Hóa đơn điện tử là giải pháp hữu hiệu trong quản lý của DN và các cơ quan Nhà nước

Hóa đơn điện tử góp phần cắt giảm chi phí, hiện đại hóa hoạt động của doanh nghiệp. Để không bị tụt hậu trong bối cảnh hội nhập, toàn cầu hóa cũng như theo kịp xu thế, các doanh nghiệp luôn phải chủ động tìm hiểu và áp dụng các công nghệ hiện đại trong quá trình vận hành. Sự phổ biến và phát triển ngày càng mạnh mẽ cùng những lợi ích vượt trội của hóa đơn điện tử như nâng cao hiệu quả lao động, khả năng quản lý, quản trị tài chính vì vậy thu hút sự chú ý của rất nhiều doanh nghiệp.

Xu hướng giao dịch mua bán, thanh toán bằng hình thức điện tử ngày càng phát triển. Đây là điều kiện rất thuận lợi để phát triển hóa đơn điện tử, góp phần mang lại những lợi ích không nhỏ cho cả doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Việc triển khai hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp thời gian vừa qua đã mang lại những tác động tích cực tới hệ thống tài chính nói chung và cơ quan thuế nói riêng. Cộng đồng doanh nghiệp kỳ vọng việc triển khai hóa đơn điện tử sẽ giảm chi phí cho doanh nghiệp và là cơ hội để doanh nghiệp đồng bộ hóa, kết hợp các ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Trong bối cảnh mọi doanh nghiệp đều đang đặt mục tiêu cắt giảm chi phí sản xuất, hoạt động vận hành để nâng cao năng lực cạnh tranh thì việc sử dụng hóa đơn điện tử là một giải pháp hữu hiệu. Đơn cử như khi nói đến chi phí trung bình để phát hành hóa đơn, nếu áp dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp thì chi phí của doanh nghiệp để thực hiện phát hành hóa đơn giảm được rất nhiều so với trước đây, theo các chuyên gia tính toán có thể giảm được tới 80%.

Bên cạnh đó, số lượng hóa đơn xuất ra hàng tuần, hàng tháng thường khá lớn, do đó ngoài việc cắt giảm được lượng lớn thời gian, chi phí thì sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp công tác đối chiếu hóa đơn diễn ra nhanh chóng và tránh được rất nhiều sai sót. Mặt khác, trước đây khi dùng hóa đơn giấy, nếu viết sai thì sẽ phải thực hiện sửa chữa rất phức tạp nhưng khi dùng hóa đơn điện tử, kế toán có thể sửa lại sau đó một cách dễ dàng.

Sử dụng hóa đơn điện tử góp phần ngăn chặn hóa đơn giả.Việc đồng loạt triển khai hóa đơn điện tử không chỉ là cơ hội để cắt giảm, tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp, đồng bộ ứng dụng công nghệ mà còn minh bạch hóa hoạt động của doanh nghiệp, tạo ra hệ sinh thái đầu tư – kinh doanh lành mạnh, công bằng trong hoạt động kinh tế.

Đặc biệt, sử dụng hóa đơn điện tử giảm thiểu tối đa khả năng hóa đơn bị làm giả, hóa đơn khống nhằm mục đích mập mờ doanh thu, gian lận thuế; từ đó tạo niềm tin cho khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng tạo rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý cho các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan thuế nói riêng. Việc triển khai hóa đơn điện tử của doanh nghiệp giúp cơ quan thuế thuận tiện xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, tinh giản quy trình đối chiếu hóa đơn. Triển khai hóa đơn điện tử cũng góp phần ngăn chặn việc sử dụng trái phép hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả, gian lận hóa đơn ảnh hưởng tới uy tín của các doanh nghiệp chân chính.

Áp dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp nhưng cũng là điều không mong muốn đối với những doanh nghiệp không minh bạch. Nhiều chuyên gia cho rằng các doanh nghiệp làm ăn chân chính không cần phải e ngại việc triển triển khai hóa đơn điện tử bởi chi phí triển khai hiện tại đã khá hợp lý, quy trình áp dụng hóa đơn điện tử cũng không quá phức tạp. Chỉ những doanh nghiệp mập mờ, thiếu minh bạch trong hoạt động kinh doanh mới phải e ngại triển khai hóa đơn điện tử.

