Nhằm tiếp tục nhân rộng sử dụng hóa đơn điện tử và tạo hành lang pháp lý cho hoạt động này, ngày 12/9/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, đánh dấu thêm một bước tiến mới trong lộ trình chuyển dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của Chính phủ.

Những tiện ích của hóa đơn điện tử

Những tiện ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đối với doanh nghiệp (DN), cơ quan Thuế là không thể phủ nhận, nó không chỉ giúp giảm thủ tục hành chính mà còn đáp ứng tính an toàn, bảo mật, nhanh chóng, tiết kiệm, hạn chế việc sử dụng hóa đơn giả. Cụ thể:

Đối với doanh nghiệp

Thứ nhất, giúp giảm thủ tục hành chính. Việc quản lý hóa đơn giấy đòi hỏi phải cẩn thận. Nếu để mất hóa đơn, DN sẽ phải giải trình chi tiết và hợp lý với cơ quan Thuế. Hàng tháng, kế toán sẽ phải thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn như: Số hóa đơn đã sử dụng; Số hóa đơn bị hỏng do gạch xóa; Số hóa đơn chưa được sử dụng để cơ quan Thuế kiểm soát tình hình tài chính của công ty. DN sử dụng hóa đơn có mã xác thực sẽ không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bởi khi hóa đơn được xác thực thành công, thông tin hóa đơn của DN đã được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của Tổng cục Thuế.

Thứ hai, đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao, hạn chế tình trạng hóa đơn giả. Hoá đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.

Hiện nay, hóa đơn giấy giả, hóa đơn giấy hết hạn sử dụng đang tràn lan trên thị trường. Mức phạt đối với DN sử dụng hóa đơn trái phép đã tăng từ 20-50 triệu đồng, DN có thể truy tố hình sự nếu như hành vi này gây hậu quả nghiêm trọng. Khi hóa đơn đã được cơ quan Thuế cấp mã xác thực, nghĩa là hóa đơn đã có giá trị pháp lý, khách hàng muốn kiểm tra hóa đơn chỉ cần nhập mã hóa đơn vào website của cơ quan Thuế để tra cứu thông tin. Điều này sẽ ngăn chặn việc làm giả hay sử dụng hóa đơn quá hạn.

Thứ ba, việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực giúp DN tiết kiệm được thời gian và chi phí. Với hóa đơn giấy, thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn khá rườm rà. DN mất nhiều thời gian chờ đợi cơ quan Thuế cấp phép. Sau khoảng 7 ngày, DN phải đem mẫu hóa đơn đi đặt in. Số lượng bản in là cố định, hóa đơn đã in phải mang về lưu trữ tại DN. Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực là xóa bỏ những công đoạn không cần thiết trên. Với hóa đơn xác thực, DN sẽ được tự thiết kế mẫu và phát hành hóa đơn điện tử. Thủ tục phát hành và đăng ký thực hiện qua website và email. Cơ quan Thuế sẽ xử lý và gửi kết quả cho DN ngay trong ngày thông qua email. Như vậy, hóa đơn xác thực giúp phát hành hóa đơn nhanh hơn 7 lần so với hóa đơn giấy.

Bên cạnh việc tiết kiệm về thời gian, sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp DN tiết kiệm chi phí. Cụ thể, để in mỗi quyển hóa đơn giấy thì trung bình phải trả từ 300-500 nghìn đồng. Trung bình, DN sẽ cần in từ 5-10 quyển mỗi lần, tức là sẽ mất khoảng 3 - 5 triệu đồng cho mỗi lần in. (Chưa kể với các DN lớn, số lượng cần in này sẽ tăng lên). Như vậy, chi phí của DN sẽ tăng lên tới cả chục triệu đồng mỗi lần in hóa đơn. Tiếp đó, để gửi tới khách hàng, sẽ phát sinh phí chuyển phát nhanh. Số lượng hóa đơn càng lớn chi phí này sẽ càng cao. Trong khi đó, lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực là không cần phải in hóa đơn. Để gửi cho khách hàng, DN chỉ cần lập hóa đơn, ký điện tử, gửi hóa đơn tới cơ quan Thuế để được cấp mã xác thực sau đó gửi cho khách hàng của mình dưới dạng file điện tử. Điều này giúp DN không mất chi phí.

