Ông Nguyễn Nam Thắng (Đồng Nai) hỏi: Tại Quyết định số 768/ QĐ-KBNN ngày 22/9/2014 của KBNN về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của hệ thống KBNN (Quyết định 768) có quy định: Sổ chi tiết tài khoản trong bảng lưu trữ 10 năm; sổ chi tiết liên kho bạc đi, đến lưu 20 năm; chứng từ nội bảng lưu 25 năm.

Tuy nhiên, tại Quyết định số 858/ QĐ-KBNN ngày 15/10/2014 của KBNN về việc ban hành Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của hệ thống KBNN trong điều kiện vận hành TABMIS (Quyết định 858), các sổ chi tiết nêu trên sẽ lưu cùng tập chứng từ kế toán. Nếu thực hiện theo Quyết định 858 thì lại không đúng như quy định tại Quyết định 768.

Do vậy, xin hỏi các sổ chi tiết lưu kèm tập chứng từ ngày sẽ lưu trong bao nhiêu năm?

Về vấn đề trên, Kho bạc Nhà nước hướng dẫn như sau:

Những quy định tại Quyết định số 768 và Quyết định số 858 có một số điểm quy định chưa thống nhất, nên sẽ sửa đổi trong thời gian tới. Hiện tại, các đơn vị thực hiện theo hướng dẫn tại Tiết 1.1 Khoản 2 Điều 16 của Quyết định 858,

Theo đó, đối với tài liệu kế toán bằng giấy, các đơn vị thuộc KBNN; KBNN cấp tỉnh, cấp huyện thực hiện theo quy định tại Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính và Quyết định 768.

Đối với mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập làm 02 bản và lưu trữ ở hai Phòng/Bộ phận (kế toán, lưu trữ cơ quan), với thời hạn lưu trữ vĩnh viễn;

Trong trường hợp một tập tài liệu kế toán bằng giấy (chỉ áp dụng với tập chứng từ ngày) gồm nhiều loại tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ khác nhau, thì thời hạn lưu trữ toàn bộ tài liệu kế toán thuộc tập chứng từ ngày bằng với thời hạn của tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ cao nhất trong tập chứng từ ngày đó.

Đối với tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ cụ thể, thì sau thời hạn này, đơn vị KBNN phải thành lập Hội đồng xem xét, đánh giá và quyết định thời hạn tiếp tục lưu trữ hoặc tiêu hủy.”

Vì vậy, căn cứ những quy định pháp luật nêu trên, đối với tình huống này thì việc lưu Sổ chi tiết tài khoản trong bảng, Sổ chi tiết liên kho bạc đi, đến thuộc tập chứng từ ngày bằng với thời hạn của tài liệu kế toán có thời hạn lưu trữ cao nhất trong tập chứng từ nội bảng lưu 25 năm.