Khái quát về kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay của ngân hàng thương mại

Theo Thông tư số 13/2018/TT-NHNN ngày 18/5/2018 của Ngân hàng Nhà nước “Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại (NHTM), chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp với quy định tại Luật các tổ chức tín dụng, Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan và được tổ chức thực hiện nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. Hệ thống KSNB thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và kiểm toán nội bộ”.

Từ khái niệm về KSNB trong hoạt động kinh doanh của NHTM nêu trên, có thể đưa ra khái niệm KSNB hoạt động cho vay là việc kiểm tra, giám sát đối với các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện cơ chế chính sách, quy trình, quy định nội bộ về cho vay nhằm đảm bảo hoạt động của NHTM đạt được các mục tiêu đề ra, đồng thời tuân thủ các quy định của pháp luật về cho vay.

KSNB trong hoạt động cho vay của ngân hàng thương mại hướng đến các mục tiêu:

Một là, đánh giá tính đúng đắn và hiệu quả trong xây dựng và tổ chức thực hiện nghiệp vụ cho vay như chính sách, quy trình quy chế, phân chia chức năng, nhiệm vụ hoạt động.

Hai là, phát hiện những sơ hở, rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động cho vay của ngân hàng từ đó đề xuất với ban lãnh đạo các biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động cho vay của ngân hàng.

Ba là, đảm bảo hoạt động cho vay trong ngân hàng phải tuân thủ theo các quy định, quy trình, quy chế mà ban điều hành ngân hàng đề ra và tuân thủ pháp luật hiện hành.

Bốn là, đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.

Năm là, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và xây dựng lòng tin của họ đối với NHTM.

Sáu là, lập báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan.

Các phương pháp KSNB bộ gồm:

- Giám sát từ xa: Là phương pháp thu thập, sàng lọc, phân tích, tổng hợp số liệu từ các báo cáo thống kê theo chế độ thông tin báo cáo hoặc qua khai thác trên hệ thống phần mềm thông tin nội bộ và kế toán tài chính nhằm kiểm soát rủi ro, phát hiện và cảnh báo sớm các sai phạm phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ cho vay tại chi nhánh NHTM và phục vụ cho yêu cầu xây dựng kế hoạch kiểm tra trực tiếp.

- Kiểm tra trực tiếp hoạt động cho vay (kiểm tra tại chỗ): Kiểm tra tại chỗ được thực hiện trực tiếp tại đơn vị được kiểm tra, hệ thống phần mềm, kiểm tra trực tiếp hồ sơ cho vay, kiểm tra thông tin trên hệ thống nội bộ, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để thực hiện kiểm tra, xác minh, thu nhập thông tin nhằm phát hiện ra các rủi ro, sai sót, gian lận trong hoạt động cho vay tại đơn vị được kiểm tra.

Nội dung KSNB hoạt động cho vay gồm: Kiểm soát quá trình xét duyệt cho vay; Kiểm soát quá trình giải ngân; Kiểm soát quá trình giám sát sau cho vay.

Thực trạng kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho vay trong các ngân hàng thương mại Việt Nam

Tại các NHTM Việt Nam và các chi nhánh trong hệ thống NHTM đó, công tác kiểm soát hoạt động cho vay theo hai phương thức giám sát từ xa và kiểm tra trực tiếp. Tại các chi nhánh NHTM, công việc này được thực hiện bởi Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ (KTKSNB) thuộc Hội sở chi nhánh cấp 1. Cụ thể:

- Giám sát từ xa hoạt động cho vay: Việc giám sát từ xa được thực hiện hàng ngày trên cơ sở các chỉ tiêu giám sát thông qua các kênh thông tin như báo cáo thống kê theo chế độ thông tin báo cáo, các văn bản chỉ đạo nội bộ, qua khai thác thông tin trên hệ thống phần mềm của mỗi NHTM,

- Kiểm tra trực tiếp (kiểm tra tại chỗ): Được thực hiện thông qua hoạt động kiểm tra, xem xét, xác minh, đối chiếu.

