Điện tử hóa nói chung ảnh hưởng đến hoạt động của các công ty và xã hội, đặc biệt về hoạt động kinh tế. Nhà nước với vai trò thúc đẩy xã hội số hóa tất yếu phải triển khai điện tử hóa các quy trình, thủ tục.

Điện tử hóa hồ sơ chứng từ là việc chuyển từ sử dụng chứng từ giấy sang chứng từ điện tử. Điện tử hóa hồ sơ chứng từ được Kho bạc các nước sử dụng như một công cụ quản lý, theo mức độ ít nhiều phụ thuộc vào cách thức tổ chức bộ máy và năng lực CNTT của từng quốc gia.

Chính phủ các nước thông qua việc điện tử hóa hồ sơ chứng từ thúc đẩy việc phát triển xã hội công nghệ số như là một động lực phát triển kinh tế đồng thời định vị vị trí chiến lược cho các quốc gia trên trường quốc tế. Bộ Tài chính ở hầu hết các quốc gia thành viên Hiệp hội Kho bạc và khu vực Trung Đông đều là cơ quan được Chính phủ các nước khuyến khích và ủng hộ việc áp dụng công nghệ số trong các hoạt động nghiệp vụ.

Có hai loại hình điện tử hóa hồ sơ chứng từ hiện đang được áp dụng ở các quốc gia: Điện tử hóa hồ sơ chứng từ “hoàn toàn” (native) là hình thức các loại văn bản tài liệu đã được tạo ra và gửi, nhận hoàn toàn bằng máy, không còn khâu quét tài liệu và điện tử hóa hồ sơ chứng từ “một phần” (posteriori) là hình thức xử lý chứng từ giấy đầu vào thành chứng từ điện tử, tức là cần phải quét (scan) tài liệu đi kèm để có thể xử lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ điện tử.

Thách thức khi thực hiện điện tử hóa hồ sơ chứng từ

Hoàn thiện khung pháp lý

Các hồ sơ, tài liệu trao đổi hoặc sử dụng, ví dụ chứng từ chuyển khoản và thanh toán phải được bảo đảm an toàn về mặt pháp lý. Các văn bản pháp luật cần điều chỉnh để đảm bảo chữ ký điện tử là bằng chứng xác thực trước Tòa, giúp ngăn chặn việc khiếu kiện về tính hợp pháp. Việc soạn thảo lại các văn bản pháp lý là điều kiện tiên quyết cho mọi chính sách liên quan đến điện tử hóa hồ sơ chứng từ.

Đảm bảo an ninh, an toàn máy móc, thiết bị, mạng

Cần có các biện pháp đảm bảo an toàn trước các cuộc tấn công mạng lưới thông tin máy tính khi điện tử hóa hồ sơ chứng từ. Nên lập danh mục các rủi ro tiềm tàng, hậu quả tương ứng và phổ biến, đào tạo cho mọi người sử dụng, các cấp lãnh đạo và quản trị hệ thống.

Lợi ích của việc điện tử hóa hồ sơ chứng từ

An toàn, chính xác: Điện tử hóa hồ sơ chứng từ tác động mạnh đến công tác kế toán, thu ngân sách và chi ngân sách. Nhận hóa đơn đã được điện tử hóa, quét các hóa đơn giấy và sử dụng thanh toán qua mạng không chỉ làm tăng tốc độ xử lý giao dịch mà còn đảm đảo chính xác, an toàn vì không còn sai sót do nhập lại cũng như các thao tác, hành động đều được ghi nhận.

Minh bạch: Điện tử hóa hồ sơ chứng từ cũng tăng cường kiểm soát quản lý đối với các nhà quản lý tài chính; cung cấp các chỉ số hiệu quả đáng tin cậy. Điện tử hóa còn làm tăng mức ràng buộc trong kiểm soát nội bộ, nhờ vậy, tăng cường công tác phòng chống tham nhũng.

Điện tử hóa hồ sơ chứng từ cũng giúp các nhà cung cấp an tâm hơn với cam kết chi trong thanh toán và nắm được các quy trình thanh toán.

Tăng tốc độ xử lý giao dịch: Ưu điểm chính của điện tử hóa hồ sơ chứng từ là cải thiện tình trạng chậm trễ thanh toán từ các tài khoản ngân hàng và rút ngắn thời gian thanh toán nhờ chuỗi xử lý thông qua điện tử hóa.

