Hiện nay, xu hướng thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng ngày càng phổ biến hơn và hoạt động này được quy định rõ tại các văn bản pháp luật. Bài viết trao đổi, hệ thống hóa lại một số quy định liên quan đến hoạt động thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng, phụ trách kế toán để cộng đồng doanh nghiệp nắm rõ và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng, phụ trách kế toán

Theo Điều 56, Luật Kế toán quy định về thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng, thì đơn vị kế toán nói chung và doanh nghiệp (DN) nói riêng được ký hợp đồng với DN kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê dịch vụ làm kế toán hoặc dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định của pháp luật. Hướng dẫn quy định này, Điều 22, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán cũng nêu rõ, các đơn vị kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, DN được thuê đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán để làm kế toán hoặc làm kế toán trưởng, phụ trách kế toán. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về việc thuê dịch vụ làm kế toán, thuê dịch vụ làm kế toán trưởng, phụ trách kế toán.

Theo Điều 21, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, kế toán trưởng, phụ trách kế toán phải có các tiêu chuẩn quy định gồm: Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán; có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng; có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 02 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 03 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán trình độ trung cấp, cao đẳng.

Đồng thời, Luật Kế toán cũng quy định rõ những người không được làm kế toán, cũng đồng nghĩa với với việc không được làm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán. Cụ thể, Điều 19 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định các trường hợp sau đây không được làm kế toán:

Một là, người chưa thành niên; người bị Tòa án tuyên bố hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc. Người đang bị cấm hành nghề kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội xâm phạm trật tự quản lý kinh tế, tội phạm về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích.

Hai là, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, của người đứng đầu, của giám đốc hoặc tổng giám đốc và của cấp phó của người đứng đầu, phó giám đốc hoặc phó tổng giám đốc phụ trách công tác tài chính - kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán, trừ DN tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, DN thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là DN siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ DNNVV.

Ba là, người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trường hợp trong cùng DN tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các DN thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là DN siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ DNNVV.

Như vậy, khi thuê dịch vụ làm kế toán, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán, các DN phải lưu ý không được thuê các cá nhân thuộc các trường hợp vừa nêu.

Yêu cầu về chuyên môn kế toán

Kế toán trưởng, phụ trách kế toán tại chi nhánh DN nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, DN được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam trừ trường hợp DN được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam không có vốn nhà nước, có vốn điều lệ nhỏ hơn 10 tỷ đồng phải có chuyên môn nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên.

Kế toán trưởng, phụ trách kế toán của DN được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam không có vốn nhà nước, có vốn điều lệ nhỏ hơn 10 tỷ đồng phải có chuyên môn nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp chuyên nghiệp trở lên. Đối với kế toán trưởng, phụ trách kế toán của công ty mẹ là DN nhà nước hoặc là DN có vốn nhà nước chiếm trên 50% vốn điều lệ phải có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 05 năm.

DN, hộ kinh doanh dịch vụ kế toán và người được thuê làm kế toán, làm kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ

Đối với dịch vụ kế toán

Một là, đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán khi cử người làm dịch vụ kế toán cho khách hàng phải đảm bảo quy định tại khoản 1 Điều 51, Điều 56, Điều 58 Luật Kế toán. Cụ thể, người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây: Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán. Đơn vị kế toán được ký hợp đồng với DN kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc hộ kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê dịch vụ làm kế toán hoặc dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định của pháp luật...

Hai là, không thuộc các trường hợp không được làm kế toán hoặc không được cung cấp dịch vụ kế toán quy định như vừa đề cập ở trên và các quy định tại Điều 25, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP. Cụ thể: DN kinh doanh dịch vụ kế toán, hộ kinh doanh dịch vụ kế toán, DN kiểm toán không được cung cấp dịch vụ kế toán cho đơn vị khác khi người có trách nhiệm quản lý, điều hành hoặc người trực tiếp thực hiện dịch vụ kế toán của đơn vị thuộc các trường hợp sau đây:

- Là cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý, điều hành, kế toán trưởng của đơn vị kế toán, trừ trường hợp đơn vị kế toán là DN tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, các DN thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước là DN siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ DNNVV.

