Đặt vấn đề

Cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang ảnh hưởng đến mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội, đặc biệt khi các hoạt động giao dịch có sự chuyển đổi từ trực tiếp sang gián tiếp thông qua chuyển đổi số. Cùng với chủ trương chính sách của Nhà nước trong việc xây dựng Chính phủ số, xã hội số, y tế số…, lĩnh vực kinh tế nói chung và kế toán nói riêng trong các DN cũng đang từng bước đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số nhằm đáp ứng sự thay đổi của các giao dịch kinh tế, đảm bảo phản ánh khoa học, đúng đắn, nhanh chóng các thông tin phục vụ cho quản trị DN.

Lĩnh vực kế toán hiện nay đã và đang ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) một cách toàn diện và hiệu quả. Điều này giúp cho hệ thống kế toán hoạt động liên tục, tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, góp phần mang lại lợi ích chung cho DN. Với các ưu điểm trong việc thu nhận, phân loại, tổng hợp nhanh chóng, chính xác, trình bày thông tin rõ ràng đảm bảo tính so sánh cũng như khối lượng lưu trữ khổng lồ, chuyển đổi số đã ngày càng cho thấy sự cần thiết trong việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của kế toán DN.

Ứng dụng chuyển đổi số trong công tác kế toán

Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây

Nghiên cứu của Abdullah Mohammad Al-Zoub (2017) đã chỉ ra sự tác động của điện toán đám mây (Cloud Computing) đối với công tác kế toán gồm: Thiết lập công tác tổ chức kế toán; Hoạt động tài chính; Tài liệu; Sổ sách kế toán; Báo cáo tài chính; Người dùng; Thủ tục; Phần mềm; Thiết bị vật lý. Kết quả nghiên cứu cho thấy, khi ứng dụng điện toán đám mây vào công tác kế toán cho phép DN tái tổ chức bộ máy kế toán theo hướng gọn nhẹ vì không bị ảnh hưởng bởi vị trí địa lý và trang thiết bị.

Theo đó, chất lượng thông tin được nâng cao nhờ tính kịp thời và tính chính xác cùng với sự hỗ trợ về xử lý và lập báo cáo theo thời gian thực. Các thông tin của các giao dịch kinh tế tài chính được gửi, nhận trực tiếp và được xử lý tự động thông qua hệ thống điện toán đám mây. Thông tin được thiết lập một lần và chia sẻ trực tiếp đến các đối tượng trong và ngoài DN, đảm bảo sự minh bạch của thông tin trong khi hoạt động giao dịch giữa các bên diễn ra. Cuối cùng là, tiết kiệm được các chi phí về phần cứng và phần mềm trong quá trình triển khai và cài đặt.

Thêm vào đó, để so sánh giữa kế toán dựa trên nền tảng đám mây và mô hình kế toán truyền thống, tác giả Shaban Mohammadi và Ali Mohammadi (2014) đã chỉ ra những ảnh hưởng tích cực và rủi ro mà DN phải đối mặt khi ứng dụng điện toán đám mây trong công tác kế toán. Khi DN áp dụng kỹ thuật điện toán đám mây tích hợp với các ứng dụng trong kế toán, giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán như: Phân tích dữ liệu; Hệ thống chuyên gia; Công cụ hỗ trợ dự đoán; Phần mềm hỗ trợ ra quyết định; Phần mềm cung cấp việc kiểm tra liên tục. Những kỹ thuật này hỗ trợ DN trong việc phân tích thông tin, kiểm soát thông tin và hỗ trợ trong quá trình ra quyết định một cách thường xuyên, liên tục.

Ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo

Trong hoạt động của kế toán, công nghệ AI được áp dụng trong việc thu nhận dữ liệu thông qua các phần mềm kế toán với khả năng tự động nhập dữ liệu, điều chỉnh. Các công ty áp dụng nhập liệu bằng công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR) bằng việc chuyển đổi hình ảnh, PDF, chữ viết tay sang dạng văn bản tài liệu mềm, ngoài ra các kỹ sư còn ứng dụng công nghệ học máy (machine learning) và cây quyết định (tree decision) để phân tích ngữ nghĩa trong câu, từ đó trích xuất những thông tin quan trọng và lưu lại trong cơ sở dữ liệu.

Ứng dụng AI vào công tác kế toán đang trở nên ngày càng phổ biến giúp cho việc thu thập dữ liệu đầu vào được tự động hóa và dữ liệu được thu thập đa dạng hơn không chỉ là những dữ liệu tài chính mà còn cả phi tài chính như văn bản, ngữ cảnh, biểu tượng. Điều này giúp tăng tính chính xác của thông tin và tạo điều kiện cho việc phân tích thông tin kế toán (TTKT) theo sự kiện và hoàn cảnh cụ thể cũng như hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý. Bên cạnh đó, AI còn có thể thay thế con người trong một số các trường hợp nhất định trong việc thực hiện các công tác tư vấn tham khảo Luật, nghị định, chuẩn mực, chế độ kinh tế tài chính, giúp người dùng đưa ra được lựa chọn đúng đắn, hợp pháp khi thực hiện hoạt động sản xuất - kinh doanh.

Ứng dụng công nghệ Blockchain

Blockchain là một cơ sở dữ liệu phân cấp lưu trữ thông tin trong các khối thông tin được liên kết với nhau bằng mã hóa và mở rộng theo thời gian. Blockchain có thể làm giảm phần lớn khả năng xảy ra sai sót, chống sửa đổi dữ liệu, bảo mật cao và được các chuyên gia đánh giá sẽ trở nên phổ biến trong lĩnh vực kế toán, tài chính ngân hàng.

Như vậy, khi ứng dụng Blokchain sẽ giúp đảm bảo tính tính minh bạch và bất biến của TTKT. Blockchain là một cơ sở dữ liệu hoạt động trên đám mây lưu trữ nhiều thông tin, bao gồm thông tin tài chính và phi tài chính. Bất kỳ thông tin nào được tải lên mạng Blockchain đều được xác nhận và phê duyệt bởi các thành viên hiện có và sau đó được phân phối cho các thành viên mạng trong thời gian thực. Điều đó có nghĩa là, dữ liệu trên Blockchain được bảo mật về mặt lý thuyết chống lại việc bị lấy trộm và điều chỉnh dữ liệu. Đồng thời, nó làm giảm phần lớn khả năng xảy ra sai sót khi đối chiếu các thông tin phức tạp và khác biệt từ nhiều nguồn khác nhau. Đây là một trong những vẫn đề cấp thiệt được đặt ra đối với công tác bảo mật thông tin và bất biến của TTKT trong giai đoạn áp dụng.

Lợi ích của chuyển đổi số trong công tác kế toán

Dưới sự tác động các phương thức tổ chức thực hiện các hoạt động kinh tế tài chính, việc ứng dụng công nghệ trong công tác kế toán là tất yếu khách quan, mang lại khá nhiều lợi ích cho hoạt động của công tác kế toán cũng như cho DN, cụ thể:

- Đối với công tác thu thập thông tin của kế toán: Chuyển đổi số cho phép sử dụng đa dạng các phương thức thu thập thông tin kinh tế, tài chính như quét mã vạch, thư điện tử, lấy dữ liệu từ hệ thống khác nhanh chóng, chứng từ điện tử… Ngoài ra, còn được hỗ trợ nhập dữ liệu bằng giọng nói hiện đại cũng như các công cụ thu thập thông tin tự động khác. Các phương thức trên không chỉ đa dạng mà còn mang lại hiệu quả cao trong công tác thu thập thông tin, cụ thể: Các thông tin được kế toán thu nhận một cách nhanh chóng, dung lượng lớn do có sự tích hợp các thông tin trên phương thức thu thập; đảm bảo thông tin được thu thập chính xác, giảm thiếu độ sai sót so với kế toán thủ công cũng như phương thức nhập liệu trên máy vi tính thông thường...

