Thực trạng công tác xây dựng định mức và dự toán chi phí tại doanh nghiệp may

Trong những năm qua, các doanh nghiệp (DN) may đã có cơ sở và nền tảng tương đối tốt của hệ thống dự toán chi phí là công tác định mức chi phí. Tuy nhiên, việc điều chỉnh định mức chưa kịp thời và còn có nhiều yếu tố chi phí trong sản xuất chưa được lập định mức như chi phí kiểm tra chất lượng sản phẩm, thiệt hại trong sản xuất, thiệt hại do sản phẩm hỏng...

Hơn nữa, việc sử dụng và phát huy tính hiệu quả của hệ thống định mức cũng chưa được triệt để. Các DN chỉ sử dụng định mức để tính toán giá thành định mức trong từng trường hợp cụ thể và là một trong những căn cứ để quyết định nhận đơn đặt hàng.

Hiện nay, có khá nhiều DN may đã và tiến hành xây dựng hệ thống định mức chi phí. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, có một số khó khăn thường thấy ở các DN: Năng lực xây dựng định mức còn hạn chế, thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận; Nguồn tài chính hạn hẹp; Nhận thức chưa đầy đủ về công tác xây dựng định mức…

Bên cạnh đó, hiện nay rất ít DN tiến hành lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh và chuyển đổi các định mức vật tư - kỹ thuật đang được thực hiện một cách chặt chẽ trong đơn vị thành dự toán chi phí. Điều này là do chỉ có một số DN có thể chủ động được kế hoạch sản xuất của cả năm, trong khi số còn lại gần như phụ thuộc vào đơn đặt hàng từ đối tác bên ngoài. Ngoài ra, cũng chưa có DN nào dựa vào số liệu thống kê về chi phí của DN mình để tìm hiểu về cách ứng xử của chi phí đối với mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh của DN...

Các giải pháp hoàn thiện

Nhằm hoàn thiện hệ thống định mức và dự toán chi phí trong các DN may, trong thời gian tới, cần chú trọng một số nhóm giải pháp quan trọng sau:

Một là, xây dựng một hệ thống định mức chi phí chính xác cho các sản phẩm của DN. Cụ thể, DN cần tiến hành các bước xây dựng hệ thống định mức chi phí như sau:

Bước 1: Xây dựng định mức hao phí về lượng vật tư - kỹ thuật cho các yếu tố chi phí trực tiếp.

Đối với chi phí sản xuất, đặc biệt là của sản phẩm may mặc gồm có nhiều bộ phận cấu thành nên để xây dựng định mức lượng hao phí vật tư - kỹ thuật, DN cần xây dựng cho từng chi tiết công đoạn sản xuất (cắt, may, hoàn thiện, đóng gói).

Đối với vật liệu chính: Căn cứ vào loại sản phẩm, khả năng thay thế nguyên vật liệu để xác định các thông số kỹ thuật.

Đối với vật liệu phụ: Căn cứ vào đặc tính của sản phẩm để có thể định mức theo một tỷ lệ phù hợp.

Đối với hao phí nhân công trực tiếp, việc xác định định mức hao phí cho các sản phẩm quy chuẩn là hoàn toàn phù hợp với tính đa dạng trong sản phẩm của DN may. Từ định mức hao phí lao động của các sản phẩm quy chuẩn để xây dựng định mức hao phí nhân công trực tiếp cho từng đơn vị sản phẩm, đơn hàng cụ thể. Các DN may nên sử dụng hình thức bấm giờ để xác định thời gian cần thiết hoàn thành đơn vị sản phẩm.

Bước 2: Xây dựng tiêu chuẩn quy định định mức giá cho các yếu tố chi phí phát sinh.

Theo đó, cần có sự phối hợp giữa các bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật, bộ phận nhân sự, bộ phận vật tư… Đặc biệt, đối với chi phí gián tiếp như chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN cần được xây dựng theo hai yếu tố là định mức định phí và định mức biến phí.

Để giảm chi phí cố định tiêu hao trên một đơn vị sản phẩm, nhà quản lý DN luôn hướng tới việc giảm tối thiểu tổng định phí có thể và tăng tối đa số lượng sản phẩm sản xuất thực tế.