Mặt khác, các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín rất chú trọng đến vấn đề bảo mật dữ liệu, sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp chưa chuyển đổi hay các doanh nghiệp lo ngại về vấn đề bảo mật sang sử dụng hóa đơn. Khi ký kết hợp đồng triển khai hóa đơn điện tử, các nhà cung cấp thường có các điều khoản về bảo mật thông tin; phần mềm hóa đơn điện tử cũng được thẩm định rất chặt chẽ bởi Tổng cục Thuế về các tiêu chuẩn an toàn, bảo mật.

Những khó khăn vướng mắc trong việc triển khai hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ, hơn 1 năm nữa là đến thời điểm các doanh nghiệp, hộ kinh doanh cả nước buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử (chậm nhất là ngày ngày 01 tháng 11 năm 2020 phải thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh ). Dù vậy đến thời điểm này, việc triển khai hóa đơn điện tử tại nhiều nơi vẫn bộc lộ khá nhiều bất cập và gặp không ít khó khăn.

Hoá đơn điện tử là loại chứng từ được tạo lập, gửi, lưu trữ, quản lý bằng máy tính, giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các cơ quan chức năng giảm thời gian, chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ; Cơ quan thuế cũng sẽ dễ dàng trong công tác quản lý, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.

Mặc dù có rất nhiều lợi ích, song quá trình triển khai hóa đơn điện tử đang gặp không ít khó khăn. Doanh nghiệp cho rằng việc triển khai vẫn còn chưa bài bản nên gây khó cho doanh nghiệp, trong khi đó ngành Thuế lại chưa làm tốt công tác tuyên truyền vận động có hướng dẫn cụ thể, chi tiết để các Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh thấy rõ được lợi ích cũng như sự thuận lợi khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Những khó khăn vướng mắc hiện nay khi triển khai hóa đơn điện tử là:

Tập quán và thói quen

Tập quán và thói quen là tập tính cố hữu của người Việt Nam và các Doanh nghiệp cũng không phải là ngoại lệ. Các Doanh nghiệp Việt nam nhất là các DNNVV hay các Hộ kinh doanh bao nhiêu năm nay sử dụng giao dịch mua bán bằng hóa đơn giấy. Chỉ cần cái bút và quyển hóa đơn là họ có thể bán hàng cho người mua Người mua vận chuyển hàng chỉ cần cầm theo tờ hóa đơn mua hàng khi các cơ quan chức năng cần kiểm tra đưa ra là xong. Khi hóa đơn viết sai thì đổi lại bằng tờ hóa đơn khác v.v… và bao cái tiện lợi khác. Nó trở thành quá thông dụng và tiện lợi cho cả người bán và người mua ( Họ nghĩ thế). Do vậy khi phải thay đổi hình thức giao dịch này bằng hình thức giao dịch khác là một là một điều vô cùng khó khăn đối với họ.

Trình độ hiểu biết về công nghệ thông tin

Như đã nói ở trên việc thay đổi tập quán thói quen đã khó nhưng cái khó ở đây còn khó hơn vì hình thức giao dịch mới còn cần đến kiến thức, hiểu biết về công nghệ thông tin, cái mà họ thông hiểu không nhiều ( nhất là với các Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ hoặc các hộ kinh doanh). Như chúng ta đã biết các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và các hộ kinh doanh Việt Nam cơ bản có điểm xuất phát thấp, làm ăn nhỏ lẻ manh mún, trình độ hiểu biết đặc biệt về công nghệ thông tin không cao, chất lượng nguồn nhân lực kém, đặc biệt là chất lượng đội ngũ giám đốc, các chủ Doanh nghiệp ít được đào tạo cơ bản, kiến thức còn nhiều hạn chế. Khi không hiểu biết, không đủ kiến thức để vận hành cái mới thì họ ngại và không muốn thay đổi. Đây cũng chính là rào cản hạn chế việc án dụng các phương thức quản lý bằng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Chi phí cho đầu tư ban đầu

Chi phí cho đầu tư ban đầu cũng là một khó khăn. Để triển khai sử dụng chứng từ hóa đơn điện tử phải có máy tính, các trang thiết bị nối mạng, phải có dịch vụ đường truyền cùng nhiều chi phí khác. Đối với các Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và hộ kinh doanh là điều không hề đơn giản. Ngoài ra hạ tầng thông tin nhiều lúc nhiều nơi chưa bảo đảm liên tục thường xuyên nhất là ở những vùng sâu vùng xa.v.v…

Một số DN không muốn công khai minh bạch thông tin

Triển khai hóa đơn điện tử mang lại nhiều tiện ích giúp cho Doanh nghiệp quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh được dễ dàng, giảm được chi phí.Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp làm ăn không minh bạch, muốn lợi dụng cách quản lý cũ để dễ bề gian lận nhằm mục đích mập mờ doanh thu, gian lận thuế thì tìm mọi lý do để ngăn cản, trì hoãn việc triển khai hóa đơn điện tử đây cũng là một cản trở không nhỏ.

