Quản lý chi phí hiệu quả là một trong những vấn đề trọng tâm của doanh nghiệp (DN). Kế toán tại DN cần rà soát, cập nhật chế độ kế toán cũng như chính sách thuế mới nhất nhằm hạch toán đúng, chính xác theo quy định, tránh việc bị xuất toán chi phí khi các đoàn thanh kiểm tra đến thực hiện công tác thanh kiểm tra tại DN, cụ thể cần chú ý một số điểm sau:

Thứ nhất, về chi phí khấu hao tài sản cố định

Các DN cần chú ý một số thay đổi mới đây về quản lý chi phí sản xuất kinh doanh đối với chi phí khấu hao tài sản cố định. Cụ thể, bổ sung các tài sản cố định của DN phục vụ cho người lao động và tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) bao gồm: Thư viện, nhà trẻ, khu thể thao và các thiết bị, nội thất đủ điều kiện là tài sản cố định lắp đặt trong các công trình phục vụ cho người lao động làm việc tại DN; Cơ sở vật chất, máy, thiết bị là tài sản cố định dùng để tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp.

Tuy nhiên, kế toán tại các DN cần phải hoàn thiện bộ chứng từ liên quan gồm các thủ tục pháp lý quy định về khoản đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) trong các bước: Chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và quyết toán vốn đầu tư; Thủ tục về phê duyệt, cấp vốn, điều động vốn của cấp có thẩm quyền; Báo giá cạnh tranh, hồ sơ đấu thầu, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, hóa đơn tài chính, chứng từ thanh toán, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế; Biên bản nghiệm thu khối lượng, hóa đơn tài chính, bảng tính giá trị khối lượng công việc hoàn thành, giấy đề nghị thanh toán của bên nhận thầu; Biên bản nghiệm thu thanh toán, biên bản bàn giao cho đối tượng sử dụng, biên bản thanh lý hợp đồng xây lắp; Định mức kinh tế kỹ thuật theo thiết kế, dự toán được duyệt; Bản vẽ thiết kế, bản quyết toán công trình đầu tư XDCB hoàn thành; Hồ sơ hoàn công (bản vẽ hoàn công, quyết toán công trình); Biên bản bàn giao tài sản cố định, quyết định của giám đốc đối với việc sử dụng tài sản cố định cho hoạt động phúc lợi, hoạt động giáo dục nghề nghiệp cho người lao động; Giấy chứng nhận sở hữu công trình; Thẻ theo dõi tài sản cố định, bảng kê danh sách tài sản cố định, bảng tính khấu hao tài sản cố định, biên bản kiểm kê tài sản cố định theo kỳ (tháng, quý, năm); Văn bản của DN về việc thông báo đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định gửi cho cơ quan thuế.

Thứ hai, về chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ, vốn đầu tư vào DN khác

Theo đó, DN cần chú ý một số đổi mới như sau: nếu DN đã góp đủ vốn điều lệ mà trong quá trình kinh doanh có khoản chi trả tiền lãi vay để đầu tư vào DN khác thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, kế toán cần hoàn thiện chứng từ gồm: Hợp đồng vay (khế ước vay), bảng tính lãi vay, hóa đơn (chứng từ) của ngân hàng, tờ khai nộp thuế nhà thầu nước ngoài (nếu vay ngân hàng, DN, cá nhân nước ngoài), chứng từ chi lãi vay, quy chế tín dụng nội bộ, chứng từ khai thuế thu nhập cá nhân đối với lãi vay (vay cá nhân trong nước)… Nếu DN chưa góp đủ vốn điều lệ thì chi trả lãi tiền vay tương ứng với vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của DN không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế được xác định như sau: i) Trường hợp số tiền vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu thì toàn bộ lãi tiền vay là khoản chi không được trừ. ii) Trường hợp số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn: Nếu phát sinh nhiều khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền vay không được trừ bằng tỷ lệ (%) giữa vốn điều lệ còn thiếu trên tổng số tiền vay nhân (x) tổng số lãi vay; Nếu chỉ phát sinh một khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền không được trừ bằng số vốn điều lệ còn thiếu nhân (x) lãi suất của khoản vay nhân (x) thời gian góp vốn điều lệ còn thiếu.

