Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc giải thể và thanh toán hết các khoản nợ, người đại diện theo pháp luật của DN gửi hồ sơ giải thể đến cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan quản lý đầu tư có thẩm quyền. Hồ sơ giải thể DN quy định tại Luật DN bao gồm:

- Quyết định giải thể hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đầu tư hoặc quyết định của Toà án tuyên bố giải thể DN;

- Danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán, gồm cả thanh toán hết các khoản nợ về thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;

- Danh sách người lao động hiện có và quyền lợi người lao động đã được giải quyết;

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư;

- Con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế của DN;

- Số hoá đơn giá trị gia tăng chưa sử dụng;

- Báo cáo tóm tắt về việc thực hiện thủ tục giải thể, trong đó có cam kết đã thanh toán hết các khoản nợ, gồm cả nợ thuế, giải quyết các quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Đồng thời, thành viên HĐQT, thành viên HĐTV công ty TNHH, chủ sở hữu công ty, chủ DN tư nhân, giám đốc hoặc tổng giám đốc, thành viên hợp danh chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của hồ sơ giải thể DN.

Trường hợp hồ sơ giải thể không chính xác, giả mạo, thì các vị trí nói trên phải liên đới chịu trách nhiệm thanh toán số nợ chưa thanh toán, số thuế chưa nộp và quyền lợi của người lao động chưa được giải quyết; và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về những hệ quả phát sinh trong thời hạn 3 năm kể từ ngày nộp hồ sơ giải thể DN đến cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước quản lý đầu tư có thẩm quyền.

Trong thời hạn 7 ngày làm việc, cơ quan nhận hồ sơ giải thể DN thông báo với cơ quan thuế, cơ quan công an về việc giải thể và xóa tên DN trong sổ đăng ký kinh doanh hoặc sổ đăng ký đầu tư, nếu cơ quan thuế và cơ quan công an có liên quan không có yêu cầu khác.