Hiện nay, Nhà nước khuyến khích, tôn vinh và tạo điều kiện thuận lợi để các tổ chức, cá nhân tham gia đóng góp tự nguyện và tổ chức vận động đóng góp tự nguyện, hỗ trợ người dân chịu thiệt hại bởi thiên tai, dịch bệnh, sự cố hoặc người dân mắc bệnh hiểm nghèo nhằm sớm ổn định cuộc sống, khôi phục và phát triển sản xuất, kinh doanh.

Để tạo thuận lợi cho hoạt động này, ngày 05/7/2022, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 41/2022/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán áp dụng cho các hoạt động xã hội, từ thiện, trong đó quy định rõ về công tác kế toán đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị có tổ chức kế toán riêng cho các hoạt động xã hội, từ thiện.

Nguyên tắc, yêu cầu chung

Theo Điều 4, Nghị định số 93/2021/NĐ-CP ngày 27/10/2021 của Chính phủ, việc tiếp nhận, phân phối và sử dụng tiền, hiện vật đóng góp để khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố và hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo cần đảm bảo kịp thời, hiệu quả, công bằng, công khai, đúng mục đích, đối tượng; có sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ giữa các cơ quan, bộ, ngành, địa phương, tổ chức và cá nhân có liên quan.

Theo khoản 1, Điều 3, Thông tư số 41/2022/TT-BTC, tất cả các tổ chức, cơ quan, đơn vị, cá nhân có các hoạt động liên quan đến vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện đều phải mở sổ để ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo và minh bạch thông tin theo quy định của Thông tư này và pháp luật có liên quan.

Các tổ chức, cơ quan, đơn vị có các hoạt động xã hội, từ thiện có tổ chức kế toán riêng đối với các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện phải thực hiện mở sổ kế toán ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập BCTC đầy đủ, minh bạch theo quy định của Thông tư này.

Công tác kế toán đối với tổ chức, đơn vị có tổ chức kế toán riêng

Theo Thông tư số 41/2022/TT-BTC, đối với các hoạt động xã hội, từ thiện, công tác kế toán đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị có tổ chức kế toán riêng cần lưu ý một số nội dung trọng tâm sau:

Chứng từ kế toán

Theo Điều 4, các đơn vị được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán gồm: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Đối với các khoản chi hỗ trợ trực tiếp cho đối tượng nhận tài trợ (chi tiền mặt, phân phối hàng hóa, hiện vật) thì chứng từ làm căn cứ ghi chi (hoặc bảng kê đính kèm) phải có chữ ký của người nhận, xác nhận của đơn vị có trách nhiệm tại địa phương theo quy định của pháp luật hiện hành.

Tài khoản kế toán

Theo Điều 5, Thông tư số 41/2022/TT-BTC, tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả; các khoản tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí nhận tài trợ, đóng góp của tổ chức, cá nhân, kinh phí ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; kết quả hoạt động và các nghiệp vụ kinh tế khác phát sinh tại các đơn vị.

Các loại tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản); Dùng để phản ánh và kế toán tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán. Các tài khoản ngoài bảng phản ánh những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong bảng nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý hoặc theo dõi các tài sản khác mà đơn vị đang quản lý như tài sản thuê ngoài, hiện vật nhận tài trợ chờ bán,... Các tài khoản ngoài bảng được hạch toán theo phương pháp ghi đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản).

Trường hợp kinh phí quản lý bộ máy được trích theo tỷ lệ từ nguồn nhận tài trợ, đóng góp hoặc trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu lập báo cáo quyết toán nhận và sử dụng kinh phí quản lý bộ máy, thì kế toán phải hạch toán đồng thời tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng để theo dõi được việc nhận, sử dụng và kinh phí còn lại chưa sử dụng chuyển năm sau đối với kinh phí quản lý bộ máy...

Sổ kế toán

Theo Điều 6, Thông tư số 41/2022/TT-BTC, đơn vị phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Mỗi đơn vị chi sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Tuỳ theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.

Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề, đảm bảo liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ, sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về nội dung ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận.

Mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị. Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh từ ngày 01/01 của năm tài chính mới. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

Thứ nhất, trường hợp mở sổ kế toán thủ công.

Đơn vị phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:

- Đối với sổ kế toán đóng thành quyển: Ngoài bìa phải ghi tên đơn vị, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khoá sổ; họ tên và chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu; ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác. Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ trang 01 đến hết trang số cuối cùng, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị.

- Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán; Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào Sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời; Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an toàn và dễ tìm.

Thứ hai, trường hợp lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử.

Theo quy định mới, việc lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử phải đảm bảo các yếu tố của sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán. Đồng thời, vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy, đóng thành quyền. Các sổ kế toán còn lại, nếu không in ra giấy, mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về việc bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Khoá sổ kế toán

Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho. Sổ quỹ tiền mặt phải thực hiện khoá sổ vào cuối mỗi ngày có phát sinh giao dịch. Sau khi khóa sổ phải thực hiện đối chiếu giữa số tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong kết đảm bảo chính xác, khớp đúng. Riêng ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, sau khi kiểm kê, Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lưu cùng với sổ kế toán tiền mặt ngày cuối cùng của tháng. Số tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải khóa sổ vào cuối tháng để đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc; Bảng đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc (có xác nhận của ngân hàng, kho bạc) được lưu cùng Số tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng.

Đơn vị phải khoá sổ kế toán tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm trước khi lập báo cáo tài chính (BCTC). Ngoài ra, đơn vị phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Lập và nộp báo cáo tài chính

Các tổ chức, cơ quan, đơn vị có tổ chức kế toán riêng cho các hoạt động xã hội, từ thiện phải lập BCTC theo quy định của pháp luật. Trường hợp đơn vị có các đơn vị trực thuộc thì phải lập BCTC tổng hợp, bao gồm số liệu của đơn vị mình và toàn bộ thông tin tài chính của các đơn vị trực thuộc, đảm bảo đã loại trừ tất cả số liệu phát sinh từ các giao dịch nội bộ giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới và giữa các đơn vị cấp dưới với nhau. Về thời hạn nộp BCTC, đơn vị phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.

Một số vấn đề cần lưu ý

Trong quá trình tổ chức các hoạt động xã hội, từ thiện, các tổ chức, cơ quan, đơn vị có tổ chức kế toán riêng cần lưu ý một số nội dung sau:

Đối với tài khoản kế toán

Các đơn vị được bổ sung tài khoản kế toán trong các trường hợp sau:

- Được bổ sung tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán kèm theo Thông tư số 41/2022/TT-BTC để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.

- Việc bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán kèm theo Thông tư số 41/2022/TT-BTC chỉ thực hiện sau khi có ý kiến bằng văn bản của Bộ Tài chính.

Đối với sổ kế toán

- Sổ kế toán phải được lập kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán tương ứng dùng để ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán, mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh. Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phải, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán (trừ bút toán điều chỉnh).

- Trong quá trình ghi sổ, khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sửa chữa.

Đối với công khai báo cáo tài chính

BCTC của Quỹ xã hội, Quỹ từ thiện phải được công khai theo quy định tại Nghị định số 93/2019/NĐ-CP ngày 25/11/2019 của Chính phủ về tổ chức, hoạt động của quỹ xã hội, quỹ từ thiện; đối với BCTC của tổ chức đơn vị khác thực hiện công khai theo quy định pháp luật. Ngoài ra, các tổ chức, đơn vị thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện còn phải thực hiện công khai các thông tin theo quy định của Nghị định số 93/2021/NĐ-CP.      

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán ngày 20/11/2015:

2. Chính phủ (2019), Nghị định số 93/2019/NĐ-CP ngày 25/11/2019 của Chính phủ về tổ chức, hoạt động của quỹ xã hội, quỹ từ thiện;

3. Chính phủ (2021), Nghị định số 93/2021/NĐ-CP ngày 27/10/2021 của Chính phủ về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố; hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo;

4. Bộ Tài chính (2022), Thông tư số 41/2022/TT-BTC ngày 05/7/2022 hướng dẫn Chế độ kế toán áp dụng cho các hoạt động xã hội, từ thiện.