Bộ Tài chính hiện đang lấy ý kiến vào Dự thảo Thông tư quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Tài chính.

Danh mục chi tiết và đa dạng

Điểm cốt lõi và đáng chú ý nhất của Dự thảo là danh mục chi tiết với hàng trăm loại hồ sơ, tài liệu được phân nhóm rõ ràng, kèm theo thời hạn lưu trữ cụ thể. Danh mục này bao trùm gần như toàn bộ các hoạt động của ngành Tài chính, từ quản lý ngân sách nhà nước, đầu tư công, quản lý nợ công, đến các lĩnh vực chuyên sâu như chứng khoán, bảo hiểm, thuế, hải quan, dự trữ nhà nước....

Các nhóm tài liệu chính được phân loại bao gồm: Tài liệu chung, Tài liệu về kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, quy hoạch; Hồ sơ, tài liệu về quản lý tài chính - ngân sách; Hồ sơ, tài liệu về quản lý vốn đầu tư phát triển; Hồ sơ, tài liệu về quản lý đầu tư nước ngoài, hoạt động xúc tiến đầu tư; Tài liệu quản lý nợ và kinh tế đối ngoại; Tài liệu quản lý đấu thầu; Tài liệu quản lý phát triển doanh nghiệp nhà nước, kinh tế tập thể và hộ kinh doanh; Tài liệu quản lý giá; Tài liệu quản lý các hoạt động tài chính; Tài liệu quản lý, giám sát bảo hiểm; Tài liệu quản lý tài sản công; Tài liệu quản lý thuế, phí và lệ phí;  Tài liệu quản lý hải quan và thuế xuất nhập khẩu; Tài liệu quản lý kho bạc; Tài liệu quản lý thống kê; Tài liệu quản lý bảo hiểm xã hội...

Nhiều tài liệu quan trọng có thời hạn vĩnh viễn

Theo Dự thảo, nhiều loại hồ sơ, tài liệu mang tính nền tảng, pháp lý hoặc tổng kết chiến lược có thời hạn lưu trữ là vĩnh viễn. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng đặc biệt của những tài liệu này đối với hoạt động lâu dài và sự phát triển của ngành tài chính và nền kinh tế quốc gia.

Điển hình về tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, kế hoạch trung hạn, hàng năm trong các lĩnh vực ngành Tài chính; Các báo cáo tổng kết hàng năm, nhiều năm về chuyên môn, nghiệp vụ; Hồ sơ xây dựng các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chính; Hồ sơ xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; Các báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước, quyết toán ngân sách địa phương đã được cấp có thẩm quyền phê chuẩn (Quốc hội, HĐND các cấp); Hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành sử dụng vốn đầu tư công; Báo cáo kết quả hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán; Hồ sơ về đàm phán, ký kết các điều ước quốc tế liên quan đến đầu tư nước ngoài; Hồ sơ xây dựng hệ thống mã số quản lý người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

Thời hạn cụ thể cho từng nghiệp vụ

Bên cạnh thời hạn vĩnh viễn, phần lớn các loại hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ được quy định thời hạn lưu trữ cụ thể theo năm, phản ánh tính chất và giá trị sử dụng của từng loại thông tin. Thời hạn này dao động từ vài năm đến vài chục năm.

Một số ví dụ về thời hạn lưu trữ theo năm: Hồ sơ kiểm tra đột xuất trong lĩnh vực tài chính: 30 năm, kiểm tra định kỳ: 20 năm; Hồ sơ trả lời chất vấn, bản thuyết trình, giải trình: 10 năm; Hồ sơ về thẩm định, phê duyệt dự toán trên hệ thống Tabmis: 10 năm; Hồ sơ thanh toán chi phí liên quan đến bán tài sản trên đất, chuyển nhượng quyền sử dụng đất: 50 năm; Hồ sơ về hoạt động phát hành và chào bán chứng khoán ra công chúng của công ty đại chúng: 15 năm; Hồ sơ về đăng ký niêm yết/đăng ký giao dịch chứng khoán trên thị trường chứng khoán: 70 năm…

Việc quy định cụ thể thời hạn lưu trữ cho từng loại tài liệu được kỳ vọng sẽ tạo cơ sở thống nhất, minh bạch cho công tác văn thư, lưu trữ trong toàn ngành tài chính, giúp việc quản lý tài liệu hiệu quả hơn, đồng thời đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật về lưu trữ.