Văn phòng kết hợp lên ngôi

Trong suốt quá trình giãn cách xã hội, nhu cầu của các khách thuê muốn tìm văn phòng ở khu vực trung tâm luôn đạt mức cao. Nguồn cung ít, nguồn cầu vẫn luôn hiện hữu, chính là một đòn bẩy tích cực cho việc triển khai mô hình làm việc kết hợp. Bên cạnh đó, chúng ta có thể thấy rằng chỉ số tăng trưởng GDP cũng là một con số quan trọng cho chúng ta thấy lý do thúc đẩy mô hình làm việc kết hợp.

Trước đây, chúng ta luôn nói đến văn phòng linh hoạt (flexible office) và văn phòng chia sẻ (co-working). Hai mô hình này có nghĩa là các công ty khác nhau cùng chia sẻ một mặt bằng để tiết kiệm chi phí, cùng sử dụng các tiện ích chung như lễ tân, bảo vệ hoặc dịch vụ vệ sinh. Tất cả mọi dịch vụ và chi phí được cung cấp theo một gói sản phẩm, và họ sẽ phải chia sẻ với nhau trong văn phòng đó.

Mặc dù mô hình này được nói đến rất nhiều nhưng nó vẫn có sự hạn chế khi áp dụng. Văn hóa của mô hình này khá phù hợp với nhóm các công ty mới khởi nghiệp, hay các công ty IT lớn vẫn làm việc theo từng dự án, hoặc một phòng ban nào đó của một công ty khi chưa tìm được văn phòng thì có thể đến văn phòng chia sẻ để ngồi tạm. Đây là sự linh hoạt tạm thời và phù hợp với một số công ty, vì thế không phải công ty nào và văn hóa doanh nghiệp nào cũng áp dụng được mô hình này.

Mô hình văn phòng làm việc kết hợp - hybrid working được hiểu là những nhân viên văn phòng của một công ty vẫn sử dụng văn phòng của chính mình, do đó mỗi công ty vẫn sẽ giữ nguyên cốt lõi của mình trong công việc, trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nhân viên lại có sự lựa chọn linh hoạt làm việc tại nhà vào bất kỳ thời gian nào mà họ cảm thấy phù hợp nhất, hoặc khi người quản lý của họ cảm thấy việc này đem lại hiệu quả làm việc tốt nhất.

Do đó, mô hình làm việc kết hợp có thể áp dụng cho nhiều đối tượng hơn, bao gồm cả các công ty của nhóm văn phòng chia sẻ và nhóm công ty văn phòng truyền thống. Theo dự đoán, mô hình làm việc kết hợp sẽ được áp dụng và triển khai nhanh hơn rất nhiều so với văn phòng chia sẻ.

Tuy nhiên, vấn đề cốt lõi của việc chuyển đổi từ mô hình cũ sang mô hình linh hoạt, chính là việc áp dụng các nền tảng kỹ thuật số - digital. Các cuộc họp mặt trực tiếp có thể chuyển sang họp trực tuyến hoặc kết hợp cả hai, áp dụng các loại hợp đồng điện tử, các hình thức giao việc giữa người quản lý với nhân viên cũng được thực hiện online thông qua các phần mềm được áp dụng riêng cho từng bộ phận hoặc toàn công ty. Từ đó hình thành nên những “văn phòng số”.

Đối với chủ doanh nghiệp, mô hình văn phòng kết hợp sẽ giúp tiết kiệm diện tích thuê, thời gian làm việc...

Trên thực tế, có nhiều yếu tố khác nhau thúc đẩy mô hình làm việc kết hợp ở nơi nào diễn ra nhanh hơn, nơi nào chuyển đổi chậm hơn. Đối với nhân viên, khi nhà ở của họ rộng rãi hơn, họ sẽ muốn ở nhà làm việc. Có thể so sánh nhanh ở TP. Hồ Chí Minh và Hà Nội khi nhà ở Hà Nội thường có xu hướng nhỏ hơn. Khi nhà nhỏ hơn, mọi người sẽ muốn ra ngoài nhiều hơn vì rất khó tập trung. Vì vậy, ở Hà Nội, xu hướng làm việc kết hợp sẽ bị kéo chậm lại vì nhân viên muốn ra khỏi nhà chứ không muốn làm việc tại nhà.