Ngoài ra còn một số thủ tục quy định chưa phù hợp, chưa sát với thực tế cụ thể cũng làm doanh nghiệp lo ngại vướng mắc trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Các giải pháp cho việc triển khai hóa đơn điện tử

Theo đó, ngành thuế cần đẩy mạnh hướng dẫn, tuyên truyền lợi ích của việc áp dụng hóa đơn điện tử đến các doanh nghiệp bằng nhiều hình thức như: tuyên truyền trên báo, đài phát thanh và truyền hình địa phương, Trung ương. Cổng thông tin điện tử v.v…

Bên cạnh đó, Tổng cục thuế cũng cần chỉ đạo quyết liệt cục thuế các tỉnh, thành phố về việc triển khai hóa đơn điện tử đến các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh; phối hợp với các nhà cung cấp, tổ chức nhiều hội nghị triển khai tập huấn hướng dẫn áp dụng về hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh.

Ngành Thuế cần tập trung nguồn lực tuyên truyền rộng rãi đến các doanh nghiệp về các lợi ích cũng như sự thuận lợi khi áp dụng hóa đơn điện tử, đồng thời phối hợp với các nhà cung cấp tổ chức nhiều cuộc hội nghị hướng dẫn cụ thể, chi tiết đến các tổ chức, doanh nghiệp các bước chuẩn bị cơ sở vật chất hạ tầng kĩ thuật và các thao tác lập, sử dụng hóa đơn điện tử.

Qua các cuộc hội nghị, mọi vướng mắc, khó khăn của người nộp thuế cần được giải đáp và tháo gỡ ngay.
Ngoài ra, cơ quan thuế các tỉnh, thành phố cùng các cơ quan thuế các cấp thành lập tổ triển khai, các bộ phận chức năng và công bố các số điện thoại hỗ trợ trực tiếp cho người nộp thuế trong quá trình thực hiện hóa đơn điện tử.

Tạo sự kết nối đồng bộ giữa các cơ quan quản lý, giải quyết các vấn đề về chi phí và lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử. Việc triển khai tốt hạ tầng bảo đảm kỹ thuật giúp cho doanh nghiệp thực hiện quá trình áp dụng thuận lợi cũng giúp cho quá trình triển khai hóa đơn điện tử được nhanh chóng.

Việc áp dụng công nghệ thông tin trong ngành thuế đã và đang được tiến hành rất thành công trong lĩnh vực nộp thuế điện tử, kê khai thuế qua mạng, hoàn thuế điện tử hỗ trợ cho doanh nghiệp nói riêng, người nộp thuế nói chung cũng là tiền đề giúp cho việc triển khai hóa đơn điện tử được thuận lợi.

Các doanh nghiệp trong các năm qua với sự hỗ trợ tích cực của cơ quan thuế, các cấp đã có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai các dịch vụ thuế điện tử của cơ quan thuế đây cũng là kinh nghiệm quý để áp dụng trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử.

Cần có chính sách hỗ trợ giúp đỡ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp tác xã tại các vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt về kinh phí đào tạo thậm trí trang thiết bị ban đầu để họ có điều kiện triển khai áp dung hóa đơn điện tử.

Tóm lại để việc triển khai hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ bảo đảm hiệu quả đúng tiến độ và yêu cầu của Chính phủ thì các cấp các ngành trong đó đặc biệt là Ngành thuế phải chủ động, quyết liệt triển khai mọi biện pháp, giả quyết ngay những vướng mắc đang tồn tại. Cần triển khai đồng bộ nhiều biện pháp từ chính sách, đến kỹ thuật hạ tầng v.v… Cần chủ động sâu sát trong khâu tổ chức thực hiện như tổ chức tuyên truyền, tập huấn, hỗ trợ kỹ thuật thậm trí trang thiết bị.

Có thể xây dựng chính sách riêng cho khu vực DNNVV và các hộ kinh doanh vì đây là khu vực chiếm tỉ lệ hơn 97% tổng số DN trong nền kinh tế quốc dân đã và đang có những đóng góp to lớn vào sự phát triển chung của đất nước.

Đồng bộ triển khai các chính sách biện pháp trên thì việc thực hiện triển khai Hóa đơn điện tử mới thành công bảo đảm đứng tiến độ và yêu cầu của Chính phủ đề ra.