Mô hình hiện đại ABC là gì?

Hiện có rất nhiều định nghĩa liên quan kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động (ABC). Hai nhà kinh tế lớn Robert S.Kaplan và Robin Cooper thì ABC được sử dụng như là cách thức để đo lường những hoạt động của doanh nghiệp (DN), nguồn lực được tiêu hao bởi những hoạt động, sản phẩm và dịch vụ được sinh ra từ những hoạt động đó.

ABC ra đời nhằm đáp ứng sự cần thiết về thông tin chính xác của những nguồn lực bị tiêu tốn bởi những sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, kênh phân phối. Không chỉ phản ánh rõ ràng về tình hình kinh doanh của DN, ABC còn là phương pháp quản lý hoạt động đáng tin cậy cho phép nhà quản trị đưa ra những quyết định chính xác nhất.

Trong khi đó, Tổ chức Liên hiệp Thế giới về Tiến bộ trong sản xuất định nghĩa, ABC là một phương pháp đo lường chi phí và mức độ thực hiện của các hoạt động có liên quan đến chu trình và đối tượng chịu phí; Phân bổ các chi phí hoạt động dựa trên việc sử dụng các nguồn lực của chúng, phân bổ chi phí đến các đối tượng chịu phí như là các khách hàng, sản phẩm, quá trình dựa trên mức độ sử dụng của chúng; Tìm ra các mối quan hệ nhân quả để xác định được các tiêu thức phân bổ hoạt động.

Như vậy, ABC là một hệ thống kế toán thực hiện việc tập hợp và phân bổ các nguồn lực vào các hoạt động dựa trên mức độ sử dụng nguồn lực này của các hoạt động, sau đó chi phí các hoạt động được phân bổ đến các đối tượng chịu phí dựa trên mức độ sử dụng của các đối tượng đó.

Nếu phương pháp hạch toán chi phí truyền thống chỉ chú trọng đến việc phân bổ chi phí gián tiếp (chi phí sản xuất chung) vào sản phẩm và chỉ áp dụng các tiêu thức phân bổ dựa trên sản lượng sản xuất như chi phí hoạt động của phân xưởng, chi phí điều hành do đó nếu áp dụng tiêu thức phân bổ dựa trên sản lượng sản xuất thì sẽ không chính xác, đặc biệt trong bối cảnh chi phí sản xuất chung ngày càng chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí sản xuất.

Bên cạnh đó, các hoạt động tạo chi phí trong chuỗi giá trị không chỉ riêng bộ phận sản xuất mà còn nhiều hoạt động khác như thiết kế, tiếp thị… Do vậy, phương pháp xác định giá phí theo hoạt động ABC đã được các nhà nghiên cứu kế toán quản trị hiện đại xây dựng và phát triển để cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác hơn cho các quyết định quản lý.

Theo mô hình hiện đại ABC, trước hết tập hợp chi phí sản xuất chung cho các hoạt động của DN, sau đó tiến hành phân bổ chi phí của từng hoạt động vào đối tượng tính chi phí dựa trên mối quan hệ nhân quả giữa hoạt động và đối tượng chi phí.

Để áp dụng mô hình này cần xác định cụ thể có bao nhiêu hoạt động chính, nguồn lực được sử dụng để tạo ra sản phẩm dịch vụ. Do vậy, không tính chi phí nguồn lực vào đối tượng tính phí khi đối tượng này không sử dụng nguồn lực đó. Quy trình tổ chức áp dụng mô hình hiện đại ABC được thực hiện qua 4 bước sau:

- Bước 1: Xác định các thành phần chính trong hệ thống gồm đối tượng tính phí, các hoạt động chính, các nguồn lực tiêu hao, tiêu thực phân bổ chi phí.

- Bước 2: Xác định mối quan hệ nhân quả giữa đối tượng tính phí và các hoạt động, nguồn lực.

- Bước 3: Thu thập các số liệu tương xứng có liên quan đến chi phí và đường đi của các nguồn phát sinh chi phí.

- Bước 4: Phân bổ chi phí của các hoạt động cho các đối tượng tính phí.