Tăng năng suất lao động và tiết kiệm chi phí: Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu vào hệ thống công nghệ có thể ở mức cao nhưng tính theo thời gian, điện tử hóa hồ sơ chứng từ sẽ giúp giảm chi phí hoạt động và tái tổ chức mạng lưới các phòng ban kế toán.

Việc giảm thanh toán bằng tiền mặt cũng làm giảm quy mô và chi phí cho các biện pháp an ninh đảm bảo cho việc thanh toán và tiền gửi ngân hàng.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử và thanh toán điện tử giúp chính quyền cắt giảm biên chế việc làm và giảm bớt bộ máy trên lãnh thổ (nhờ tập trung hóa xử lý, cơ sở dữ liệu tập trung…).

Hỗ trợ kiểm soát nội bộ: Khi triển khai điện tử hóa hồ sơ chứng từ. nhiều công cụ đã được tích hợp vào hệ thống kiểm soát nội bộ tự động và giúp  hạn chế phạm vi sai sót trong  tác nghiệp. Ví dụ của Pháp, Ma-đagát-xca trong nộp hồ sơ thuế, điện tử hóa giúp các cán bộ thuế tìm ra lỗi và các vi phạm, gian lận đồng thời tránh việc phải nhập lại thông tin khiến mất nhiều thời gian

Hỗ trợ các nhà quản lý (các đơn vị chi tiêu, cơ quan thực thi thuế…): Điện tử hóa hồ sơ chứng từ thay đổi mạnh phương thức làm việc của các đơn vị chi tiêu, cơ quan thuế. Điện tử hóa vẫn duy trì sự tách biệt giữa kế toán và người chuẩn chi, ngăn chặn các vi phạm trong quá trình xử lý công việc và tăng tính kiểm soát.

Điện tử hóa còn hình thành phương thức đào tạo từ xa, giúp tăng cường  năng lực đào tạo cán bộ, đặc biệt là thông qua các khóa học trực tuyến.  

Pháp là quốc gia dẫn đầu trong Hiệp hội về điện tử hóa trong khu vực công, cả ở trung ương (Nhà nước trung ương) và chính quyền địa phương. Toàn bộ quy trình chi ngân sách đã điện tử hóa hoàn chỉnh đối với 50% lệnh chi của các địa phương cỡ trung bình và lớn (có từ 10 ngàn dân trở lên), nộp phí, lệ phí cũng thực hiện qua mạng.

Chorus là hệ thống tin học tích hợp triển khai tại tất cả các cơ quan bộ, ngành trung ương từ năm 2012 với hơn 20 ngàn người sử dụng để ghi nhận thu, chi ngân sách trung ương và lập báo cáo quyết toán, được Thẩm kế viện chứng thực (quốc gia duy nhất trong Liên minh châu Âu có báo cáo quyết toán được kiểm toán xác nhận).

Kê khai và nộp thuế điện tử ở Pháp theo phương pháp “tăng dần”: Ban đầu khuyến khích, cho phép người nộp thuế lựa chọn, khoảng 10-15 năm sẽ là yêu cầu bắt buộc: Ví dụ đối với công ty, doanh nghiệp, bắt đầu triển khai từ năm 2000 mang tính thí điểm, đến năm 2015 đã trở thành yêu cầu bắt buộc; đối với người dân (30 triệu người nộp thuế) hiện đang có khoảng 50% kê khai qua mạng, đến năm 2019 sẽ là yêu cầu bắt buộc.

Kết quả ban đầu ghi nhận qua điện tử hóa tại Pháp đã giảm thời gian xử lý hồ sơ, hiệu quả, an toàn về kinh tế và pháp lý (do lưu vết đầy đủ mọi yếu tố và không còn thao tác nhập liệu); tiết kiệm 2.500 tấn giấy với khoảng 30 triệu euro hằng năm.

Hung-ga-ri, quốc gia với 10 triệu dân thuộc Liên minh châu Âu có mức độ áp dụng công nghệ tin học khá cao. Kho bạc Hung-ga-ri ra đời năm 1996 với chức năng thực hiện chấp hành NSNN theo quy định của Luật tài chính công và các văn bản hướng dẫn chi tiết.