Đánh giá chung thực trạng KSNB tại các NHTM Việt Nam hiện nay cho thấy một số ưu, nhược điểm như sau:

Ưu điểm

Thứ nhất, trong những năm gần đây, Hội đồng quản trị (HĐQT), Tổng giám đốc các NHTM, Ban lãnh đạo các chi nhánh NHTM đã nhận thức rất rõ vai trò của công cụ KSNB trong quản trị rủi ro, tăng lợi nhuận cho NHTM và củng cố vị thế giá cổ phiếu trên thị trường chứng khoán. Do đó, các cấp quản lý đã quan tâm đến công tác kiểm tra, KSNB về các mặt hoạt động kinh doanh trong toàn bộ hệ thống NHTM và tại mỗi chi nhánh NHTM. Trong đó, chú trọng đến kiểm tra về hoạt động cho vay. Số lượng các cuộc kiểm tra có xu hướng tăng lên. Điều này phù hợp với mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận kinh doanh của NHTM. Việc mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh đi kèm với kiểm tra, giám sát nhằm bảo đảm việc tăng trưởng được ổn định và an toàn. KSNB giúp phát hiện các sai sót trong nghiệp vụ cho vay, đưa ra các kiến nghị để khắc phục, sửa sai hạn chế các sai sót có tính hệ thống, lặp đi lặp lại trong một thời gian dài tiềm ẩn những rủi ro nhưng không bị phát hiện.

Thứ hai, các NHTM ban hành các quy chế, quy trình cho vay cụ thể bằng văn bản. Quy trình cho vay được cán bộ tác nghiệp tuân thủ và thực hiện nghiêm túc, đúng quy định hiện hành, được thống nhất từ Hội sở đến các chi nhánh trực thuộc. Cán bộ thực hiện cho vay đã bám sát quy trình từ khâu tiếp nhập hồ sơ, thẩm định, giải ngân, giám sát sử dụng vốn sau cho vay nên đã khắc phục được những hạn chế trong hệ thống KSNB.

Thứ ba, Hội sở chính NHTM và các Chi nhánh NHTM bố sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ chuyên trách làm công tác KSNB nói chung và KSNB hoạt động cho vay nói riêng.

Thứ tư, công tác KSNB được triển khai có kế hoạch và thực hiện đúng quy trình, nghiệp vụ. Qua kiểm tra đã phát hiện ra một số sai sót, lỗi tác nghiệp trong công tác cho vay và kiến nghị chỉnh sửa kịp thời. Với những tồn tại, sai phạm lớn (vay ké, xâm tiêu …) đã đề xuất biện pháp xử lý phù hợp làm tăng tính răn đe và giảm bớt các vi phạm của cán bộ tín dụng, chi nhánh trực thuộc.

Hạn chế và nguyên nhân

Thứ nhất, HĐQT, một số NHTM chưa ban hành quy chế, hướng dẫn phương pháp kiểm tra giám sát, chưa có công cụ hữu hiệu để thực hiện giám sát từ xa; việc giám sát còn mang tính thủ công, chưa được hệ thống, chưa đồng bộ.

Thứ hai, khách hàng vay vốn không tuân thủ và không thực hiện đúng quy định của pháp luật trong quan hệ vay vốn; có những thủ đoạn tinh vi nhằm che dấu thực trạng tài chính và hoạt động kinh doanh, né tránh sự kiểm tra, kiểm soát của ngân hàng trong việc sử dụng vốn.

Thứ ba, việc xử lý trách nhiệm của cá nhân liên quan đến tồn tại, sai phạm, trách nhiệm người đứng đầu các chi nhánh NHTM được kiểm tra có thời điểm chưa kiên quyết, chưa đủ sức răn đe để ngăn chặn, phòng ngừa các vi phạm xảy ra, các tồn tại sai phạm vẫn lặp đi lặp lại mặc dù đã được cảnh báo.

Thứ tư, các chi nhánh NHTM chưa thực sự quyết liệt trong xử lý các tồn tại, sai sót được phát hiện qua kiểm tra, KSNB dẫn đến hiệu lực, hiệu quả của công tác kiểm tra, KSNB chưa cao.

Khuyến nghị giải pháp

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm công tác kiểm soát nội bộ

Việc bố trí nhân sự làm công tác KSNB tại các chi nhánh NHTM hiện nay phổ biến là mới chỉ đáp ứng được yêu cầu về số lượng tối thiểu theo quy định của HĐQT các NHTM, chưa căn cứ vào quy mô chi nhánh, chưa có tiêu chuẩn cụ thể đối với từng vị trí công việc. Do đó, cần xây dựng bộ tiêu chuẩn cụ thể về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tiễn, hiểu biết pháp luật, đạo đức nghề nghiệp đối với cán bộ làm công tác KSNB. Cán bộ làm công tác KSNB ngoài việc đáp ứng các tiêu chí về trình độ chuyên môn, cần có kinh nghiệm trải qua thời gian làm trực tiếp tại các bộ phận nghiệp vụ kinh doanh để có sự am hiểu, cái nhìn toàn diện hơn đối với lĩnh vực công việc đảm nhiệm, đưa ra những đánh giá xác thực hơn về đối tượng được kiểm tra. Đồng thời, mỗi cán bộ kiểm tra, KSNB cần tăng cường rèn luyện nâng cao trình độ nghiệp vụ, phẩm chất, làm việc khách quan, tính độc lập trong công việc, phải làm việc với áp lực lớn do đó phải có tâm lý tốt, bản lĩnh nghề nghiệp vững vàng.