Ứng dụng mô hình hiện đại ABC tại doanh nghiệp ngành may

Quy trình sản xuất tại các DN may tương đối phức tạp nên việc áp dụng phương pháp ABC chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả trong quản lý chi phí. Để ứng dụng mô hình ABC tại các DN may hiện nay, cần chú ý trình tự tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm được chia thành các bước sau:

+ Bước 1: Xác định hoạt động, nhóm chi phí hoạt động và đơn vị đo lường hoạt động.

Bước đầu tiên khi áp dụng hệ thống ABC là xác định các hoạt động tạo ra nền tảng của hệ thống. Yêu cầu chung đối với các nhân viên trong nhóm thực thi ABC là mô phỏng những người làm trong bộ phận chi phí chung và yêu cầu họ miêu tả các hoạt động chính của họ. Tại một số DN may, cùng với sự giúp đỡ của Tập đoàn Dệt May Việt Nam, nhóm ABC đã lựa chọn các nhóm chi phí hoạt động và đơn vị đo lường hoạt động như sau:

+ Bước 2: Hạch toán chi phí sản xuất chung cho các nhóm chi phí.

Để có được kết quả phân bổ trên thì phải dựa trên kết quả phỏng vấn giám đốc, nhân viên những người có kiến thức sâu rộng về các hoạt động trong ngành May. Câu hỏi chính mà các giám đốc sản xuất phải trả lời đó là “mỗi hoạt động tiêu tốn bao nhiêu phần trăm năng suất hoạt động của máy móc”. Khi hoàn thành việc phân bổ giai đoạn đầu vào nhóm chi phí sản phẩm, thực hiện bước tiếp theo để tính tỷ lệ phân bổ chi phí.

+ Bước 3: Tỷ lệ phân bổ chi phí của từng hoạt động.

Tỷ lệ phân bổ chi phí được tính trên mỗi nhóm chi phí bằng cách, chi phí phân bổ cho mỗi nhóm với đơn vị đo lường hoạt động của nhóm chi phí. Tỷ lệ phân bổ chi phí đưa ra những thông tin chính xác hữu ích cho nhà quản lý liên quan đến các chi phí phát sinh từ hoạt động chung. Chi phí đặc biệt cao cho mỗi hoạt động có thể làm tăng nỗ lực trong việc cải tiến cách tiến hành hoạt động trong các DN May Việt Nam.

+ Bước 4: Phân bổ chi phí chung cho đối tượng hạch toán chi phí.

Trong quá trình áp dụng hệ thống hạch toán chi phí theo hoạt động tại các DN May được phân bổ theo 2 giai đoạn. Trong phân bổ giai đoạn 2, tỷ lệ phân bổ chi phí được sử dụng để phân bổ chi phí chung vào sản phẩm và khách hàng. Cách phân bổ chi phí vào sản phẩm được minh họa qua sơ đồ 1:

Theo lý thuyết ABC, chi phí hoạt động sẽ được phân bổ tới các đối tượng chịu phí. Đối tượng chịu phí thường rất đa dạng và phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của nhà quản trị mà người thiết kế hệ thống sẽ thiết lập nên các đối tượng chịu phí khác nhau như: từng loại sản phẩm, lô sản phẩm, khách hàng, nhóm khách hàng, kênh phân phối…

Như vậy, khi đã thực hiện, hệ thống hạch toán chi phí theo hoạt động tốn nhiều tiền hơn để duy trì so với hệ thống hạch toán chi phí truyền thống, song, việc sử dụng hạch toán ABC có thể nhận biết được các hoạt động một cách dễ dàng hơn, đem lại được lợi ích đáng kể từ việc cải tiến quy trình mục tiêu.

Tài liệu tham khảo:

1. Kaplan, R. S. và A. A. Atkinson, 1998. “Cost-Based Decision Making”. Chương trong Advanced Management Accounting. Prentice Hall, Upper Saddle River, New Jersey;

2. Judith J. Baker, Activity-based costing and activity-based management for health care;

3. John Innes, Falconer Mitchell and Donald Sinclair, 2000, “Activity-based costing in the U.K.’s largest companies: a comparison of 1994 and 1999 survey results”.