Kho bạc Hung-ga-ri được giao nhiệm vụ tính toán tập trung tiền lương, tiền công cho người hưởng lương và trợ cấp của Nhà nước trung ương và địa phương. Nhiệm vụ này được thực hiện thông qua việc triển khai tính toán tập trung tập trung các khoản lương, thu nhập và tính toán số tiền thuế và phí đóng góp xã hội theo quy định hiện hành; chuyển thông tin cho các cơ quan Nhà nước khác để sử dụng (cơ quan Thuế, Quỹ Bảo hiểm Y tế Quốc gia, cơ quan Thống kê trung ương, Bộ Kinh tế); lập bảng thông tin dữ liệu lương, thu nhập và biên chế để giúp các đơn vị xây dựng bảo cáo tài khoản/báo cáo quyết toán của đơn vị; hỗ trợ cho việc lập ngân sách và phân tích tình hình thực hiện ngân sách.

Nỗ lực cải thiện hoạt động tính toán lương, thu nhập có lịch sử gần 50 năm, bắt đầu từ năm 1961 với sự ra đời các cơ quan tính toán lương, thu nhập phân tán, năm 2002 thiết lập tính toán lương tập trung nhưng lấy dữ liệu từ  nhiều nguồn cơ sở dữ liệu và từ năm 2015 tính toán lương được thực hiện dựa trên một cơ sở dữ liệu quốc gia duy nhất. Hệ thống tin học quản lý lương của Kho bạc (KIRA) được triển khai trên toàn bộ lãnh thổ Hung-ga-ri từ ngày 01/11/2015.

KIRA là một hệ thống ứng dụng CNTT thống nhất, tin cậy và minh bạch đặt tại toàn bộ các cơ quan công và các đơn vị trực thuộc.  Là một công cụ tính toán lương, thu nhập được truy cập trên web và dựa trên một cơ sở dữ liệu tập trung; xử lý dữ liệu theo thời gian thực và tích hợp rất nhiều chức năng kiểm tra kiểm soát. Việc tính toán lương, thu nhập được thực hiện theo lịch biểu và giao diện với nhiều ứng dụng khác như các ứng dụng quản lý nguồn nhân lực, các ứng dụng kế toán.

KIRA giúp giảm thiểu sử dụng giấy, vì các phiếu thanh toán lương được điện tử hóa hoàn toàn. Mỗi yếu tố chi tiết trong quản lý lương, thu nhập, hồ sơ tài liệu được định danh, xác định cụ thể, truy vết được hoặc tổng hợp theo nhu cầu; thông tin lưu trữ theo dạng điện tử, không cần thiết phải in ra và tạo nên tổng thể thống nhất. Công tác hạch toán kế toán lương trở nên dễ dàng hơn.

Ca-mơ-run và Ma-đa-gát-xca chia sẻ về thực tế điện tử hóa trong khâu thanh toán, thu ngân sách và lập báo cáo kế toán. Là thành viên của CEMAC (Cộng đồng kinh tế và tiền tệ các nước Trung Phi), Kho bạc phải thanh toán chi trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ chi, Ca-mơ-run đã đặt mục tiêu thanh toán trong vòng 60 ngày (không có quy định trong nội bộ đất nước về thời hạn thanh toán) – khối lượng hồ sơ Kho bạc phải kiểm soát rất lớn, bao gồm hóa đơn giấy từ nhà cung cấp, hồ sơ thuế của đơn vị…; hoạt động thu được cải tiến một phần với việc khai báo thuế qua mạng và đặt máy in tem xác nhận nộp phí, thuế tại các điểm được ủy quyền; báo cáo kế toán thu, chi và bảng cân đối đã có chương trình tin học hỗ trợ nhưng báo cáo quyết toán và một số sổ chi tiết vẫn làm thủ công và in ra giấy.

Ma-đa-gátxca mới có Luật quy định về thủ tục giao dịch điện tử và chữ ký điện tử, nhưng đã ghi nhận những vấn đề khó khăn trong quá trình thực thi vì phải bảo đảm tuân thủ quy định bảo mật thông tin cá nhân, bên cạnh rủi ro do tấn công trên mạng (hacker), không có kết nối hoặc kết nối không ổn định.

Năm 2015, Ma-đa-gátxca đã thiết lập được một hệ thống thanh toán điện tử  áp dụng cho chi NSNN trung ương, chính quyền địa phương và các cơ quan, tổ chức công. Hiệu quả của hệ thống đem lại rất rõ rệt với việc theo vết các giao dịch được chi tiết, thông tin sẵn có và nhanh chóng theo thời gian thực, đảm bảo an toàn thông tin.