Thứ tư, giúp tăng độ chính xác của thông tin. Khi lập hóa đơn giấy, kế toán phải làm tất cả nghiệp vụ bằng tay với giấy than. Bởi vậy, những sai sót trong hóa đơn là khó tránh khỏi. Điều này làm cho việc báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn của DN sẽ mất thời gian nhiều hơn. Tuy nhiên, đối với hóa đơn điện tử, khi lập hóa đơn, kế toán sẽ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử xác thực có kết nối với cơ quan Thuế. Trước khi được xác thực bởi Tổng cục Thuế, kế toán có thể kiểm tra lại thông tin hóa đơn, thực hiện sửa hóa đơn trên phần mềm nếu có sai sót. Vì vậy, hóa đơn xác thực đã giúp tăng độ chính xác của thông tin hóa đơn cho DN.

Thứ năm, gia tăng mức độ tin cậy cho DN. Hóa đơn điện tử có thể chứa các thông tin nhận diện của DN như: Logo, hình ảnh. Bên cạnh đó, mã số xác thực được cấp bởi Tổng cục Thuế sẽ giúp khách hàng dễ dàng tra cứu hóa đơn trên website của cơ quan Thuế để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn. Việc trao đổi hóa đơn điện tử giữa DN với khách hàng cũng đơn giản hơn rất nhiều, thay vì phải chuyển phát nhanh giống như hóa đơn giấy, hóa đơn có thể được thông báo qua Internet với nhiều phương thức tiện lợi và chuyên nghiệp hơn như: Email, SMS…

Ngoài ra, do toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến nên khi cần sử dụng hóa đơn kê khai, phục vụ công tác kế toán, khách hàng, DN có thể chủ động truy xuất online để kiểm tra thông tin hóa đơn kịp thời trên hệ thống mà không phải mất thời gian đợi chờ bên bán giao hóa đơn gây chậm trễ trong hoạt động kinh doanh. Từ đó giúp khách hàng tiết kiệm thời gian giao dịch trực tiếp với DN. Với tiện ích truy xuất online, khách hàng của DN có thể sử dụng nhiều tùy chọn theo nhu cầu tại đơn vị với phương thức lưu trữ đa dạng như: lưu trữ dưới dạng file điện tử hoặc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định. Như vậy, có thể thấy, hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích cho cả DN và khách hàng.

Đối với cơ quan Thuế

Với việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản lý của cơ quan thuế được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh.

Hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. Ngoài ra, cơ quan Thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn. Hiện nay, khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập DN, cơ quan Thuế và đơn vị liên quan đều thực hiện đối chiếu hóa đơn (đây là công việc bắt buộc). Thông thường, thời gian để cơ quan Thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, khi DN sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin về hóa đơn của DN được tập trung tại cơ quan Thuế một cách liên tục nên cơ quan Thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của DN có thể kịp thời phát hiện ra những bất thường khi DN xuất hóa đơn.

Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan Thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ môi trường kinh doanh; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn - lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

Một số khó khăn đặt ra

Áp dụng hoá đơn điện tử, có nghĩa là DN phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của DN. Thêm vào đó, DN sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; DN cũng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ… Lợi ích áp dụng hóa đơn điện tử là rất rõ nhưng hiện tại chi phí áp dụng ban đầu vẫn cao hơn nhiều so với việc DN tự in hóa đơn, đó là lý do đầu tiên nhiều DN chưa lựa chọn hóa đơn điện tử nhất là đối với các DN nhỏ và siêu nhỏ.

Hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy, hóa đơn điện tử chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, các DN thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn này.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải DN nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin - viễn thông. Không có nhiều DN cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử có đủ quy mô và năng lực cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng, từ các thành phố lớn tới địa bàn huyện, xã... Các DN nhỏ và vừa thường chậm trong việc tiếp cận công nghệ, ngại thay đổi. Mặc dù, đã biết ưu điểm của hóa đơn điện tử nhưng nhiều DN do số lượng sử dụng hóa đơn không nhiều và số lượng hóa đơn giấy in còn rất nhiều trong kho nên vẫn còn đang “nghe ngóng” lộ trình chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan Thuế.

Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng dẫn đến nhiều vấn đề mà DN chưa biết cách xử lý, đặc biệt, đối với ngành nghề chuyên về vận chuyển. Khi vận chuyển hàng hóa, DN phải có hóa đơn để trình cơ quan chức năng kiểm tra. Khi dùng hóa đơn điện tử, DN không biết lấy hóa đơn nào để xuất trình. Đó là chưa kể các vấn đề phát sinh khác liên quan đến chi phí xác nhận, photo các hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn giấy. Ngoài ra, theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử khắt khe và phức tạp hơn nên việc triển khai chậm hơn. Hóa đơn điện tử chạy bằng phần mềm phải có chứng thư kỹ thuật số, hạ tầng ngành viễn thông cũng như các điều kiện khác từ phía các DN, như phải kết nối cơ quan Thuế và cơ quan liên quan thì mới có thể sử dụng... điều này dẫn đến các DN e ngại.

Đặc biệt, khi sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, bản thân các DN không chỉ liên kết với mỗi cơ quan Thuế mà còn liên kết với ngân hàng, người mua, người bán. Các ngân hàng có thể dễ dàng thực hiện hoá đơn điện tử nhưng với người mua, người bán thì vẫn còn một số rào cản, khiến cho việc triển khai thực hiện phần mềm hóa đơn điện tử diễn ra chậm. Thêm vào đó, các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm, các nhà mạng cũng chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện, bảo đảm cho việc vận hành thông suốt hóa đơn điện tử.

Quy định mới về sử dụng hóa đơn điện tử

Với những tiện ích trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, từ năm 2010, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, trong đó đã đề cập đến việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử do các DN tự lựa chọn và thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế. Sau 7 năm triển khai, hóa đơn điện tử đã cho thấy nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy). Ngày 12/9/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Sự ra đời của Nghị định này đã đánh dấu thêm một bước tiến mới trong lộ trình chuyển dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của Chính phủ. Cụ thể:

Một là, hoàn thành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất vào 01/11/2020. Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định: “Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế theo quy định thực hiện xong đối với các DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01/11/2020”. Các DN, tổ chức, cá nhân kinh doanh được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020, nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018.

Hai là, hóa đơn điện tử không mã được áp dụng với DN một số ngành nhất định. Các DN này bao gồm các pháp nhân kinh doanh trong lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử. Tuy nhiên, DN thuộc nhóm ngành nghề trên vẫn phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực nếu thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Ba là, hóa đơn điện tử có mã xác thực được áp dụng với hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ trở lên. Tại Điều 12 Nghị định, nhóm các cá nhân, tổ chức bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực được quy định như sau:

(i) Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ;

(ii) Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định;

(iii) Hộ, cá nhân kinh doanh nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

(iv) Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc DN, tổ chức được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh;

(v) DN, tổ chức thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Bốn là, bắt buộc hủy hóa đơn giấy còn tồn khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế. Tại khoản 3, Điều 14, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP nêu rõ: “Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định”. Như vậy, sau khi đã chuyển sang dùng hóa đơn điện tử có mã xác thực, DN không thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy và phải hủy hóa đơn theo đúng quy định.

Năm là, nhóm đối tượng được hưởng miễn phí hóa đơn điện tử có mã. Theo quy định tại Điều 13 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, các pháp nhân kinh doanh được cung cấp không thu tiền dịch vụ hóa đơn điện tử có mã bao gồm:

- DN nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn;

- DN nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập;

- Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã;

- DN nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ DN hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cấu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Tuy nhiên, để hóa đơn điện tử trở nên phổ cập, vẫn cần rất nhiều nỗ lực của cơ quan quản lý, của DN cung cấp dịch vụ để thay đổi nhận thức, tư duy của người dân và cộng đồng DN Việt Nam.       

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội, Luật Quản lý thuế số Luật số 78/2006/QH11;
2. Chính phủ, 2010, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ;
3. Chính phủ, 2018, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
4. Nguyễn Thị Thu Trang, Nông Thị Kim Dung, Lợi ích và khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử, Tạp chí Tài chính, năm 2018;
5. Các trang điện tử: www.gdt.gov.vn, tapchitaichnh.vn, mof.gov.vn.