Bên cạnh đó, các chi nhánh NHTM hay hội sở chính NHTM cần quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ công tác cho cán bộ làm công tác kiểm tra, KSNB bằng việc cho cán bộ đi tham dự các lớp học bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn do NHNN. Các NHTM tổ chức hoặc tham gia các khóa bồi dưỡng kiến thức pháp luật liên quan đến lĩnh vực ngân hàng. Ngoài ra, các NHTM nên có chính sách khuyến khích, có chế độ lương thưởng phù hợp với cán bộ kiểm tra, thu hút được nhân sự có chất lượng và gắn bó lâu dài với bộ phận KSNB.

Hoàn thiện mô hình tổ chức và hoạt động của công tác kiểm soát nội bộ

- Áp dụng theo mô hình Bộ phận kiểm tra, KSNB chuyên trách, độc lập với các phòng nghiệp vụ khác, chỉ chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp từ Ban kiểm tra, KSNB, mọi quyền lợi như lương, thưởng và chế độ được thanh toán tại trụ sở chính theo các quy định của các NHTM đảm bảo tính chuyên môn hóa trong nghiệp vụ và tính độc lập trong công việc.

- Thay đổi phương pháp kiểm tra theo hướng: Tăng cường giám sát hệ thống, xây dựng và ban hành cẩm nang phương pháp giám sát từ xa.

- Hoạt động kiểm tra trực tiếp tập trung kiểm soát việc tuân thủ các quy định, quy trình nghiệp vụ ngay sau khi giao dịch diễn ra để có thể chấn chỉnh, sửa chữa kịp thời.

- Ban hành quy chế đoàn kiểm tra, quy định về xử lý trách nhiệm đối với các sai phạm, đủ sức răn đe nhằm hạn chế tối đa các tồn tại phát sinh; Trao quyền nhất định cho các trưởng đoàn kiểm tra để có thể phát huy vai trò khi tổ chức kiểm tra.

Đảm bảo chất lượng khâu kiểm tra sau cho vay

Kiểm tra sử dụng vốn vay: Ngoài việc tuân thủ kiểm tra sau giải ngân tối đa là 30 ngày đối với khoản vay của khách hàng, 60 ngày đối với khoản vay của cá nhân, các chi nhánh NHTM cần tăng cường tần suất kiểm tra hoạt động kinh doanh để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của khách hàng, khả năng tài chính, hiện trạng tài sản… đảm bảo khách hàng sử dụng vốn vay đúng mục đích. Đồng thời, có các biện pháp kịp thời trong trường hợp phát hiện khách hàng sử dụng vốn sai mục đích, làm ăn thua lỗ hoặc có dấu hiệu tẩu tán tài sản…. Đối với các khách hàng lớn, khi kiểm tra sau cho vay cần có sự tham gia của cán bộ kiểm soát để đánh giá khách quan về khách hàng.

Kiểm tra tài sản bảo đảm: Ngoài kiểm tra sử dụng vốn cần phải thường xuyên kiểm tra tài sản bảo đảm tiền vay. Việc kiểm tra tài sản bảo đảm là rất cần thiết để hạn chế rủi ro hoạt động cho vay khi phải xử lý tài sản để thu hồi nợ.

Tài liệu tham khảo:

1. Ngân hàng Nhà nước (2011), Thông tư số 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

2. Nguyễn Hoàng Phương Thanh (2017), Kiểm soát nội bộ theo COSO 2013, Tạp chí Kế toán và Kiểm toán số tháng 5/2017;

3. Võ Thị Hoàng Nhi và Lê Thị Thanh Huyền (2014), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của các NHTM Việt Nam theo mô hình COSO, Tạp chí ngân hàng, số 14, trang 22-27;

(*) TS. Hà Thị Sáu, Khoa Ngân hàng – Học viện Ngân hàng.

(**) Bài đăng Tạp chí Tài chính kỳ 1 tháng 12/2021.