Quản trị doanh nghiệp và các chức năng cơ bản

Quản trị doanh nghiệp là một hệ thống các thiết chế, chính sách, luật lệ nhằm định hướng, vận hành và kiểm soát doanh nghiệp. Quản trị doanh nghiệp cũng bao hàm mối quan hệ giữa nhiều bên, không chỉ trong nội bộ công ty như các cổ đông (đối với Công ty cổ phần)/thành viên góp vốn (đối với Công ty TNHH), Ban giám đốc điều hành, Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên mà còn những bên có lợi ích liên quan bên ngoài công ty như: cơ quan quản lý Nhà nước, các đối tác kinh doanh và cả môi trường, cộng đồng, xã hội.

Về bản chất, quản trị doanh nghiệp là việc xác lập ra các nguyên tắc và quy trình, thủ tục ra quyết định trong công ty, qua đó ngăn chặn sự lạm quyền, giảm thiểu những rủi ro không cần thiết cho công ty.

Quản trị doanh nghiệp gồm có 5 chức năng cơ bản gồm:

Một là, hoạch định. Hoạch định có thể hiểu là định hướng, xác định hướng đi cho doanh nghiệp trong tương lai. Xây dựng một bản kế hoạch hành động chi tiết và hợp lý có thể coi là phần khó nhất trong 5 chức năng của quản trị doanh nghiệp. Chức năng này đòi hỏi sự tham gia tích cực của cả công ty từ các cấp lãnh đạo, nhà quản trị và nhân viên. Ngoài ra, kế hoạch đề ra cũng phải tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp và sự linh hoạt của nhân sự để đảm bảo việc thực hiện, triển khai diễn ra thống nhất và thuận lợi.

Hai là, tổ chức. Một doanh nghiệp cũng như một cỗ máy, chỉ có thể vận hành trơn tru nếu nó có một cơ cấu tổ chức tốt. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần có đủ các nguồn lực (tài lực – nhân lực – vật lực) cần thiết để có thể hoạt động liên tục, đồng thời xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý và chặt chẽ. Một cơ cấu tổ chức tốt kết hợp với việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ đúng với tầm nhìn là điều tối quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh, mở rộng quy mô, số lượng các phòng ban và nhân sự tăng lên, điều này đòi hỏi sự thay đổi trong phương thức lãnh đạo. Chính vì vậy, chức năng tổ chức cũng là một chức năng rất quan trọng của quản trị doanh nghiệp.

Ba là, chỉ đạo. Khi có được những chỉ thị và hướng dẫn công việc rõ ràng, nhân viên sẽ biết chính xác họ cần phải làm gì. Kết quả công việc từ mỗi nhân viên sẽ được tối ưu nếu nhà quản lý có những định hướng chỉ đạo hợp lý và rõ ràng, liên quan trực tiếp đến những nhiệm vụ mà nhân viên cần thực hiện. Một nhà quản lý sáng suốt chắc chắn phải là người luôn giao tiếp cởi mở, truyền đạt trung thực, rõ ràng và thường xuyên xem xét, tham vấn các quyết định chỉ đạo của mình cùng các cố vấn khác.

Bốn là, điều phối. Khi tất cả các hoạt động của doanh nghiệp được điều phối và thực hiện một cách ăn ý và nhuần nhuyễn thì hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ cao hơn. Ảnh hưởng tích cực từ thái độ và cách ứng xử của nhân viên đóng vai trò chính trong việc phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban. Để thực hiện tốt chức năng điều phối đòi hỏi khả năng lãnh đạo cũng như thái độ cởi mở trong giao tiếp, liên lạc nội bộ. Thông qua sự phối hợp hoạt động của nhân sự, doanh nghiệp mới có thể đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Năm là, kiểm soát. Nhà quản trị chỉ biết được liệu công ty có đang vận hành đúng theo kế hoạch và mục tiêu đề ra hay không bằng cách thường xuyên quan sát tình hình hoạt động của công ty. Chức năng kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp là một quy trình gồm 4 bước bao gồm: (1) Thiết lập tiêu chuẩn hoạt động, thiết lập chỉ số đánh giá hiệu suất công việc (KPI) dựa trên mục tiêu của công ty. (2) Đo lường và xây dựng các báo cáo về hoạt động thực tế. (3) So sánh kết quả báo cáo thực tế với chỉ tiêu kế hoạch đề ra ban đầu. (4) Thực hiện các thay đổi hoặc các biện pháp phòng ngừa cần thiết.

