Theo Quy định, công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).

Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).

Quy đinh quy định cụ thể điều kiện để được thanh toán công tác phí bao gồm:

Một là, thực hiện đúng nhiệm vụ được giao;

Hai là, được thủ trưởng đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác;

Ba là, có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định.

Ngược lại, Quy định cũng quy định những trường hợp không được thanh toán công tác phí, bao gồm:

Thứ nhất, thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức;

Thứ hai, hững ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ đối với người đi học;

Thứ ba, những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác;

Thứ tư, những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

Quy định nêu rõ, thủ trưởng đơn vị phải xem xét, cân nhắc khi cử người đi công tác (về số lượng người và thời gian đi công tác) bảo đảm hiệu quả công tác, sử dụng kinh phí tiết kiệm, trong phạm vi dự toán hàng năm được cấp có thẩm quyền giao và nguồn tài chính hợp pháp của đơn vị.

Đồng thời, đơn vị cử người đi công tác có trách nhiệm thanh toán các khoản công tác phí cho người đi công tác theo đúng chế độ chi và không được chi thêm bất cứ khoản chi nào dưới bất kỳ hình thức nào cho người đi công tác từ tất cả các nguồn kinh phí của đơn vị.

Trong những ngày được cử đi công tác nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì ngoài chế độ phụ cấp lưu trú còn được thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động theo quy định hiện hành.

Theo đó, thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ: Thủ tục xác nhận làm thêm giờ làm căn cứ thanh toán; quy định các trường hợp đi công tác được thanh toán tiền lương làm thêm giờ, đảm bảo nguyên tắc chỉ được thanh toán trong trường hợp được người có thẩm quyền cử đi công tác phê duyệt làm thêm giờ, không thanh toán cho các trường hợp đi công tác kết hợp giải quyết việc riêng trong những ngày nghỉ và không thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ trong thời gian đi trên các phương tiện như tàu, thuyền, máy bay, xe ô tô và các phương tiện khác.

Ngoài ra, trường hợp cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được các cơ quan tiến hành tố tụng mời ra làm nhân chứng trong các vụ án có liên quan đến công việc chuyên môn, thì cơ quan tiến hành tố tụng thanh toán chi phí đi lại và các chi phí khác theo quy định của pháp luật từ nguồn kinh phí của cơ quan tiến hành tố tụng.