Điều chỉnh hóa đơn tài chính và xử phạt khi điều chỉnh sai

Thực tế cho thấy, hiện nay những sai sót trong lập hóa đơn tài chính tại các doanh nghiệp (DN) thường xuyên xảy ra. Trong những sai sót đó, có những trường hợp DN phải điều chỉnh hóa đơn tài chính dựa trên cơ sở pháp lý để tránh sai phạm và tránh bị xử phạt về việc hủy hóa đơn sai quy định pháp luật.

Hiện nay, theo khoản 3 điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính khi hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ hoặc cả hai nhưng mã số thuế đúng thì DN chỉ cần biên bản điều chỉnh. Theo đó, khi bên bán đã giao hàng, cung ứng dịch vụ và xuất hóa đơn sai các chỉ tiêu như: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ (không liên quan đến giá trị) mà bên bán và bên mua đã kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra, đầu vào rồi, hai bên chỉ cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn mới điều chỉnh cho hóa đơn sai nêu trên. Bên bán đã giao hàng, cung ứng dịch vụ và xuất hóa đơn sai các chỉ tiêu như số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, thuế GTGT (liên quan đến giá trị)… mà bên bán và bên mua đã kê khai thuế GTGT đầu ra, đầu vào rồi, hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn mới điều chỉnh tăng (giảm) cho hóa đơn trước.

Xét một số trường hợp cụ thể như sau:

- Hóa đơn bị sai cả tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hoặc chỉ sai mã số thuế của bên mua thì xử lý điều chỉnh. Đây là sai sót không liên quan đến giá trị, nếu hai bên mua và bên bán đã kê khai thuế GTGT thì lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh, trong đó phần giá trị để trống, riêng phần diễn giải ghi: hóa đơn điều chỉnh. Nếu bên bán đã kê thuế GTGT còn bên mua chưa kê khai thuế GTGT đầu vào thì bên bán cần xin công văn chỉ đạo của cơ quan thuế.

- Hóa đơn bị sai tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng thì xử lý điều chỉnh: Lập biên bản điều chỉnh cho dù hai bên mua và bên bán đã kê khai thuế GTGT hay bên bán đã kê thuế còn bên mua chưa kê khai thuế GTGT.

- Hóa đơn bị sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT thì xử lý điều chỉnh. Nếu hai bên mua và bên bán đã kê khai thuế GTGT thì lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh (tăng, giảm phần chênh lệch giá trị). Nếu bên bán đã kê thuế còn bên mua chưa kê khai thuế GTGT thì xuất hóa đơn điều chỉnh và xin ý kiến của cơ quan thuế.

Khi mắc phải sai sót về lập hóa đơn tài chính, DN cần phải điều chỉnh đúng quy định. Trong trường hợp DN điều chỉnh sai quy định của pháp luật năm 2015 thì cả DN nhận và xuất hóa đơn điều chỉnh đều bị xử lý phạt theo quy định như sau:

- Xử phạt về hóa đơn. Theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 10/2014/TT-BTC về pháp luật về quản lý hóa đơn thì không quy định xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn điều chỉnh sai.

- Xử phạt về kê khai thuế GTGT. Theo đó, đối với bên bán, nếu bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh sai có thể làm ảnh hưởng đến doanh thu và ảnh hưởng đến thuế GTGT đầu ra và số thuế GTGT phải nộp NSNN nên có thể bị truy thu, phạt chậm nộp và phạt bổ sung theo quy định của Thông tư số 156/2013/TT-BTC và Thông tư số 166/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đối với bên mua, nếu nhận hóa đơn điều chỉnh sai sẽ ảnh hưởng đến việc kê khai thuế GTGT đầu vào và làm ảnh hưởng đến số thuế nộp NSNN nên cũng bị xử phạt theo quy định pháp luật nêu trên.

Hủy hóa đơn tài chính và các nội dung xử phạt

Trong thực tế, còn có những trường hợp sai sót mà DN phải hủy hóa đơn tài chính dựa trên cơ sở pháp lý hiện hành nhằm tránh bị xử phạt về việc hủy hóa đơn sai qui định pháp luật vào năm 2015. Theo đó, khoản 1,2 điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định:

- Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định. Thực tế hoạt động của DN cho thấy, với hai trường hợp trên, có thể xảy ra một trong các tình huống cụ thể là:

- DN lập hóa đơn tài chính nhưng chưa xé khỏi cuốn hóa đơn. Trong trường hợp này, DN phải gạch chéo từ trên xuống dưới hóa đơn.