Định mức biến phí được xây dựng theo định mức giá và định mức lượng thời gian. Trong đó, định mức giá phản ánh phần biến phí của đơn giá phân bổ chi phí gián tiếp. Định mức thời gian phản ánh thời gian cho phép của hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí gián tiếp cho một đơn hàng, sản phẩm. Công thức phân bổ biến phí chi phí gián tiếp được thực hiện như sau:

Hệ số phân bổ biến phí chi phí gián tiếp = Tổng biến phí chi phí gián tiếp ước tính / Tổng tiêu thức phân bổ chi phí gián tiếp

Định mức biến phí chi phí gián tiếp = Mức độ hoạt động bình quân một sản phẩm x Hệ số phân bổ biến phí chi phí gián tiếp

Hai là, DN may cần lập hệ thống dự toán chi phí theo hướng phục vụ quản trị chi phí.

Theo đó, mô hình lập dự toán phù hợp cho các DN may thể hiện qua mô hình cột bên. Căn cứ vào định hướng phát triển sản phẩm và thị trường của DN, lãnh đạo DN sẽ đưa ra các yêu cầu và mục tiêu để các bộ phận cấp dưới thực hiện triển khai.

Theo tác giả, đối với các DN may nên lập dự toán chi phí sản xuất theo đơn đặt hàng và theo quy trình sản xuất. Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN sẽ lập theo các trung tâm chi phí dự toán như các phòng ban, phân xưởng (căn cứ trên nhiệm vụ được giao chung, không thể xác định cụ thể cho từng đơn hàng, sản phẩm như sau:

- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập trên cơ sở định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm và đơn giá dự kiến của từng loại vật liệu.

- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được lập trên cơ sở định mức thời gian lao động và đơn giá tiền lương của từng loại lao động tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm.

- Dự toán chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý DN được xác định trên cơ sở số liệu của các kỳ trước và những dự kiến cho kỳ kế hoạch của từng bộ phận liên quan. Các dự toán cần được lập theo dây chuyền sản xuất, đơn hàng hoặc từng lô sản phẩm.

Việc lập toán chi phí kinh doanh nên được tiến hành chi tiết theo yếu tố chi phí sau đó tổng hợp theo khoản mục chi phí bao gồm:

- Dự toán giá bán trong mối quan hệ với các thành phần cấu thành giá bán theo phương pháp trực tiếp như biến phí, định phí, lợi nhuận mục tiêu;

- Dự toán chi phí nguyên vật liệu và cung ứng nguyên vật liệu;

- Dự toán chi phí nhân công và cung ứng công nghệ thông tin;

- Dự toán chi phí sản xuất chung;

- Dự toán chi phí bán hàng và quản lý DN.

Kết luận

Các DN may hiện nay đều lập dự toán tĩnh (chỉ cho một mức độ hoạt động nhất định) do tính đơn giản của nó. Tuy nhiên, trong thực tế sản xuất, các DN may thường gặp phải vấn đề lựa chọn mức sản lượng khác nhau, đặc biệt là các DN may đang tiến tới giảm các đơn hàng gia công theo phương thức CMT (sản xuất theo hình thức gia công)/OEM (sản xuất theo thiết bị gốc), tăng khối lượng tự sản xuất và tiêu thụ theo phương thức gia công ODM (thiết kế trên ý tưởng có sẵn, sản xuất).

Để đáp ứng yêu cầu đó, DN may cần thiết lập dự toán linh hoạt và xây dựng hệ thống định mức phù hợp. Thông tin do dự toán và hệ thống định mức linh hoạt sẽ cung cấp cho các nhà quản trị sử dụng trong việc so sánh chi phí thực tế ở các mức độ hoạt động khác nhau, từ đó có các quyết định về mức giá bán sản phẩm khác nhau, đảm bảo DN có lãi nhưng vẫn đáp ứng được đơn hàng của khách hàng.

Tài liệu tham khảo:

1. Công ty Cổ phần Chứng khoán Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, 2014, Báo cáo phân tích DN Tập đoàn Dệt may Việt Nam;

2. Công ty Chứng khoán FPT, 2014, Báo cáo ngành Dệt may;

3. Báo Công Thương, 2016, Nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm dệt may.