Lean là mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức.

Lean giúp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình.

Trong sản xuất Lean, giá trị của một sản phẩm do khách hàng quyết định, sản phẩm phải đáp ứng nhu cầu của khách hàng cả về chất lượng, thời gian và giá cả. Để đánh giá giá trị từ góc nhìn của khách hàng, các công ty phải phân tích kỹ lưỡng mọi quá trình kinh doanh, nhận biết đâu là giá trị trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ.

Áp dụng Lean trước hết là phải hiểu được tất cả mọi hoạt động cần thiết để làm ra một sản phẩm cụ thể, sau đó tối ưu hóa toàn bộ quá trình từ góc nhìn của khách hàng.

Quan điểm này rất quan trọng vì nó giúp nhận biết hoạt động nào thực sự tạo ra giá trị, hoạt động nào không tạo ra giá trị nhưng cần thiết và hoạt động nào không tạo ra giá trị cần phải loại bỏ.

Hoạt động tạo ra giá trị là những hoạt động mà khách hàng sẵn sàng trả tiền. Ngược lại, hoạt động không tạo ra giá trị là hoạt động không cần thiết để vận hành tổ chức và không đem lại lợi ích gì cho khách hàng. Những hoạt động này theo cách hiểu của Lean được gọi là những lãng phí cần loại bỏ hoặc giảm thiểu.

Quá trình sản xuất Lean được xây dựng dựa trên 2 trụ cột chính. Thứ nhất là Just-in-Time (JIT) - Nguyên tắc tức thời, sản xuất vừa đúng lúc, đúng loại, đúng số lượng, chủ trương chỉ sản xuất những gì cần thiết và vào lúc cần đến. Sản xuất chỉ được thực hiện khi có yêu cầu của các công đoạn kế tiếp.

Thứ hai là Jidoka - Tự kiểm lỗi, chất lượng từ nguồn, làm lộ diện các trục trặc ngay tại chỗ là khả năng dừng ngay quá trình khi có vấn đề, ví dụ khi thiếu thông tin hay phát hiện vấn đề về chất lượng. Khả năng này giúp không để lọt sản phẩm khuyết tật, sai lỗi, giúp nhận dạng và khắc phục những khu vực có vấn đề.

Tổ chức, doanh nghiệp sẽ có được rất nhiều lợi ích khi áp dụng Lean như: nâng cao năng suất lao động, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, giảm bớt thủ tục hành chính, giảm áp lực cho người lao động và gắn kết người lao động nhiều hơn với công việc.

Lean mang lại cải thiện đáng kể về năng suất, chất lượng cho quá trình tạo sản phẩm nhờ giảm thiểu tình trạng sai lỗi và các lãng phí.

Đồng thời, áp dụng Lean cũng giúp cải thiện thời gian chu kỳ sản xuất giúp nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực đầu vào, năng suất lao động và hiệu suất quá trình tạo sản phẩm cao hơn thông qua giảm chờ đợi (giữa người-người; giữa người-máy móc), giảm di chuyển, giảm các thao tác thừa trong quá trình làm việc/vận hành...