Thứ nhất là xác định rõ các điểm và khu vực cần cải thiện trong sản phẩm hoặc quá trình, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Thứ hai là theo dõi và phân tích, đánh giá các lỗi tiềm ẩn trong quá trình thiết kế.

Thứ ba là ngăn chọn và dự phòng trước các sự cố có thể xảy ra trong sản xuất và quá trình hoạt động của tổ chức. Cuối cùng là tối ưu hóa chức năng của sản phẩm hoặc quá trình.

FMEA được ứng dụng khi cần xem xét tất cả các cách mà một quá trình hoặc sản phẩm có thể gặp sự cố. Phương pháp này thường được sử dụng trong các giai đoạn trước hoạch định, kế hoạch sản xuất và khi triển khai các kế hoạch, dự án thiết kế sản phẩm.

Ngoài ra, nó cũng hữu ích trong những trường hợp dưới đây: Khi có sự thay đổi trong hệ thống hiện tại, chẳng hạn như thiết kế, sản phẩm hoặc quy trình; khi áp dụng công nghệ mới cho hệ thống, thiết kế, sản phẩm, hoặc quy trình trong bối cảnh hiện tại.

Khi muốn cải tiến hệ thống, thiết kế, sản phẩm hoặc quy trình để phù hợp hơn thị trường hiện tại; khi có phản hồi tiêu cực về hệ thống từ nhân viên, khách hàng hoặc người sử dụng; khi nhà sản xuất phát hiện vấn đề không mong muốn nào đó.

Để thực thi phương pháp FMEA, trước tiên, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm hoặc quy trình muốn đánh giá. Phân tích FMEA mang tính toàn diện, vì vậy, cần tập trung vào một quy trình cụ thể với phạm vi hẹp. Kinh nghiệm cho thấy, để triển khai hiệu quả, đối với các quy trình phức tạp, cần chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn và thực hiện nhiều phân tích FMEA.

Bước tiếp theo là tập hợp một nhóm đa chức năng để tiến hành phân tích chuyên sâu hơn. Các thành viên trong nhóm nên là những người tham gia trực tiếp vào quy trình đang phân tích. Họ có thể là thành viên của đội thiết kế, sản xuất, bảo trì, bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng. Những người này không nên giữ vai trò quản lý để có một cách nhìn rõ ràng, thực tế và khách quan về quy trình.

Hãy sử dụng kỹ thuật brainstorming để xác định tất cả các quy trình có thể bị trục trặc. Đây được gọi là các loại sai lỗi. Lỗi trong một thành phần có thể gây ra lỗi ở những nơi khác. Để triển khai hiệu quả, cần sử dụng các giấy ghi chú để liệt kê các lỗi trong mỗi quy trình để dễ dàng động não và trực quan quá các rủi ro tiềm ẩn.

Sau khi liệt kê tất cả các loại sai lỗi tiềm ẩn, hãy xem xét từng loại sai lỗi và xác định hậu quả của nó đối với hệ thống, quy trình, khách hàng hoặc tổ chức. Nói cách khác, đối với mỗi loại sai lỗi, hãy hỏi: Điều gì xảy ra khi chức năng?

Tiếp theo, doanh nghiệp sẽ xếp hạng sự cố hoặc xác suất xảy ra của mỗi loại sai lỗi. Một lần nữa, hãy xếp hạng mỗi sự cố từ 1 đến 10, với 1 là ít có khả năng nhất và 10 là không thể tránh khỏi. Hãy thêm các xếp hạng này vào sơ đồ FMEA.

Tiêu chí cuối cùng là khả năng phát hiện và xử lý lỗi trước khi nó xảy ra (hoặc trước khi được khách hàng chú ý), cần phải xác định những biện pháp kiểm soát nào đang được thực hiện để ngăn chặn lỗi xảy ra hoặc ngăn chặn vấn đề xảy đến với khách hàng.

Với mỗi loại sai lỗi được lập sơ đồ và xếp hạng, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đánh giá những điểm nào trong quy trình cần các biện pháp, hành động khắc phục. Điều này có nghĩa là cần thực hiện các thay đổi đối với thiết kế quy trình hoặc sản phẩm hoặc điều chỉnh các biện pháp và kiểm soát tại chỗ để giảm thiểu rủi ro và khả năng bị phát hiện lỗi.