Lộ trình điện tử hóa ở Ga-bông bắt đầu từ năm 2009 với điện hóa các khoản chi và mở rộng năm 2014 thanh toán chuyển khoản cho mọi tổ chức pháp nhân; 2010 với công tác kế toán (triển khai tin học hóa đến toàn bộ các đơn vị kho bạc, không còn phải in báo cáo giấy hằng tháng mà tra cứu và tổng hợp qua mạng); 2013 thiết lập trang khai báo thuế điện tử và nộp thuế điện cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hiệu quả của tin học hóa, điện tử hóa là làm thay đổi phương pháp, cách thức làm việc của cán bộ kho bạc cũng như các đơn vị liên quan, tiết kiệm thời gian xử lý công việc thủ công.

Tuy nhiên, còn chưa có sự đồng bộ về mặt bằng điện tử hóa giữa các cơ quan, ví dụ vẫn yêu cầu in giấy xác nhận đã đóng lệ phí xe khi cấp giấy phép, hạ tầng CNTT cũng chưa được đảm bảo. Phát triển CNTT trong hoạt động nghiệp vụ kho bạc, điện tử hóa nói riêng còn rất hạn chế ở các nước trong vùng Trung Đông và Bắc Phi, theo đánh giá của chuyên gia Ngân hàng thế giới.

Đánh giá chung

Công tác điện tử hóa hồ sơ chứng từ của các nước châu Phi trong Hiệp hội, qua trao đổi tại Hội nghị, vẫn chủ yếu là scan hồ sơ, chứng từ, là chính, phương thức thanh toán vẫn còn bằng tiền mặt, séc, chuyển khoản được sử dụng không nhiều; điện tử hóa trong lĩnh vực thu làm tốt hơn, thông qua ký hợp đồng với cơ quan xăng dầu để phát hành thẻ, trang bị máy in tem thuế thay cho tem giấy thủ công… Trong khi đó, Pháp, Ma-rốc, Hung-ga-ri đã tiến khá xa cả về triển khai điện tử hóa, kết nối trực tiếp hệ thống CNTT giữa các cơ quan chi và kho bạc; thanh toán hiện đại với trích tài khoản tự động, thẻ ngân hàng, chuyển khoản…; khai báo và thu nộp thuế điện tử, tính toán lương, tiền công, trợ cấp cho toàn bộ người hưởng lương và trợ cấp của nhà nước và địa phương (Hung-ga-ri từ năm 2015 triển khai tính lương tập trung cho 1 triệu người chiếm 10% dân số; Pháp kế hoạch đến năm 2019 triển khai rộng hệ thống quản lý lương và nguồn nhân lực tích hợp).

Đối với thu thuế, Việt Nam đã tiến xa hơn nhiều nước trong Hiệp hội. Thực tế, đến cuối năm 2015, các doanh nghiệp nộp thuế điện tử đã đạt hơn 90% theo đúng tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ. Việc chi trả lương các nước làm khá tốt vì số lượng đơn vị và công chức ít hơn rất nhiều so với Việt Nam.

Đối với chi đầu tư XDCB, việc kiểm soát hồ sơ và chuyển từ hồ sơ giấy sang điện tử, các nước cũng gặp vấn đề như Việt Nam, khối lượng hồ sơ nhiều khó có thể quét và chuyển hết sang hồ sơ điện tử, trừ Pháp do có hệ thống ứng dụng tin học kết nối giữa đơn vị chuẩn chi và kế toán kho bạc, các nhà cung cấp phát hành hóa đơn điện tử.

Học hỏi, tìm hiểu kinh nghiệm thực tế trong lộ trình chuyển đổi sang điện tử hóa của các nước phát triển hơn Việt Nam trong Hiệp hội sẽ giúp chúng ta nắm bắt được nhiều bài học hữu ích trong hoàn thiện hệ thống pháp lý, hoạch định chiến lược và xây dựng kế hoạch cụ thể  để tiến tới kho bạc điện tử, giảm bớt được chi phí cũng như hạn chế sai sót.

Những nước phát triển đó là Pháp, Ma-rốc, Hung-ga-ri, Cô-oét, U-crai-na. Trong thời gian tới đây, KBNN sẽ tăng cường hợp tác, trao đổi kinh nghiệm với Kho bạc/Tổng cục Kế toán công của các quốc gia trên, phục vụ cho yêu cầu cải cách và triển khai các đề án, dự án phát triển của hệ thống KBNN.