Yếu tố thứ hai là dân số. Khu vực có dân số già hơn sẽ muốn ở nhà chăm sóc gia đình, muốn có sự cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân nhiều hơn. Còn đối với người trẻ, họ sẽ thích cộng tác và tiếp xúc nhiều hơn.

Về thời gian đi làm, nếu đường đến công ty quá xa, nhân viên sẽ muốn ở nhà. Đối với những ai ở gần văn phòng, đặc biệt là những người trẻ thường thuê nhà ngay gần công ty thì họ sẽ thích đến công ty hơn.

 Bên cạnh đó, nền tảng công nghệ, tốc độ internet và thời gian phong tỏa/giãn cách xã hội cũng là những yếu tố có tác động. Thời gian phong tỏa càng lâu, tốc độ chuyển đổi văn phòng càng nhanh vì mọi người không có sự lựa chọn nào khác ngoài việc phải thay đổi.

Yếu tố cuối cùng và rất quan trọng, đó là giá văn phòng cao và nguồn cung hạn chế cũng là một chất xúc tác rất mạnh đối với các công ty đang tìm kiếm không gian mở rộng nhưng lại không tìm được nơi để mua, trong khi chi phí ngày càng tăng cao. Khi áp dụng văn phòng kết hợp, bài toán sẽ được giải quyết trong khoảng thời gian tương đối lâu dài. Những nơi có văn phòng phù hợp, nguồn cung dồi dào, mọi người sẽ thoải mái hơn trong việc cung cấp cho nhân viên những chỗ ngồi riêng tư như trước đây, và tốc độ chuyển đổi ở những nơi này cũng giảm bớt rất nhiều. Có thể thấy tốc độ chuyển đổi tại TP. Hồ Chí Minh chắc chắn sẽ nhanh hơn rất nhiều so với Hà Nội.

Tóm lại, đại dịch là chất xúc tác cho quá trình chuyển đổi từ mô hình làm việc truyền thống sang mô hình kết hợp. Mô hình làm việc này chắc chắn sẽ là một xu hướng tuy mới mẻ nhưng tất yếu trong thời gian tới.

Xu hướng co-working tăng trưởng chậm

Các không gian làm việc chung (co-working) có nguồn cung tăng trưởng chậm trong năm 2021 ở mức 3% với tổng diện tích 83.500m2, trong khi đó mức tăng trưởng ở năm 2020 là 6% theo năm. Có 3 dự án co-working mới cung cấp cho thị trường tổng diện tích cho thuê 4.300m2 với quy mô nhỏ, nhưng bên cạnh đó cũng có 4 dự án đóng cửa với tổng diện tích 2.100m2.

Với lượng cung mới ít ỏi, công suất trung bình toàn thị trường co-working tăng 7 điểm phần trăm theo năm, giá trung bình được giữ ổn định theo năm ở mức 5,9 triệu đồng/vị trí/tháng.

Co-working trong các tòa văn phòng hạng B có công suất trung bình cao nhất thị trường ở mức 84%, kế đến là ở các tòa hạng A với 82%. Với các dự báo kinh tế tích cực cho năm 2022, nhu cầu mở địa điểm co-working có triển vọng tăng trưởng.

Với những yếu tố tác động đã phân tích, có thể dự báo, tới năm 2025, thị trường văn phòng sẽ ghi nhận thêm 550.000m2 diện tích sàn từ 21 dự án mới, trong đó 11 dự án ngoài trung tâm chiếm 48% tổng diện tích. Bốn dự án hạng A với quy mô lớn sẽ vào thị trường từ năm 2023 trở đi, với diện tích sàn trung bình 67.000m2/dự án, chiếm 49% tổng nguồn cung tương lai.

Bên cạnh đó, nhu cầu lao động tại các thành phố lớn trong năm 2022 sẽ gia tăng, tập trung chủ yếu từ ngành thương nghiệp, bất động sản và sản xuất điện tử. Những ngành này cùng với ngành công nghệ thông tin và truyền thông cũng chiếm đa số nguồn vốn FDI mới và vốn FDI bổ sung trong năm 2021, nên nhiều khả năng sẽ trở thành những ngành trọng điểm tạo ra nhu cầu thuê văn phòng.