian. Trí tuệ nhân tạo trong kế toán làm giảm sự can thiệp của con người. Công nghệ AI có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ kế toán tiêu chuẩn nhanh hơn và hiệu quả hơn. Công nghệ AI xử lý nhiều công việc chân tay, lặp đi lặp lại, kế toán viên sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các khía cạnh khác của công việc, như tư vấn và phân tích dữ liệu. Thay vì dành hàng giờ để hoàn thành các công việc mang tính thủ công, kế toán viên sẽ có thể sử dụng và phân tích dữ liệu do AI cung cấp để đưa ra các quyết định hợp lý nhất.

Công nghệ AI sẽ cải thiện độ chính xác trong việc nhập dữ liệu và giảm rủi ro trách nhiệm cho kế toán; hiệu quả hơn trong việc phát hiện gian lận; cung cấp dữ liệu thời gian thực, cho phép kế toán viên cung cấp các giải pháp theo thời gian thực; khả năng phân tích lượng lớn dữ liệu ngay lập tức; đánh giá những thành công và thất bại trong quá khứ để hoạch định cho tương lai. Cụ thể, một trong những ứng dụng lớn của AI trong kế toán là máy học (Machine learning). Máy học có thể mã hóa các bút toán, có thể phân tích các hợp đồng. Lĩnh vực tự động hóa mới là phương tiện hỗ trợ đưa ra các quyết định hữu ích như thông qua máy học có thể xác định được những giao dịch bất thường trong việc ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nó có thể giúp kế toán viên truy cập dữ liệu phi cấu trúc, trở thành một trợ lý ảo đắc lực cho công việc của kế toán, kiểm toán, các giao dịch, thuế để xác định những lĩnh vực rủi ro hoặc cần phân tích thêm, nhờ có chức năng ghi nhận lại bối cảnh nên máy học có sự phân tích thông minh hơn.

Thứ ba, quy trình kế toán được tự động hóa. Thay vì việc làm thủ công rất nhiều các công đoạn trước đây, công nghệ giúp đơn giản hóa các quy trình phức tạp. Kế toán viên có thể tập trung vào các công việc quan trọng, cần đầu óc và tỉ mỉ. Còn các công việc khác, có thể được thực hiện bởi công cụ tự động. Ví dụ, đối với việc lập hóa đơn tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn tại Việt Nam trước đây, số lượng hóa đơn đầu vào mỗi tháng có thể lên tới hàng trăm, thậm chí hàng ngàn chứng từ. Để hoàn thành một quy trình xử lý mỗi hóa đơn đầu vào cần trung bình 3 phút, đối với một kế toán viên thạo việc, bao gồm các nghiệp vụ như kiểm tra xác thực thông tin với Tổng cục Thuế; đọc và nhập liệu hóa đơn vào bảng kê excel; đồng bộ dữ liệu lên các phần mềm kế toán, lưu trữ và sắp xếp các bộ chứng từ đúng nơi, đúng quy chuẩn của doanh nghiệp. Các nhân viên kế toán luôn phải dành lượng lớn thời gian và năng lượng để xử lý các tác vụ kể trên bằng phương thức thủ công, vốn luôn tồn tại rủi ro sai sót và gây mệt mỏi trong những ngày cao điểm. Nhưng trong tương lai, các phần mềm hiện nay có thể tích hợp với hệ thống kế toán và ngân hàng của bạn. Điều này làm cho các phương pháp lập hóa đơn trong quá khứ trở nên lỗi thời. Hóa đơn được tạo một cách hoàn hảo chỉ với một vài cú nhấp chuột. Một số thông tin khách hàng cần được nhập vào, nhưng quan trọng hơn hết là không có lỗi nào xảy ra.

Thứ tư, hệ thống kế toán đám mây dần thay thế hệ thống truyền thống. Hệ thống kế toán tại chỗ truyền thống yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập một trung tâm dữ liệu vật lý. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải bỏ một khoản lớn vào đầu tư phần cứng, nhân sự cũng như thời gian và công sức để cài đặt và duy trì giải pháp. Trong khi đó, kế toán đám mây lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp trên nền tảng đám mây, trong các server từ xa. Do đó, người dùng có thể nhanh chóng truy cập thông tin tài chính quan trọng mọi lúc, mọi nơi. Người dùng có thể giải quyết các tác vụ thường nhật từ bất kỳ máy nào, vào bất cứ lúc nào. Tất cả dữ liệu cũng được lưu tự động trên mây và có thể được truy xuất nhanh chóng.