- Đối với công tác ghi chép, xử lý thông tin: Ứng dụng công nghệ số giúp việc ghi chép và xử lý thông tin của kế toán rút gọn thời gian, nâng cao năng suất lao động kế toán lên nhiều lần so với kế toán thủ công. Chỉ với một thao tác dễ dàng thay đổi cả hệ thống dữ liệu, đảm bảo tính chính xác tối đa. Đối với công tác kế toán thủ công, quá trình này cần được thực hiện qua nhiều công đoạn: Sau khi thu thập thông tin, kế toán viên cần phân loại thông tin thành từng nhóm, sau đó tổng hợp các thông tin, ghi chép sang các sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán có liên quan, cũng như các sổ kế toán tổng hợp khác. Tuy nhiên, CNTT cho phép kế toán thực hiện các thao tác tự động, kế toán chỉ cần nhập dữ liệu thông qua các phần cứng, công cụ, sau đó hệ thống sẽ tự động nhận biết và chuyển thông tin và các sổ thẻ kế toán liên quan. Tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán đều có thể truy cập được các thông tin đã được phân loại, xử lý theo nhiều cách phân loại khác nhau thay vì thực hiện các thao tác mất nhiều thời gian như kế toán thủ công. Với sự tự động hóa này, cho phép nâng cao năng suất lao động của kế toán lên hàng chục, hàng trăm lần với kết quả xử lý chính xác, giúp kế toán ghi chép xử lý thông tin nhanh gọn kịp thời hiệu quả.

- Đối với công tác cung cấp thông tin: Công nghệ số giúp kế toán cung cấp thông tin theo nhiều mức độ khác nhau, tùy thuộc vào đối tượng, hình thức khác nhau. So với kế toán thủ công, thông tin chỉ được cung cấp theo cách cụ thể đã được xác định trước, trong khi đó khi ứng dụng CNTT cho phép kế toán cung cấp thông tin theo nhiều chiều, nhiều các tiếp cận, nhiều đối tượng sử dụng và tại bất kỳ thời điểm nào trong niên độ kế toán mà không cần mất thời gian tổng hợp, sắp xếp thông tin. Từ đó, nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng, công tác kiểm soát, quản lý và hoạt động nói chung.

- Đối với công tác sao lưu và khôi phục dữ liệu: Theo nghiên cứu của Ayman Mohamed Zerban (2015) khi so sánh giữa DN có và không sử dụng công nghệ điện toán đám mây trong quá trình khôi phục dữ liệu do lỗi kỹ thuật cho thấy, những DN sử dụng công nghệ trong quá trình sao lưu và hồi phục) nhanh hơn gấp 4 lần so với những DN không sử dụng. Điều này cho thấy nhờ có công nghệ số mà công tác sao lưu và khôi phục dữ liệu kế toán cho DN có hiệu quả hơn, giúp rút ngắn thời gian cho công tác kế toán.

- Đối với công tác kiểm soát, bảo mật thông tin: Việc ứng dụng CNTT trong kế toán giúp xây dựng được nhiều quy trình, thủ tục làm việc, kiểm soát tốt hệ thống, xử lý dữ liệu có độ tin cậy cao; giúp kế toán rà soát, cung cấp thông tin, dữ liệu nhanh chóng, chính xác trên mọi phương diện. Đồng thời, cũng giúp nâng cao tính kiểm soát hiệu quả như: kiểm soát truy cập, kiểm soát các dữ liệu lưu trữ, kiểm soát các thao tác thủ tục, phân chia chức năng công việc, làm việc đúng quy trình... Bên cạnh đó, đối với việc sử dụng công nghệ Blockchain, thì vấn đề bảo mật TTKT được thực hiện triệt để.

Thách thức đặt ra

Có thể thấy, kế toán là một trong những ngành nghề đi đầu về ứng dụng CNTT. Quy trình kế toán đã và sẽ có sự thay đổi căn bản khi hầu hết các phần hành kế toán đều ứng dụng CNTT, kể cả hoạt động ghi sổ, lập báo cáo tài chính. Do vậy, thách thức lớn nhất mà ngành Kế toán gặp phải trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 là yêu cầu về lao động có trình độ CNTT.

Thực tế cho thấy, kiến thức, hiểu biết, trình độ ứng dụng CNTT của các kế toán viên hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đồng đều. Trong khi đó, công tác đào tạo mới chỉ dừng lại ở việc truyền thụ kiến thức nền, chưa chuyên sâu, đa ngành, nhất là đối với những kiến thức mang tính đặc thù công nghệ, bảo mật và AI... Cơ sở vật chất của hầu hết các cơ sở đào tạo kế toán ở Việt Nam còn nghèo nàn, thiếu phòng thực hành, thiếu hệ thống thư viện hiện đại. Một số cơ sở đào tạo đã có hệ thống thư viện, nhưng còn hạn chế về không gian đọc, các tiện ích, đầu sách và cơ sở dữ liệu phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy, học tập. Đây chính là nguyên nhân làm cho công tác nghiên cứu, giảng dạy của giảng viên gặp nhiều khó khăn, môi trường học tập của người học không thuận lợi.

