Những quy định mới về chứng từ kế toán điện tử

Trước xu thế mở rộng và phát triển thương mại điện tử trên thế giới, Việt Nam đang hướng đến thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thương mại. Trong đó, chứng từ điện tử và thanh toán điện tử trong công tác kế toán được coi là một cấu phần quan trọng của thương mại điện tử.

Tuy vậy, việc áp dụng chứng từ điện trong công tác kế toán đối với cộng đồng doanh nghiệp (DN) Việt Nam vẫn là vấn đề khá mới mẻ bởi phần đa DN đều có quy mô nhỏ và vừa. Luật Kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về Luật Kế toán bắt đầu có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2017 tạo cơ sở pháp lý đầu tiên cho việc ứng dụng chứng từ điện tử trong thực tiễn, đáp ứng nhu cầu phát triển của DN.

- Về khái niệm chứng từ kế toán điện tử: Theo Điều 17 Luật Kế toán 2015, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định như: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán; và các nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử ngoài việc phải tuân theo quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán, còn phải đáp ứng thêm hai điều kiện gồm: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính; Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán.

Ngoài ra, cũng liên quan đến chứng từ điện tử, theo Thông tư 110/2015/TT-BTC ngày 28/07/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế, chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử để thực hiện các thủ tục đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế và tra cứu thông tin của người nộp thuế, thông báo của cơ quan thuế đối với người nộp thuế.

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy. Chứng từ điện tử gồm: Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế và các hồ sơ, báo cáo khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế; Chứng từ nộp thuế điện tử: Giấy nộp tiền hoặc chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo quy định của Bộ Tài chính dưới dạng điện tử, trừ trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng; Các văn bản, thông báo khác của cơ quan thuế, người nộp thuế dưới dạng điện tử.

- Yêu cầu về an toàn và bảo mật: Chứng từ điện tử được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

- Về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán: Đơn vị kế toán được phép ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì trừ việc đóng dấu giáp lai, phải thực hiện các quy định về sổ kế toán, hệ thống sổ kế toán.

Cụ thể, đối với sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; Chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; Số trang.

Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Ngày, tháng, năm ghi sổ; Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết (do Bộ Tài chính quy định).

- Đối với hệ thống sổ kế toán: Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị. Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị.

Đồng thời, thực hiện các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán. Cụ thể, về hệ thống sổ kế toán, sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ.

Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.  Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

- Về chữa sổ kế toán: Luật Kế toán 2015 cho phép sửa chữa sổ kế toán theo đúng phương pháp chữa sổ quy định. Nếu đơn vị kế toán ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

- Về niêm phong, tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán: Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ, đối với tài liệu kế toán lập trên phương tiện điện tử thì đơn vị kế toán phải in ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.

- Về bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán: Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định như: Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ; Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán; Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán...

Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

- Về chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy. Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết về Luật Kế toán, từ ngày 1/1/2017, đơn vị kế toán sử dụng chứng từ điện tử theo quy định tại Điều 17 Luật Kế toán thì được sử dụng chữ ký điện tử trong công tác kế toán. Chữ ký điện tử và việc sử dụng chữ ký điện tử được thực hiện theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

Theo đó, chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây: Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng; Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký; Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện; Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện. Chữ ký điện tử có thể được chứng thực bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.

Một số kiến nghị, đề xuất

Việt Nam hiện đang trong giai đoạn thứ hai của quá trình đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin toàn diện để nâng cao năng lực quản lý và sản xuất kinh doanh của DN, trong đó bao gồm cả công tác kế toán. Hiện nay, chứng từ điện tử vẫn chưa được các DN sử dụng nhiều mà vẫn quen với chứng từ kế toán truyền thống. Trong thời gian tới, với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, chứng từ điện tử được đánh giá sẽ có cơ hội phát triển vì sẽ được DN quan tâm nhiều hơn vì những lợi ích  mà nó mang lại. Tuy nhiên, trong việc ứng dụng chứng từ điện tử cần chú ý một số vấn đề quan trọng sau:

Một là, các tổ chức, cá nhân cung cấp phần mềm kế toán phải chịu trách nhiệm đảm bảo tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán theo quy định của Bộ Tài chính khi cung cấp cho các đơn vị kế toán. Nói cách khác, các nhà cung cấp phần mềm kế toán, trong đó có chứng từ điện tử phải nghiên cứu rõ các quy định của pháp luật về các nội dung cần có thể hiện trên chứng từ điện tử (Thời gian, địa chỉ, số lượng, đơn giá…).

Bên cạnh đó, các nhà cung cấp cần có các giải pháp phần mềm tương ứng để thực hiện cũng như chịu trách nhiệm về các giải pháp này khi cung cấp cho khách hàng sử dụng. Chẳng hạn, Luật Kế toán 2015 cho phép sửa chữa, điều chỉnh sổ kế toán theo tinh thần Chuẩn mực kế toán VAS23 và VAS 29. Khi sửa đơn vị kế toán phải ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng. Tuy nhiên, không ít ý kiến lo ngại việc chứng từ điện tử có bị chỉnh sửa, thay đổi trong quá trình sửa chữa, điều chỉnh sổ kế toán.