Thứ ba, về chi phí phát sinh liên quan đến chênh lệch tỷ giá

Vào cuối năm, DN đánh giá lại số dư các tài khoản ngoại tệ như tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ phải thu có gốc ngoại tệ phát sinh chênh lệch tỷ giá, sau khi bù trừ giữa số (lãi/lỗ) thì theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, kế toán ghi nhận chênh lệch tỷ giá vào doanh thu tài chính (TK515) hoặc chi phí tài chính (TK635) trong kỳ, đến cuối kỳ quyết toán vào doanh thu chịu thuế và chi phí được trừ (kết chuyển sang TK911). Tuy nhiên, theo Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, lãi chênh lệch tỷ giá không được ghi nhận vào doanh thu chịu thuế, lỗ chênh lệch tỷ giá không được quyết toán vào chi phí được trừ. Đối với các khoản công nợ phải trả (dài hạn và ngắn hạn) có gốc ngoại tệ, cuối năm đánh giá lại phát sinh lãi hoặc lỗ chênh lệch tỷ giá thì kế toán ghi nhận vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính và cuối năm quyết toán vào doanh thu chịu thuế và chi phí được trừ.

Theo khoản 3 điều 21 Nghị định 08/2015/NĐ-CP của Chính phủ, tỷ giá để xác định hoạt động xuất nhập khẩu (tờ khai hải quan) là tỷ giá thực tế của Vietcombank vào ngày thứ 5 của tuần trước liền kề. Theo khoản 4 điều 2 Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, tỷ giá để ghi trên hóa đơn tài chính xác định doanh thu là tỷ giá mua vào của ngân hàng thương mại (hội sở chính), còn xác định chi phí là tỷ giá bán ra của ngân hàng thương mại. Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, tỷ giá để hạch toán kế toán xác định doanh thu và xác định chi phí thì áp dụng tỷ giá giao dịch của ngân hàng thương mại (doanh thu là tỷ giá mua vào, chi phí là tỷ giá bán ra).

Theo Thông tư số 96/2015/TT-BTC, đối với khoản nợ phải thu và khoản cho vay có gốc ngoại tệ phát sinh thì chênh lệch tỷ giá hối đoái được tính vào chi phí được trừ là khoản chênh lệch giữa tỷ giá tại thời điểm phát sinh thu hồi nợ hoặc thu hồi khoản cho vay với tỷ giá tại thời điểm ghi nhận khoản nợ phải thu hoặc khoản cho vay ban đầu. Đối với khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong năm không liên quan trực tiếp đến doanh thu, chi phí của hoạt động sản xuất kinh doanh chính của DN, nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá ghi nhận vào chi phí tài chính, nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá thì ghi nhận vào thu nhập khác khi xác định thu nhập chịu thuế.

Đối với chênh lệch tỷ giá phát sinh trong giai đoạn đầu tư XDCB để hình thành tài sản cố định: DN mới thành lập (chưa đi vào hoạt động) đầu tư XDCB để hình thành tài sản cố định có phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá từ việc thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (tiền mặt, tiền đang chuyển, phải thu) thì phản ánh vào TK413, trình bày khoản mục này riêng biệt trên bảng cân đối kế toán. Đặc biệt, đối với DN 100% vốn nhà nước thực hiện dự án trọng điểm quốc gia, dự án quốc phòng, theo chế độ kế toán thì khoản chênh lệch tỷ giá này trước hết cũng được hạch toán vào TK413, đến khi giai đoạn đầu tư XDCB hoàn thành thì xử lý vào TK635. Chênh lệch tỷ giá phát sinh khi vào cuối năm DN đánh giá lại các khoản nợ phải trả (nợ ngắn hạn, vay ngắn hạn, vay dài hạn gốc ngoại tệ) bị lỗ chênh lệch tỷ giá thì DN mới thành lập hạch toán vào TK635 - tính vào chi phí đầu tư.

Khi DN mới thành lập đã hoàn thành đầu tư XDCB đưa tài sản cố định trên vào sử dụng, chênh lệch tỷ giá phát sinh trong giai đoạn đầu tư XDCB (được bù trừ chênh lệch tăng, giảm) mà vẫn lỗ chênh lệch tỷ giá thì kế toán tại DN phân bổ 100% vào chi phí đầu tư trong năm, đặc biệt DN 100% vốn nhà nước thực hiện dự án trọng điểm quốc gia, dự án quốc phòng thì xử lý vào TK413 cho đến khi TK413 hết số dư. Bên cạnh đó, theo điều 4 khoản 2 Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, nếu trong giai đoạn sản xuất kinh doanh, DN mới thành lập ở trên đầu tư xây dựng tài sản cố định mới, phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ thì kế toán tại DN hạch toán và quyết toán vào chi phí được trừ theo chính sách thuế TNDN.

Tài liệu tham kháo:

1. Chính phủ, Nghị định 08/2015/NĐ-CP ngày 21/1/2015 quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan;

2. Một số thông tư của Bộ Tài chính gồm: Thông tư số 78/2014/TT – BTC, TT 92/2015/TT-BTC, Thông tư số 96/2015/TT-BTC, Thông tư số 26/2015/TT-BTC.