Một thách thức khác là chất lượng hạ tầng CNTT của các DN kế toán nhìn chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong công cuộc chuyển đổi số, đặc biệt trong các DN có quy mô nhỏ và vừa. Việc thực hiện chuyển đổi số trên góc độ toàn xã hội cũng như ngành Kế toán đòi hỏi sự đồng bộ cũng như cơ sở hạ tầng hoàn thiện, bởi cơ sở hạ tầng là nền tảng cho việc thực hiện việc chuyển đổi số, thiếu cơ sở hạ tầng thì DN sẽ không đủ điều kiện để vận dụng. Thực tế cho thấy các DN nhỏ và vừa, với xu hướng tiết kiệm chi phí vận hành tăng khả năng tạo ra lợi nhuận thì hệ thống cơ sở hạ tầng vô cùng nghèo nàn. Trong khi đó, một số các ứng dụng chuyển đổi số như công nghệ AI đặc biệt đòi hỏi một nền tảng cơ sở hạ tầng chất lượng cao, hay công nghệ điện toán đám mây phụ thuộc và đường truyền băng rộng, khả năng kết nối Internet của DN, nếu hệ thống đường truyền bị đứt đoạn hoặc DN áp dụng một nền tảng khác sẽ gây ra sự gián đoạn, từ đó dẫn đến sự khập khiễng cho DN khi ứng dụng chuyển đổi số. Hoặc đối với công nghệ Blockchain, mặc dù mang lại ưu điểm trong việc bảo mật thông tin nhưng hầu hết các phần mềm kế toán, cơ sở hạ tầng của các DN không đáp ứng được việc ứng dụng công nghệ.

Vấn đề ảnh hưởng lớn nhất đối với các DN nói chung và các DN kế toán nói riêng là vấn đề bảo mật TTKT. Khi hoạt động kế toán được chuyển đổi số, thì toàn bộ các thông tin dữ liệu kế toán sẽ được lưu trữ trên các bộ nhớ, lưu trữ đám mây. Cách thức lưu trữ này cho phép kế toán có thể lưu giữ khối lượng thông tin khổng lồ trong khoảng thời gian tương đối dài với chi phí bảo quản thấp. Bên cạnh đó, khả năng tài liệu bị ảnh hưởng bởi các tác động vật lý thấp, hiệu quả lưu trữ cao hơn hẳn so với cách lưu trữ thông thường. Tuy nhiên, những lợi ích đó cũng có khả năng gây ra những rủi ro nguy cơ về việc rò rỉ TTKT, trong bối cảnh tần suất các thông tin bảo mật bị đánh cắp ngày càng nhiều, mức độ tinh vi ngày càng cao. Ngoài ra, cùng với các rủi ro liên quan đến sự tấn công của virus cùng với các trang web độc hại, rủi ro các TTKT lưu trữ bị phá hủy một phần, hoặc toàn bộ, thậm chí không có khả năng khôi phục có khả năng xảy ra thường xuyên hơn...

Giải pháp nâng cao hiệu quả chuyển đổi số trong công tác kế toán

Nhằm nâng cao hiệu quả chuyển đổi số trong công tác kế toán của DN, trong thời gian tới, cần chú trọng một số vấn đề sau:

Thứ nhất, nâng cao trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên CNTT và nhân viên kế toán: DN nên tập trung đào tạo nhân lực theo hướng phát triển năng lực quản lý, năng lực chuyên môn để nắm bắt kỹ thuật, phân tích dữ liệu; vận dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ vào chu trình của hệ thống TTKT. Đây là một trong những yêu cầu quan trọng hàng đầu giúp DN ứng dụng được công nghệ số trong thực hiện công tác kế toán nói riêng và quản trị DN nói chung. Đồng thời, thường xuyên bồi dưỡng, trau dồi đạo đức nghề nghiệp của nhân viên, giao nhiệm vụ quyền hạn gắn liền với trách nhiệm, quy định thưởng phạt rõ ràng mang tính khuyến khích động viên cũng như răn đe kịp thời, tránh trường hợp lợi dụng công nghệ số để đánh cắp thông tin của DN, gây ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của DN.