Do vậy, các chuyên gia kế toán cho rằng, nhà cung cấp thiết kế phần mềm kế toán cần phải cung cấp và thể hiện cơ chế kiểm soát “Dấu vết điều chỉnh, sửa chữa”. Theo đó, tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu, truy vết trên một tập tin riêng. Tập tin này phải được bảo mật cao nhất trong hệ thống, mặc định là không được phép xóa, người có quyền cao nhất trong hệ thống chỉ được xem và in ra dấu vết kiểm toán từ nội dung của tập tin này.

Bên cạnh đó, việc chỉnh sửa số liệu trên thông tin kế toán chi tiết không làm thay đổi hay ảnh hưởng đến sổ kế toán tổng hợp nếu chưa được sự đồng ý phê duyệt (thông qua mật khẩu và nhật ký ghi nhận “Dấu vết điều chỉnh, sửa chữa”) của người có trách nhiệm cao nhất trong đơn vị kế toán...

Hai là, tổ chức cá nhân muốn sử dụng hóa đơn điện tử phải có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử và phải có chữ ký điện tử. Nói cách khác, để sử dụng được chứng từ điện tử, các tổ chức, cá nhân phải xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin của các bộ, nhân viên; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử của khách hàng… để triển khai áp dụng hình thức này. Có thể nói, đây cũng là một trong những thách thức không nhỏ đối với DN, ngoại trừ các DN có tiềm lực tài chính mạnh, việc đầu tư hạ tầng công nghệ hiện vẫn chưa đáp ứng được đòi hỏi thực tế.

Ba là, việc sử dụng chứng từ phải đảm bảo tính an toàn, tính bảo mật. Thực tế cho thấy, tính an toàn, bảo mật là nỗi lo của không chỉ DN Việt Nam mà kể cả các DN, tập đoàn lớn trên thế giới. Sự rò rỉ thông tin, dẫn đến hậu quả nguy hại là điều hoàn toàn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Đó là chưa kể sự hiểu biết, quan tâm của nhà quản trị DN Việt Nam đối với vấn đề bảo mật chưa cao.

Theo quy định của Luật Kế toán, chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; Phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Ngoài ra, theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử nếu không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ. Do vậy, trong thời gian tới, các DN cần thay đổi nhận thức về bảo mật, và có sự đầu tư thích đáng đối với công tác bảo mật chứng từ điện tử.

Bốn là, các cơ quan thuế cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc sử dụng chứng từ điện tử, tránh tình trạng lách luật, hoặc sự phối hợp ngầm giữa nhà cung cấp phần mềm và khách hàng để đưa ra các giải pháp có lợi cho DN nhưng trái quy định của pháp luật. Chẳng hạn, Luật Kế toán 2015 quy định “dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu” trong mẫu sổ kế toán. Tuy nhiên, một số ý kiến cho rằng, quy định này khá chung chung và DN có thể lợi dụng kẽ hở này để xây dựng biểu mẫu rất “linh hoạt” khiến cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra... khó đưa ra yêu cầu cung cấp mẫu sổ kế toán cho đơn vị kế toán.

Năm là, khi Luật Kế toán năm 2015 quy định và cho phép ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán một cách cởi mở cũng đồng nghĩa với việc yêu cầu về trình độ cán bộ làm công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán buộc phải am hiểu, có kinh nghiệm trên nhiều lĩnh vực. Đồng thời, để tạo thuận lợi cho DN trong hoạt động sản xuất kinh doanh theo chủ trương của Chính phủ, người làm công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán đòi hỏi phải có được kiến thức tổng hợp, linh hoạt ứng xử và không quá cứng nhắc để có thể hoàn thành chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của mình.

Sáu là, tích cực tuyên truyền, tập huấn để các cán bộ thuế và cộng đồng DN hiểu rõ hơn về chứng từ điện tử bởi thực tế chứng tứ điện tử là xu hướng tất yếu song còn mới mẻ ở Việt Nam. Dù hiện nay đã có quy định rõ ràng, song từ sự am hiểu đến việc áp dụng chứng từ điện tử trong thực tế hoạt động của DN vẫn cần một quá trình dài. Do vậy, trong thời gian tới, cần đẩy mạnh việc cung cấp thông tin, tuyên truyền nhằm giúp cho người dân nói chung và người nộp thuế nói riêng hiểu biết về hình thức hiện đại này.        

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử (Luật số 51/2005/QH11);

2. Quốc hội (2015), Luật Kế toán (Luật số 88/2015/QH13);

3. Chính phủ, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán;

4. Bộ Tài chính, Thông tư số 110/2015/TT-BTC ngày 28/07/2015 hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế;

5. TS. Thái Bá Công, ThS. Nguyễn Thị Hồng Vân, Luật Kế toán mới và quy định ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán DN, Tạp chí Tài chính số 11/2016.