Mô hình năng suất và hiệu quả của R.C. Monga - chuyên gia năng suất của Tổ chức Năng suất châu Á đưa ra ý nghĩa của nâng cao năng suất và cải tiến năng suất dựa trên 4 trụ cột: Phát triển tổ chức định hướng khách hàng; Liên tục cải tiến và đổi mới công nghệ; Tổ chức quản lý sản xuất hiệu quả; Giảm lãng phí trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ.

Đặc biệt, trung tâm của 4 trụ cột này chính là con người. Đây là gợi ý quan trọng trong xây dựng mô hình nâng cao năng suất, chất lượng tổng thể cho doanh nghiệp.

Phát triển tổ chức định hướng khách hàng

Yếu tố quan trọng đầu tiên là doanh nghiệp cần phải xác định chiến lược và mục tiêu sao cho phù hợp với môi trường kinh doanh hiện tại. Trong chiến lược năng suất phải bắt đầu với việc hiểu rõ ai là khách hàng của mình, họ cần gì, tại sao họ lại cần tới những sản phẩm đó, làm thế nào họ sử dụng được và với mức giá nào thì họ sẵn sàng chi trả để mua sản phẩm.

Những nhu cầu và mong muốn của khách hàng phải được xem xét khi sản xuất các sản phẩm và dịch vụ. Toàn bộ hệ thống hay quá trình sản xuất của doanh nghiệp cần phải gắn liền với mục tiêu chiến lược này.

Liên tục cải tiến và đổi mới công nghệ

Công nghệ và đổi mới cũng là hai yếu tố góp phần đáng kể vào việc nâng cao năng suất.

Đầu tư cho nghiên cứu và phát triển là cần thiết nhưng cũng chưa đủ để đạt được năng lực cạnh tranh trên thị trường. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường không đủ nguồn lực để chi cho hoạt động nghiên cứu và phát triển. Họ có được công nghệ mới thông qua liên doanh, liên kết, đầu tư trực tiếp nước ngoài, thỏa thuận bằng sáng chế, các liên minh chiến lược. Khi đó, chuyển giao công nghệ trở thành yếu tố quan trọng trong việc lấp đầy khoảng cách về năng suất giữa các công ty.

Trước khi áp dụng, các doanh nghiệp nên đưa công nghệ mới thích ứng với điều kiện địa phương, học hỏi từ sổ tay kỹ thuật, đào tạo, thuê chuyên gia công nghệ và quan sát vận hành tại phân xưởng. Hiệu quả của công nghệ cần được nghiên cứu để xây dựng phương pháp chuẩn. Công nghệ mới được khai thác đầy đủ chỉ khi kết hợp với phát triển sản phẩm.

Tổ chức quản lý sản xuất hiệu quả

Khi cấu trúc hiện tại của tổ chức dựa trên điều hành theo chức năng tạo ra các kết quả không như mong đợi thì tổ chức cần nghĩ tới việc tái cấu trúc lại quá trình.

Theo cấu trúc hệ thống dựa trên chức năng, một quá trình gồm tập hợp các công việc hoặc các hoạt động được phân khúc trong một cấu trúc theo chức năng. Khi đó, mỗi phòng ban sẽ chú ý hoàn thành các nhiệm vụ trong giới hạn chức năng của phòng ban đó mà không chú ý tới toàn bộ quá trình. Cách tư duy hướng vào chức năng như vậy sẽ dẫn đến ưu tiên các mục tiêu phụ mà không đạt được các kết quả chính yếu.

Mục tiêu cơ bản của quản lý theo quá trình là nhằm tạo ra một cách nhìn tổng thể về quá trình và liên kết toàn bộ các chuỗi hoạt động trong quá trình để tạo ra kết quả mong muốn (ví dụ sự thỏa mãn của khách hàng) một cách nhanh nhất.

Giảm lãng phí trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

Khi nói đến lãng phí, chúng ta thường liên tưởng đến thời gian, tiền bạc hay nguyên vật liệu. Thực tế thì lãng phí có thể ở phạm vi rộng hơn rất nhiều, ví dụ sản phẩm kém chất lượng, các hoạt động thừa hay không tạo ra giá trị gia tăng…

Trong Hệ thống sản xuất tinh gọn (Lean), các hoạt động sản xuất có thể được chia thành các nhóm như: Các hoạt động tạo ra giá trị tăng thêm (Value-added activities) là các hoạt động chuyển hoá vật tư trở thành đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.

Các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm (Non value-added activities) là các hoạt động không cần thiết cho việc chuyển hoá vật tư thành sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.

Bất kỳ những gì không tạo ra giá trị tăng thêm có thể được định nghĩa là lãng phí. Những gì làm tăng thêm thời gian, công sức hay chi phí không cần thiết đều được xem là không tạo ra giá trị tăng thêm.

Khuyến nghị cho doanh nghiệp

Theo các chuyên gia, doanh nghiệp cần có một kế hoạch và quản lý năng suất để đạt được mức độ mong muốn về hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự thành công trên thị trường.

Chiến lược cần tạo ra sự liên kết giữa các chức năng và các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp nhằm tạo ra giá trị cho khách hàng và xã hội. Các yếu tố cần liên kết với nhau là công nghệ, phương thức quản lý, nguồn nhân lực, các quá trình sản xuất và các yêu cầu của khách hàng.

Từ xác định các yếu tố tác động tới năng suất, các doanh nghiệp cần đặt năng suất trong chiến lược tổng thể nhằm tạo ra giá trị thông qua tạo ra và áp dụng kiến thức nhằm tới thỏa mãn những nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan.

Nhận biết tư duy của con người là nền tảng cơ bản của cải tiến, cần nhấn mạnh việc xây dựng tư duy tìm kiếm sự cải tiến liên tục và hưởng ứng tích cực với sự thay đổi. Người quản lý xác định năng lực của doanh nghiệp nhằm đạt tới năng suất cao hơn.