- DN lập hóa đơn tài chính, đã xé khỏi cuốn hóa đơn nhưng chưa giao hàng. Trong trường hợp này, DN cần phải thu hồi hóa đơn lại và lập biên bản hủy hóa đơn.

- DN lập hóa đơn tài chính sai, đã xé khỏi cuốn hóa đơn và đã giao hàng nhưng người mua chưa nhận hàng, chưa nhận hóa đơn. Trong trường hợp này, DN cần thu hồi hóa đơn lại và lập biên bản hủy hóa đơn.

- DN lập hóa đơn tài chính sai tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, bên bán đã xé khỏi cuốn hóa đơn, đã giao hàng và người mua đã nhận hàng, nhận hóa đơn. Trong trường hợp này bị coi là hóa đơn bất hợp lệ. Nếu người bán và người mua chưa kê khai thuế GTGT năm 2015 thì lập biên bản hủy hóa đơn và bên bán viết hóa đơn mới.

- DN lập hóa đơn tài chính sai tên, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT; bên bán đã xé khỏi cuốn hóa đơn, đã giao hàng và người mua đã nhận hàng, nhận hóa đơn. Trong trường hợp này, nếu người bán và người mua chưa kê khai thuế GTGT năm 2015 thì lập biên bản thu hồi, hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới. Nếu người bán và người mua đã kê khai thuế GTGT năm 2015 hoặc người bán đã kê còn người mua chưa kê khai thuế GTGT năm 2015 thì xử lý điều chỉnh như trên hoặc xin ý kiến cơ quan thuế.

Ngoài các sai sót liên quan đến điều chỉnh, hủy hóa đơn tài chính thì tại các DN hiện nay còn xảy ra tình trạng mất, cháy, hỏng hóa đơn. Tình trạng mất, cháy, hỏng hóa đơn có thể bị xử phạt nặng theo quy định pháp luật năm 2015, cụ thể:

Đối với bên bán làm mất hóa đơn tài chính đầu ra năm 2015:

- Mất tờ hóa đơn tài chính đầu ra (liên 2): Theo điểm a khoản 4 điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BTC bị xử phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.

- Mất tờ hóa đơn tài chính đầu ra (liên 1, 3): Theo điều 10 Thông tư số 10/2014/TT-BTC: Không quy định xử phạt về hành vi làm mất liên 1,3. Theo điểm c khoản 1 điều 12 Nghị định số 105/2013/NĐ-CP ngày 16/9/2013 của Chính phủ: Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.

- Mất cả cuốn (thùng) hóa đơn tài chính đầu ra: Đều bị xử phạt như mất 1 tờ hóa đơn (quy về hành vi mất một hay nhiều lần).

Tuy nhiên, có một số trường hợp mất, cháy, hỏng tờ hóa đơn và cuốn hóa đơn đầu ra mà DN không bị xử phạt theo quy định pháp luật năm 2015. Cụ thể, theo điểm a khoản 4 điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BTC quy định 3 trường hợp, gồm: Mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn; Người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên 2 giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt; Người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ (người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

Đối với bên mua làm mất hóa đơn tài chính đầu vào năm 2015 thì xử lý như sau: Mất tờ hóa đơn tài chính đầu vào (liên 2): Theo khoản 1 điều 12 Thông tư số 10/2014/TT-BTC quy định: Phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho người mua) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách”. Tuy nhiên, có những trường hợp mất, cháy, hỏng tờ hóa đơn đầu vào thì DN không bị xử phạt theo quy định pháp luật 2015 như: Mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn; Người mua tìm lại được hóa đơn mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt.

Tài liệu tham khảo:

1. Nghị định số 12/2015/NĐ-CP;

2. Thông tư số 39/2014/TT -BTC, Thông tư số 78/2014/TT-BTC, Thông tư số 119/2014/TT-BTC, Thông tư số 156/2013/TT-BTC, Thông tư số 26/2015/TT-BTC, Thông tư số 96/2015/TT-BTC...

3. TS. Trần Huy Hoàng, Tổng Giám đốc Censtaf Group – bài giảng khóa học đặc biệt năm 2015.