Bước 1: Chọn luật áp dụng

Có 2 hệ thống pháp luật hợp đồng quan trọng trên thế giới mà các bên có thể chọn lựa là hệ thống pháp luật Anh Mỹ với hệ thống văn bản pháp luật cụ thể, và hệ thống pháp luật Châu Âu lục địa dựa trên những bản án.

Mọi hợp đồng đều được điều chỉnh bởi một luật áp dụng (thường sẽ là luật nước bên bán hoặc luật nước thứ ba để đảm bảo sự khách quan trung lập) về nội dung, hiệu lực và việc thực hiện hợp đồng... Nếu hợp đồng không được chọn luật áp dụng cụ thể, tòa án sẽ dựa trên các nguyên tắc về tư pháp quốc tế để quyết định luật nào được áp dụng.

Tranh chấp giữa các công ty thuộc những quốc gia là thành viên Công ước Viên như Việt Nam sẽ được điều chỉnh bởi công ước nàytrong trường hợp các bên có lựa chọn..

Bước 2: Xác định tính hợp pháp của hợp đồng

Nếu không có sự tự do thỏa thuận sẽ không có hợp đồng. Bất kỳ sự ép buộc, lừa dối, cố tình gây nhầm lẫn đều có thể dẫn đến hợp đồng vô hiệu. Hợp đồng được giao kết thông qua quá trình đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết. Trong những thỏa thuận không thể hiện bằng văn bản hoặc không được ký kết bởi các bên, quá trình giao kết sẽ khó xác định, dẫn đến lời đề nghị giao kết hoàn toàn có thể bị hủy bỏ.

Theo pháp luật quốc gia, một công ty chỉ có thể tham gia giao kết hợp đồng trong phạm vi quyền hạn cho phép trong giấy phép kinh doanh, giấy phép đầu tư hay quy định của khu công nghiệp, khu kinh tế…. Hợp đồng vượt quá quyền hạn sẽ không được thực hiện.

Hợp đồng cũng không được thực hiện nếu có mục đích bất hợp pháp. Để tránh trường hợp đồng vô hiệu do vi phạm pháp luật, các bên thường thỏa thuận hiệu lực riêng cho từng điều khoản để không ảnh hưởng đến hiệu lực của toàn bộ hợp đồng.

Bước 3: Giới hạn phạm vi nội dung thỏa thuận

Theo hệ thống pháp luật Anh Mỹ, hợp đồng là toàn bộ các thỏa thuận giữa các bên. Để tránh mâu thuẫn nội trong quá trình đàm phán, các bên nên quy định rằng tất cả các tài liệu hay thỏa thuận trước khi ký kết hợp đồng sẽ không còn giá trị khi hợp đồng được ký kết.

Lời mở đầu của hợp đồng là căn cứ cơ bản để hiểu được ý nghĩa thật sự của hợp đồng thông qua việc thể hiện mong muốn của các bên khi giao kết hợp đồng. Bên bán thường mắc sai lầm khi nghĩ đây là cơ hội thể hiện khả năng và chất lượng của hàng hóa, đó sẽ là căn cứ chống lại bên bán khi có tranh chấp.

Bất kỳ nội dung quan trọng (thư, bản ghi nhớ…) thỏa thuận trước hợp đồng được liệt kê trong hợp đồng gọi là tài liệu hợp đồng. Những nội dung này cần được sắp xếp theo mức độ ưu tiên; trong trường hợp có sự mâu thuẫn, nội dung của văn bản có mức độ ưu tiên cao hơn sẽ được áp dụng.

Định nghĩa cho từng nội dung được thỏa thuận trong suốt quá trình đàm phán cần được các bên thể hiện trong phần định nghĩa của hợp đồng.

Bước 4: Nhận diện các bên trong hợp đồng

Khi cơ sở pháp lý cơ bản của hợp đồng được thiết lập, chủ thể hợp đồng là đối tượng cần quan tâm, nhận diện rõ ràng. Tên chính thức được đăng ký của các bên nên được thể hiện tại phần đầutiên trong hợp đồng. Ngay sau đó, có thể áp dụng tên viết tắt nhằm tiết kiệm không gian và phòng ngừa rủi ro do đánh sai tên.

Các bên cần xác định chính xác loại hình doanh nghiệp, chắc chắn sự tồn tại và hoạt động bình thường của đối tác, người ký tên trên hợp đồng có đủ thẩm quyền và xác thực chữ ký nếu cần thiết.

Trừ khi có thỏa thuận khác, pháp luật cho phép việc chuyển giao quyền nhưng việc chuyển giao nghĩa vụ cho bên thứ ba cần được thể hiện rõ ràng và có sự đồng ý bằng văn bản của các bên trong hợp đồng. Theo Điều 315 Bộ luật dân sự 2005, bên có nghĩa vụ có thể chuyển giao nghĩa vụ dân sự cho người thế nghĩa vụ “nếu được bên có quyền đồng ý”. Bộ nguyên tắc Unidroit cũng yêu cầu phải có sự đồng ý của người có quyền như Bộ Luật Dân sự của Việt Nam. Tuy nhiên, Bộ nguyên tắc Unidroit có quy định thêm về phương thức chấp nhận của người có quyền. Cụ thể, theo Điều 9.2.4, khoản 1: “Người có quyền có thể đồng ýtrướcvề việc chuyển giao nghĩa vụ”.

Bước 5: Thỏa thuận phương án giải quyết tranh chấp

Các bên thường thỏa thuận giải quyết tranh chấp thông qua thương lượng hòa giải trước khi thực hiện các thủ tục pháp lý. Thủ tục và thời hạn chi tiết cho cách giải quyết này cũng nên được thể hiện trong hợp đồng.

Nếu có quy định trọng tài, việc mất hiệu lực một phần hay toàn bộ hợp đồng không ảnh hưởng đến điều khoản trọng tài. Nếu không quy định về trọng tài, thủ tục tố tụng tại tòa án quốc gia sẽ được áp dụng khi có tranh chấp.

Tại nhiều quốc gia, trọng tài được ưu tiên sử dụng hơn so với tòa án bởi thủ tục nhanh gọn, ước tính được chi phí giải quyết, mang tính trung lập và quyết định trọng tài theo hướng thương mại hơn là hướng pháp lý.

Điều khoản trọng tài cần quy định rõ hình thức trọng tài (quy chế hay vụ việc), địa điểm, ngôn ngữ, số lượng trọng tài viên và cam kết các bên chấp nhận quyết định của trọng tài.