Thứ hai, nâng cao bảo mật TTKT: Hệ thống TTKT bao gồm các thông tin quan trọng phục vụ cho quá trình quản trị DN như: dòng tiền, tài sản, nguồn vốn, doanh thu chi phí cùng với các thông tin chi tiết khác do kế toán quản trị cung cấp… Khi vận dụng các công nghệ chuyển đổi số, với ứng dụng linh hoạt của trao đổi thông tin với sự hỗ trợ của Internet và các công nghệ số khác càng làm gia tăng khả năng đánh cắp thông tin của DN. Do vậy, vấn đề bảo mật hệ thống TTKT càng trở nên cấp thiết, giúp ngăn chặn tình trạng rò rỉ thông tin, đánh cắp thông tin cũng như bảo vệ và lưu trữ TTKT an toàn. Để có thể thực hiện được giải pháp này, ngoài việc nâng cao kỹ năng, trình độ của nhân viên kế toán trong quá trình ứng dụng công nghệ số thì tổ chức phân công nhiệm vụ quyền hạn trong quá trình thực hiện công việc là việc làm cần thiết. Ngoài ngăn chặn sự truy cập trái phép, DN còn có thể theo dõi, giám sát tất cả các hoạt động truy cập vào hệ thống thông qua nhật ký truy cập, kiểm soát thời gian đăng nhập, mã người truy cập, loại yêu cầu truy cập và dữ liệu truy cập, từ đó góp phần hạn chế khả năng rò rỉ thông tin, bảo vệ DN đứng trước các rủi ro.

Thứ ba, nâng cao năng lực công nghệ góp phần hoàn thiện cơ sở hạ tầng nhằm ứng dụng tối đa công nghệ số trong công tác kế toán: Các DN, đặc biệt các DN nhỏ và vừa cần áp dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ vào công tác tổ chức hệ thống TTKT, cần đầu tư đồng bộ hệ thống máy vi tính, trang thiết bị công nghệ hiện đại cho kế toán để tổ chức thu nhận, xử lý, cung cấp, lưu trữ và kiểm soát thông tin. Đây là giải pháp tối ưu nhằm cung cấp cho việc thực hiện có hiệu quả hoạt động quản trị nguồn lực, tạo ra giá trị cho DN, tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường hội nhập kinh tế.

Kết luận

Ứng dụng CNTT cũng như chuyển đổi số trong công tác kế toán là một tất yếu khách quan giúp các DN nâng cao hiệu quả công tác kế toán trên các phương diện thu thập, xử lý, phân loại, tổng hợp và cung cấp thông tin cũng như lưu trữ khối lượng thông tin khổng lồ của kế toán theo phương thức hiệu quả, an toàn. Tuy nhiên, để có thể triệt để thực hiện công tác chuyển đổi số trong công tác kế toán, các DN cần hoàn thiện, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực kế toán, cơ sở vật chất cũng như các yếu tố cần thiết khác để kế toán trong giai đoạn chuyển đổi số ngày càng phát huy được hiệu quả.

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Thị Cúc (2020), Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến ngành Kế toán - Kiểm toán, Tạp chí Công Thương;
2. Nguyễn Thị Ngọc Anh (2019), Tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đến lĩnh vực kế toán, Tạp chí Tài chính;
3. Hiệp hội kế toán TP. Hồ Chí Minh (2018), Ảnh hưởng từ cách mạng công nghiệp 4.0 đến thông tin kế toán trong DN;
4. Abdulqawi, & Alshaefee, A. G (2012), Accounting information systems and its application in petroleum companies in Yemen;
5. Ayban Mohamed Zerban (2015). Can Acounting information system benefit from Cloud Computing: The case of Saudi Arabia. International Journal of Current research;
6. Deloitte (2016), Blockchain Technology: A game - changer in accounting;
7. ICAEWs IT Faculty, (2017), Blockchain and the future of accountance.