VAT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu VAT được khấu trừ toàn bộ nếu thỏa mãn các điều kiện về khấu trừ theo quy định của pháp luật như sau:

Về hóa đơn VAT

Doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào.

Trong trường hợp không có hóa đơn, PLF lưu ý doanh nghiệp phải có chứng từ nộp VAT khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp VAT thay cho phía nước ngoài theo quy định áp dụng đối với trường hợp tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.

Về chứng từ thanh toán

Doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, kể cả hàng hóa nhập khẩu từ 20 triệu đồng trở lên. ­­

Doanh nghiệp cần lưu ý đối với các trường hợp như sau thì không phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:

- Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 20 triệu đồng;

- Hàng hóa dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới 20 triệu đồng theo giá đã có VAT;

- Cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài. Đây cũng là một điểm mới của Thông tư 26/2015/TT-BTC so với văn bản hướng dẫn trước đó.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác. Trong đó chứng từ thanh toán qua ngân hàng là chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán. Các tài khoản này phải là tài khoản đã được đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế.

Thông tư này cũng đưa ra hướng dẫn rằng bên mua không cần thông báo hoặc đăng ký với cơ quan thuế nếu tài khoản đó là tài khoản tiền vay tại các tổ chức tín dụng dùng để thanh toán cho bên bán.

Đối với hàng hoá, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng bằng văn bản, hoá đơn VAT và chứng từ thanh toán qua ngân hàng để kê khai, khấu trừ VAT đầu vào. Trường hợp chưa có chứng từ do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng thì vẫn được kê khai, khấu trừ thuế VAT đầu vào.

Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác để khấu trừ thuế VAT đầu vào gồm:

- Thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa 2 bên. Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợ giữa 3 bên.

- Bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua người thứ ba được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản giữa các bên đối với khoản vay bằng tiền.

- Trường hợp hàng hoá, dịch vụ mua vào được uỷ quyền thanh toán cho bên thứ ba qua ngân hàng thì việc ủy quyền thanh toán này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản. Trong đó, bên thứ ba là một pháp nhân hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp sau khi thực hiện các hình thức thanh toán nêu trên mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

- Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện cưỡng chế bằng biện pháp thu tiền, tài sản do tổ chức, cá nhân khác đang nắm giữ thì cũng được khấu trừ VAT đầu vào.

- Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới 20 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng 1 ngày có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nếu doanh nghiệp có các cửa hàng là các đơn vị phụ thuộc sử dụng chung mã số thuế và mẫu hóa đơn thì trên hóa đơn phải có tiêu thức “Cửa hàng số” và đóng dấu treo của từng cửa hàng.

Một số trường hợp không được khấu trừ VAT đầu vào

- Chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán hoặc chứng từ thanh toán theo các hình thức không phù hợp với quy định sẽ không đủ điều kiện để khấu trừ, hoàn thuế VAT đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 20 triệu đồng trở lên;

- Hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên đã có VAT nhưng không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

- Đối với hàng hoá, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, trường hợp khi thanh toán, nếu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế VAT đã được khấu trừ đối với phần giá trị không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt.