Định nghĩa về kaizen xuất phát từ hai từ tiếng Nhật: “Kai” có nghĩa là thay đổi và “zen” có nghĩa là tốt. Có thể hiểu Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục để tốt lên.

 Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã triển khai Kaizen và cũng ghi nhận những đổi thay tích cực. Công ty xi măng Nghi Sơn là một ví dụ điển hình.

Theo đó, doanh nghiệp này đã sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường, lấy tiêu chí đáp ứng nhu cầu của khách hàng làm nguyên tắc hàng đầu và bất biến trong quản trị doanh nghiệp, tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng.

Với nhiều năm thấm nhuần tinh thần Kaizen, Công ty xi măng Nghi Sơn không chỉ liên tục nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến điều kiện làm việc mà còn phát huy hoạt động của từng bộ phận, thu thập và truyền tải thông tin hai chiều từ lãnh đạo đến nhân viên…

Một ví dụ khác là Nhà máy Đúc VEAM. Áp dụng triết lý Kaizen đã giúp nhà máy cải tiến nhiều khâu như xử lý chất thải, tái sử dụng chất thải, cải tiến phần xuất nhập hàng…

Nhờ đó, dây chuyền đúc tự động có thể đi vào hoạt động hết công suất 3 ca/ngày, đáp ứng sản xuất hàng cho xuất khẩu. Ước tính mỗi năm, công ty đã được lợi hàng tỷ đồng nhờ có Kaizen.

Thời gian qua, Công ty TNHH MTV Động cơ & Máy nông nghiệp Miền Nam (SVEAM), Công ty cổ phần may Nam Hà… cũng đạt được nhiều kết quả tích cực nhờ áp dụng triết lý Kaizen.

Muốn triển khai triết lý Kaizen, điều quan trọng là các doanh nghiệp cần hiểu và tuân theo các nguyên tắc cốt lõi trong Kaizen.

Một trong những nguyên tắc quan trọng của Kaizen là luôn luôn cải tiến.
Các tiêu chuẩn về kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm và chi phí hiện tại của doanh nghiệp sẽ không còn phù hợp với nhu cầu của khách hàng trong tương lai. Do đó, nếu doanh nghiệp tập trung cải tiến mẫu mã, năng suất và chất lượng sản phẩm hiện tại thì sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

Điều này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới và tối đa hóa lợi ích cho khách hàng. Bởi vậy, quá trình cải tiến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cần được lập kế hoạch rõ ràng và thực hiện một cách liên tục.

Hiệu quả của nguyên tắc này thể hiện rất rõ trong trường hợp nhiều nhãn hiệu sản phẩm điện tử, ô tô… mới của Nhật Bản ra đời đã liên tục chiếm lĩnh thị trường toàn cầu, với tốc độ, doanh số gia tăng đều đặn. Các nhà sản xuất đã liên tục cải tiến những sản phẩm trước đó để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, chỉ có một số ít là sản phẩm mới.

Quản lý theo chức năng chéo cũng là điểm nhấn nổi bật trong nguyên lý Kaizen.  Thực tế cho thấy, các bộ phận trong doanh nghiệp thường có xu hướng tăng tối đa lợi ích của bộ phận mình, chứ không vì lợi ích của công ty và khách hàng.

Ví dụ, bộ phận bán hàng vội vàng cam kết ngay với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ mà không cần tìm hiểu cặn kẽ nhu cầu và mong muốn thực sự của họ là gì, cũng không cần biết liệu bộ phận sản xuất, bộ phận bảo hành có khả năng đáp ứng được không, mà chỉ vì để hoàn thành chỉ tiêu doanh thu của bộ phận.

Để giải quyết tồn tại này cần chú trọng nhiều hơn đến việc quản trị hài hòa những quá trình kinh doanh cốt lõi. Bởi vậy, một công ty muốn triển khai Kaizen thành công thì phải quản lý các dự án kết hợp các bộ phận chức năng…

Cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xây dựng, duy trì nguyên tắc khuyến khích phương pháp làm việc theo nhóm. Thực tế cho thấy, một trong những phương pháp hữu hiệu để phát huy sáng kiến là giúp người lao động tham gia làm việc theo nhóm.

Các công ty nước ngoài, đặc biệt là các công ty Nhật Bản đã hỗ trợ rất tốt và khuyến khích người lao động làm việc theo nhóm. Bởi thông qua hoạt động theo nhóm, những đề xuất, sáng kiến cải tiến của nhân viên được hiện thực hóa; kỹ năng và kiến thức của người lao động được nâng cao…