Hơn nữa, giải pháp còn có thể linh động mở rộng hoặc thu hẹp ngay lập tức tùy theo nhu cầu, không yêu cầu doanh nghiệp phải tốn cho chi phí đầu tư, vì vậy kế toán đám mây là một giải pháp thích hợp cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và quy mô. Đồng thời, kế toán đám mây cung cấp cho doanh nghiệp một bức tranh tổng thể về các hoạt động gần đây nhất của doanh nghiệp, tự động cập nhật các giao dịch tài chính, cho phép người dùng theo dõi hiệu suất kinh doanh và giúp quản lý đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên thông tin và thực trạng tài chính trong thời gian thực. Thêm vào đó, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm hóa đơn, hợp đồng, theo dõi tình trạng thanh toán, giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, nhà phân phối, nhân viên và đối tác kinh doanh.

Thứ năm, xu hướng nghiên cứu Blockchain để ứng dụng trong tương lai. Nếu như trong hoạt động kế toán thông thường, một nhân viên kế toán cần phải ghi bút toán kép thì Blockchain chỉ cần một bút toán có thể cung cấp thông tin cho tất cả các bên mà không lo về tính xác thực. Hồ sơ kế toán sẽ không thể sửa chữa, thay đổi một khi đã được lưu vào Blockchain, ngay cả khi chủ sở hữu hệ thống kế toán yêu cầu. Bởi trên nền tảng Blockchain, mọi giao dịch hàng ngày được ghi chép lại và xác thực, do đó tính vẹn toàn của các hồ sơ tài chính được đảm bảo. Ứng dụng Blockchain giúp bảo mật thông tin kế toán bởi đó là công nghệ cho phép truyền tải dữ liệu một cách an toàn dựa vào hệ thống mã hóa vô cùng phức tạp, tương tự cuốn sổ cái kế toán của một công ty, nơi mà tiền mặt được giám sát chặt chẽ.

Một số lưu ý

Để nắm bắt được những cơ hội do sự phát triển của công nghệ này mang lại, các kế toán viên, nhất là người làm công tác kế toán quản trị phải cập nhật xu hướng của những thay đổi này đối với ngành, làm quen với các khái niệm mới, như: dữ liệu lớn (Big Data), mật mã, hệ thống sổ cái (Blockchain), hệ thống thanh toán, thanh toán qua các thiết bị di động và các nền tảng mới kết nối giữa các nhà cung cấp và người sử dụng dịch vụ tài chính…

Như vậy, trong lĩnh vực kế toán, người lao động ngoài việc cần có những kiến thức chuyên môn, thì cần cập nhật thêm những thông tin về công nghệ, cũng như những ứng dụng mới vào trong môi trường làm việc của ngành kế toán trong tương lai.

Về phía doanh nghiệp, cần phát triển đội ngũ nhân viên kế toán lành nghề, am hiểu sâu về chuyên môn và có khả năng hội nhập; Tăng cường công tác đào tạo phát triển các kỹ năng mềm hiệu quả, hoạt động nhóm tích cực và sử dụng thành thạo công nghệ số theo nhu cầu thị trường; Khi công nghệ thâm nhập vào nghề kế toán, các nhà quản lý, nhà cung cấp công nghệ và nhân viên kế toán phải làm việc cùng nhau và tìm cách làm cho việc chuyển đổi có lợi cho tất cả các bên.

Tài liệu tham khảo:

1. ACCA (2016), Professional Accountants-The Future: Drivers of Change and Future Skills, UK, London: ACCA London.

2. Đỗ Tất Cường (2020), Dự báo những xu hướng thay đổi trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, Tạp chí Tài chính, số tháng 4/2020.

3. Nguyễn Thị Thọ (2022), Những xu thế thay đổi của ngành Kế toán trong tương lai, Tạp chí Công Thương - Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, số 2, tháng 02/2022.

4. Nguyễn Văn Bảo (2020), Cơ hội và thách thức đối với kế toán - kiểm toán Việt Nam trong bối cảnh mới, Tạp chí Tài chính, kỳ 2, tháng 12/2020.

5. Trần Thị Ngọc Anh (2019), Tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đến lĩnh vực kế toán, Tạp chí Tài chính, kỳ 2, tháng 9/2019.

6. Vũ Đức Chính (2020), Triển khai chiến lược kế toán, kiểm toán Việt Nam: kết quả và định hướng đến năm 2030, Tạp chí Tài chính, số tháng 4/2020.