Đặt vấn đề

Để tổ chức tốt kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đáp ứng yêu cầu quản lý chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở doanh nghiệp (DN) nói chung và DN sản xuất nói riêng, trước hết kế toán cần xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành phù hợp với đặc thù của DN và yêu cầu quản lý, từ đó tổ chức mã hóa, phân loại các đối tượng, cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động. Đồng thời, kế toán cần tổ chức vận dụng các tài khoản phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà DN lựa chọn. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu quản lý có thể xây dựng hệ thống danh mục tài khoản, kế toán chi tiết phù hợp cho từng đối tượng.

Nội dung kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cần thực hiện khi ứng dụng phần mềm kế toán

Khi xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho DN sản xuất kế toán cần thực hiện các nội dung cụ thể sau: Xác định yêu cầu thông tin của các đối tượng kế toán; xây dựng hệ thống chứng từ; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức vận dụng các hình thức kế toán. Cụ thể:

Xác định yêu cầu thông tin

Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà DN bỏ ra có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm).

Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống, lao động vật hóa có liên quan đến khối lượng công việc, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành tại một thời điểm nhất định.

Do vậy, khi phân tích nhu cầu thông tin chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm kế toán cần xác định phạm vi, mục tiêu và đối tượng tập hợp chi phí, cũng như tính giá thành và đối tượng sử dụng thông tin. Theo đó, tùy theo đặc điểm của các đối tượng cần quản lý mà mỗi DN chọn một cách mã hóa tối ưu nhất.

Trên cơ sở đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đã xác định phù hợp với đặc điểm sản xuất, yêu cầu quản lý, kế toán tiến hành mã hóa các đối tượng này. Thông thường việc mã hóa sẽ được tiến hành cho từng khoản mục chi phí tương ứng với các đối tượng chịu chi phí đã xác định.

Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán

Tại các DN sản xuất, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm sau khi nhận được các chứng từ có liên quan (như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng) và các chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi...) kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm.

Tuy nhiên, khi xây dựng hệ thống chứng từ kế toán để phản ánh chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, trước hết, kế toán cần thực hiện mã hóa chứng từ. Đây là việc phân loại một cách có hệ thống các loại chứng từ có đặc điểm giống nhau như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… Trên cơ sở đó, kế toán sẽ tiến hành mã hóa các chứng từ. Ví dụ: Các phiếu xuất kho sẽ được mã hóa chung là “PX”, các phiếu nhập kho sẽ được mã hóa chung là “PN”… Tiếp đó, tùy theo yêu cầu quản lý mà các phiếu này có thể được mã hóa thêm các chi tiết cho từng kho…

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Mã hóa tài khoản: Đối với các khoản chi phí, việc mã hóa các tài khoản chi phí (TK 621, 622, 627, 154) thường được mã hóa chi tiết như chi phí chính, chi phí phụ, chi phí dùng trực tiếp cho sản xuất, thậm chí là chi tiết cho từng đối tượng chịu chi phí…

Nhập dữ liệu vào máy: Sau khi cài đặt và khởi động chương trình, công việc tiếp theo kế toán máy phải thực hiện, bao gồm:

- Nhập các dữ liệu cố định: Đối với kế toán chi phí thì việc nhập các dữ liệu cố định, khai báo các thông số, nhập dữ liệu vào các danh mục thường liên quan đến các phần hành kế toán trước, chỉ trừ khi bổ sung, mở rộng quy mô thêm vào các danh mục.

- Nhập dữ liệu phát sinh trong kỳ báo cáo: Là quá trình nhập liệu, các thông báo và chỉ dẫn khi nhập, quy trình nhập dữ liệu mới, quá trình sửa, xóa dòng dữ liệu, quá trình phục hồi dòng dữ liệu đã xóa… Cụ thể như:

+ Đối với các khoản mục chi phí nguyên vật liệu sử dụng đến các chứng từ xuất nguyên vật liệu, khi nhập liệu phiếu xuất kho, người sử dụng phải nhập cả số lượng và số tiền.

+ Đối với chi phí nhân công trực tiếp cần tính toán, phân bổ tiền lương… Việc làm này được kế toán tính toán bằng tay, sau đó mới tiến hành nhập liệu vào máy.

 + Chi phí sản xuất chung: Xác định phương pháp tính khấu hao, khai báo về tài sản cố định đầy đủ các thông tin liên quan. Chi phí phát sinh thường được ngầm định là phát sinh bên Nợ (TK 621, 622, 627…) và đối ứng bên Có các tài khoản liên quan.

 + Tập hợp chi phí sản xuất cuối kỳ: Các phần mềm có thể thiết lập Menu kết chuyển cuối kỳ hoặc thiết kế một chứng từ để tiến hành kết chuyển từ TK 621, 622, 627… sang TK 154.

Để phục vụ cho việc tính giá trị sản phẩm theo khoản mục, phần mềm kế toán có thể xây dựng danh mục các khoản mục chi phí, kết hợp với các tài khoản chi phí để tập hợp các chi phí vào sổ sách, báo cáo theo các khoản mục. Từ đó, kế toán lấy số liệu lên bảng tính giá thành theo khoản mục hoặc tập hợp chi phí theo khoản mục. Khi nhập dữ liệu, các chi phí phát sinh phải chia ra khoản mục chi phí để chương trình tập hợp.

- Xử lý số liệu: Công việc này kế toán phải thực hiện mỗi khi nhập thêm dữ liệu mới, sửa hay xóa dữ liệu đã nhập. Nếu thao tác sai, nhầm lẫn thì người sử dụng phải thành thạo quy trình sửa, xóa hoặc phục hồi dòng dữ liệu.

Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán

Cuối kỳ báo cáo, theo yêu cầu quản lý của từng DN, kế toán có thể tiến hành xem, in các báo cáo kế toán liên quan đến chi phí và giá thành thông qua sử dụng phần mềm kế toán. Tuy nhiên, hình thức kế toán DN áp dụng, việc in sổ sách, báo cáo chi phí, giá thành sẽ khác nhau.

- Đối với hình thức “Nhật ký chung”: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 621, 622, 627, 154, sổ chi tiết liên quan, bảng phân bổ lương, bảng tính và phân bổ khấu hao, các báo cáo liên quan.

- Đối với hình thức “Nhật ký chứng từ”: Nhật ký chứng từ số 7, Bảng kê số 3, 4, 6, Sổ cái các TK 621, 622, 627, 154 và các sổ chi tiết liên quan.

- Đối với hình thức “Chứng từ ghi sổ”: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các TK 621, 622, 627, 154, Các bảng phân bổ liên quan và các sổ kế toán chi tiết.

Kế toán tính giá thành sản phẩm

Tùy theo chương trình của phần mềm thiết kế mà căn cứ kết quả kiểm kê, đánh giá sản xuất kinh doanh dở dang trong kỳ theo từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, kế toán tiến hành nhập dữ liệu sản phẩm dở dang cuối kỳ vào máy. Sau khi tập hợp chi phí, đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ, kế toán thực hiện lập các bút toán điều chỉnh, bút toán khóa sổ, kết chuyển cuối kỳ để tính giá thành sản phẩm cho từng sản phẩm hoặc từng nhóm sản phẩm hoàn thành.

Kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ: Phần mềm kế toán không thể tự xác định được khối lượng và mức độ hoàn thành của sản phẩm. Do vậy, kế toán phải xây dựng phương pháp tính toán sản phẩm dở dang và căn cứ vào mức độ hoàn thành để tính ra khối lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ, sau đó mới tiến hành nhập liệu vào máy.

Quá trình thực hiện tính giá thành: Cập nhật khối lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ (hoặc máy tự động kết chuyển từ cuối kỳ trước); Tập hợp chi phí sản xuất: máy tự động tập hợp; Cập nhật khối lượng thực hiện trong kỳ và khối lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ; Tổng hợp số liệu; In báo cáo: tập hợp chi phí sản xuất, báo cáo giá thành tổng hợp, chi tiết, sổ tổng hợp, chi tiết liên quan…

Sau khi xây dựng chính sách kế toán cho DN, thì việc tổ chức bộ máy kế toán phù hợp là vô cùng thiết yếu. Bởi đây là bộ máy cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động của DN. Do đó, trong hoạt động của DN, bộ máy kế toán cần được quan tâm xây dựng và phát triển. Để xây dựng được bộ máy kế toán phù hợp trong điều kiện hiện nay trước tiên các DN cần xác định cụ thể một số nội dung sau:

Thứ nhất, xác định khối lượng công việc kế toán cần thực hiện. Mỗi DN có quy mô và đặc điểm khác nhau về tổ chức quản lý, cũng như trình độ quản lý, khối lượng nghiệp vụ kinh tế và tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế cũng khác nhau. Do đó, cần bố trí người làm kế toán có kinh nghiệm vào phần hành kế toán phức tạp. Đặc biệt, trong DN sản xuất thì kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn.

Thứ hai, xác định số lượng bộ phận kế toán của bộ máy kế toán trong DN. Đối với DN sản xuất thì khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và đa dạng thường phải bố trí nhiều  bộ phận kế toán hơn DN thương mại.

Thứ ba, xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ làm kế toán trong từng bộ phận hợp lý. Những người làm công tác kế toán có trình độ cao sẽ tăng năng suất lao động kế toán và xử lý công việc chính xác, thuận lợi, do đó giảm được số lượng của đội ngũ kế toán.

Thứ tư, tổ chức phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận kế toán nhằm đảm bảo thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành của nhà quản trị.

Tuy nhiên, trong điều kiện DN áp dụng phần mềm kế toán, việc xây dựng bộ máy kế toán sẽ đơn giản và gọn nhẹ hơn. Việc áp dụng phần mềm kế toán tuy vẫn lấy trọng tâm là con người song lại giảm đáng kể khối lượng công việc kế toán, nâng cao hiệu quả lao động của kế toán. Điều này giúp DN nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí.

Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Tài chính (2015), Chế độ kế toán doanh nghiệp Quyển 1 – Hệ thống tài khoản kế toán – Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, NXB Tài chính;
2. Bộ Tài chính (2015), Chế độ kế toán doanh nghiệp quyển 2 – Hệ thống tài khoản kế toán – Báo cáo tài chính doanh nghiệp độc lập, báo cáo tài chính hợp nhất, chứng từ và sổ kế toán, ví dụ thực hành,
NXB Tài chính;
3. Bộ Tài chính (2015), 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Tài chính;
4. Nguyễn Phước Bảo Ấn, Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, NXB Phương Đông;
5. Ngô Thế Chi, Trương Thị Thủy (2012), Giáo trình kế toán tài chính, NXB Tài chính;
6. Nguyễn Ngọc Quang (2012), Giáo trình kế toán quản trị, NXB Đại học Kinh tế quốc dân;
7. Đỗ Minh Thành (2009), Giáo trình nguyên lý kế toán, NXB Thống kê.