- Các trường hợp theo quy định của Điều 68, Luật Kế toán gồm: Có quan hệ kinh tế, tài chính với đơn vị kế toán đó; không đủ năng lực chuyên môn hoặc không đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ kế toán; đang cung cấp dịch vụ làm kế toán trưởng cho khách hàng là tổ chức có quan hệ kinh tế, tài chính với đơn vị kế toán đó; đơn vị kế toán yêu cầu thực hiện những công việc không đúng với chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp hoặc không đúng với yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, tài chính.

- Trường hợp khác theo quy định của chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán và quy định của pháp luật.

Đối với dịch vụ kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán

Một là, đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán khi cử người làm dịch vụ kế toán trưởng, phụ trách kế toán cho khách hàng phải đảm bảo quy định tại Điều 56, 58 Luật Kế toán, Điều 21 Nghị định này.

Trong đó, cần lưu ý những người không được đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán gồm: Cán bộ, công chức, viên chức; sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng, công an nhân dân; Người đang bị cấm hành nghề kế toán theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đã bị kết án một trong các tội xâm phạm trật tự quản lý kinh tế liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích; Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính giáo dục tại xã, phường, thị trấn, đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc; Người đã bị kết án về tội phạm nghiêm trọng xâm phạm trật tự quản lý kinh tế mà chưa được xóa án tích; Người bị đình chỉ hành nghề dịch vụ kế toán.

Hai là, không thuộc các trường hợp không được làm kế toán hoặc không được cung cấp dịch vụ kế toán quy định tại Điều 19 và Điều 25 Nghị định số 174/2016/ NĐ-CP ngày 30/12/2016.

Đối với người được thuê làm dịch vụ kế toán

Theo Điều 51, Luật Kế toán, người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Đồng thời, người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán.

Đối với người được thuê dịch vụ kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán

Người được thuê dịch vụ làm kế toán trưởng, phụ trách kế toán có quyền và trách nhiệm của kế toán trưởng quy định tại Điều 55 Luật Kế toán. Cụ thể, kế toán trưởng có trách nhiệm sau đây: Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán; Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật này; Lập báo cáo tài chính tuân thủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán. Bên cạnh đó, kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Kế toán trưởng của DN do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, ngoài các quy định trên còn có các quyền sau đây: Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ; Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng...

Một số lưu ý

Hiện nay, xu hướng thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng ngày càng tăng, đáp ứng các yêu cầu thực tiễn, phù hợp với quy mô, sức khỏe tài chính của mỗi DN. Tuy nhiên, trong quá trình thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng, phụ trách kế toán, các DN cần chú ý một số vấn đề sau:

Một là, việc thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản theo quy định.

Hai là, đơn vị kế toán thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công việc thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng và thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ theo thỏa thuận.

Ba là, yêu cầu về kế toán trưởng, phụ trách kế toán. Theo Điều 20, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các DN phải bố trí kế toán trưởng trừ trường hợp các DN siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ DNNVV được bố trí phụ trách kế toán mà không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng. Trường hợp đơn vị chưa bổ nhiệm được ngay kế toán trưởng thì bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng với thời gian tối đa là 12 tháng, sau thời gian này DN phải bố trí người làm kế toán trưởng.

Bốn là, khi thay đổi kế toán trưởng, phụ trách kế toán, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán hoặc người quản lý, điều hành đơn vị kế toán phải tổ chức bàn giao công việc và tài liệu kế toán giữa kế toán trưởng, phụ trách kế toán cũ và kế toán trưởng, phụ trách kế toán mới; đồng thời, thông báo cho các bộ phận có liên quan trong đơn vị và cho các cơ quan nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch biết họ tên và mẫu chữ ký của kế toán trưởng, phụ trách kế toán mới. Kế toán trưởng, phụ trách kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc kế toán của mình kể từ ngày nhận bàn giao công việc. Kế toán trưởng, phụ trách kế toán cũ vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình phụ trách.

Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;
2. Chính phủ (2016), Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán;
3. Chính phủ (2018), Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập;
4. Một số website: mof.gov.vn, thuvienphapluat.vn, luatvietnam.vn...