Một số vấn đề nhà quản trị doanh nghiệp cần quan tâm trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0

Trong bối cảnh CMCN 4.0 bùng nổ mạnh mẽ, toàn diện và sâu rộng khắp nơi đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp cần đổi mới tư duy và nâng cao năng lực cạnh tranh. Đây là một trong những vấn đề quan trọng, bức thiết hiện nay đối với mỗi doanh nghiệp để có thể bắt kịp xu thế chung.

Quản trị doanh nghiệp thời công nghiệp 4.0 góp phần hỗ trợ nâng cao năng lực lãnh đạo, năng lực quản trị toàn diện các lĩnh vực bao gồm: quản trị chiến lược, tài chính, nhân lực, sản xuất và marketing… cho doanh nghiệp. Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, các nhà quản trị cần lưu ý một số nội dung sau:

Thứ nhất, khách hàng là mục tiêu cao nhất.

Mỗi doanh nghiệp cần xác định mình đang ở đâu trong cuộc CMCN 4.0, qua đó xác định nguồn lực và chiến lược phù hợp. Đồng thời cần có sự thay đổi về tầm nhìn định hướng. Bất kể khi nào, đặc biệt trong thời đại 4.0, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải xây dựng được cho mình hình ảnh, truyền thông ấn tượng. Nâng cao hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp trong lòng khách hàng bằng cách: nâng cao chất lượng sản phẩm, đẩy mạnh dịch vụ chăm sóc, hỗ trợ khách hàng, chế độ hậu mãi, đổi trả… cũng như thực hiện các hoạt động có trách nhiệm với xã hội và môi trường nhằm “trả lại” phần lợi nhuận mà khách hàng và xã hội đã mang lại cho doanh nghiệp.

Thứ hai, công nghệ là yếu tố không thể thiếu.

Quản trị doanh nghiệp thời đại 4.0 được ứng dụng trong hầu khắp các khía cạnh từ kinh doanh, quản trị nhân sự đến chăm sóc khách hàng. Công nghệ cho phép các nhân viên trong công ty có thể liên lạc, trao đổi và làm việc với nhau dễ dàng hơn. Tạo ra môi trường làm việc công nghệ, hiện đại và thuận lợi hơn.

Cuộc CMCN 4.0 với xu hướng phát triển dựa trên hệ thống kết nối số hóa - vật lý - công nghệ sinh học, trong đó sự đột phá của Internet và trí tuệ nhân tạo đang làm thay đổi nền sản xuất, tác động mạnh mẽ đến doanh nghiệp. Là quốc gia đang phát triển, việc tiếp cận những thành tựu của CMCN 4.0 là con đường ngắn nhất để các doanh nghiệp Việt Nam bứt phá, tận dụng các cơ hội để giảm chi phí, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, gia tăng vị thế cạnh tranh trên thị trường…

Thứ ba, vấn đề nhân sự cần phải được quan tâm hàng đầu.

Bên cạnh yếu tố công nghệ, xét về cả bề rộng và chiều sâu, trong tương lai, tài năng nhân sự sẽ quan trọng hơn nguồn vốn tài chính, sẽ là yếu tố quan trọng của hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngày nay, khách hàng đang ngày càng ở vị trí trung tâm của nền kinh tế, do đó vấn đề vấn đề cốt yếu để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là phải tập trung cải thiện cách thức phục vụ khách hàng. Cách thức quảng bá và marketing sản phẩm của mỗi doanh nghiệp phải gắn liền với phương thức tiếp thị trải nghiệm, cần phải làm cho khách hàng nhận rõ giá trị của sản phẩm mà họ nhận được trước khi bỏ tiền ra mua về, phải làm cho khách hàng thấy rằng họ quyết định chi tiền cho giá trị mà họ nhận được thông qua sản phẩm, không phải chi tiền để mua sản phẩm về.

Nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp trong Cách mạng công nghiệp 4.0

Để nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp trong thời đại CMCN 4.0, doanh nghiệp cần chú trọng một số giải pháp sau:

Thứ nhất, trang bị các giải pháp phần mềm. Trong bối cảnh CMCN 4.0 thì công nghệ số là yếu tố tác động lớn nhất. Các thách thức đối với quản trị doanh nghiệp hoàn toàn có thể giải quyết nếu các nhà quản trị biết ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản trị, điều hành, trong đó áp dụng phần mềm quản trị vào quá trình kinh doanh để tối ưu hóa nguồn lực và tiết kiệm chi phí… Thay vì sử dụng phần mềm đơn lẻ truyền thống, doanh nghiệp có thể ứng dụng giải pháp quản trị tổng thể.

Sự đồng nhất đối với toàn bộ hoạt động doanh nghiệp đảm bảo sự linh hoạt, đáp ứng cho việc phát triển doanh nghiệp. Nếu trước đây, việc quản trị doanh nghiệp được hỗ trợ bởi một số phần mềm đơn lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm bán lẻ, phần mềm quản lý kho… đã có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp nói chung và một số bộ phận phòng ban cụ thể nói riêng thì hiện nay, các doanh nghiệp tiên tiến không dừng lại việc ứng dụng công nghệ thông tin ở mức độ đơn giản đó nữa, họ hướng đến một giải pháp quản trị tổng thể và đồng nhất cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, có thể linh hoạt thay đổi và mở rộng đáp ứng được những thay đổi liên tục của quy mô cũng như cơ cấu doanh nghiệp.

Thứ hai, ứng dụng thành tựu của cuộc CMCN 4.0 vào việc quản trị nguồn nhân lực. Để nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần ứng dụng những công cụ thông minh của thời đại số như phần mềm quản lý nhân sự vào vận hành và quản trị tổ chức có hiệu quả. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần tự động hóa công tác quản trị nguồn nhân lực số. Phần mềm quản trị nguồn nhân lực số mang đến những giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp, giúp quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và mang lại hiệu quả cao, tiết giảm chi phí và thời gian thực thi nhiệm vụ; đặc biệt là giúp các nhà lãnh đạo nhanh chóng có được những quyết định đúng đắn về nhân sự.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xây dựng chế độ đãi ngộ phù hợp. Để giữ chân người tài, ngoài việc duy trì các chế độ phúc lợi tốt, doanh nghiệp cần hình thành hệ thống phân quyền, ủy quyền hợp lý để các cấp quản lý tự chủ trong công việc, qua đó, giúp nhà lãnh đạo có nhiều thời gian cho việc lập chiến lược mà vẫn có thể kiểm soát công tác điều hành. Về lâu dài, có thể hướng đến việc phân chia lợi nhuận và quyền sở hữu cổ phần cho người lao động để gắn kết lợi ích cá nhân với lợi ích của tổ chức.

Không phải bất cứ doanh nghiệp nào ngay từ đầu cũng sở hữu nguồn nhân sự am hiểu công nghệ cũng như có điều kiện tiếp xúc nhiều với công nghệ. Do đó, tổ chức đào tạo bài bản cho nhân viên đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Phát hiện điểm yếu để khắc phục và phát huy điểm mạnh của từng người đồng thời nâng cao khả năng tư duy phản biện, kích thích làm việc nhóm hiệu quả, trang bị kỹ năng cần thiết mà thời đại 4.0 yêu cầu. Vấn đề này hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng và xem là yếu tố nâng cao năng lực cạnh tranh.

Bên cạnh đó, nhiệm vụ tuyển dụng luôn là vấn đề quan trọng nhất trong ngành nhân sự. Trước sự phát triển của công nghệ, internet, trí tuệ nhân tạo… điều quan trọng nhất doanh nghiệp cần làm đó là xây dựng một chiến lược thu hút và giữ chân nhân tài hiệu quả. Điều này được thực hiện thông qua các chiến lược tuyển dụng, truyền thông nội bộ gắn kết, nâng cao tinh thần đoàn kết trong công ty.

Kết luận

Trong thời đại CMCN 4.0, doanh nghiệp muốn thành công thì đòi hỏi người lãnh đạo phải tỉnh táo, sáng suốt lựa chọn giải pháp tối ưu. Có rất nhiều yếu tố tác động đến hiệu quả quản trị doanh nghiệp, tuy nhiên yếu tố con người và yếu tố công nghệ luôn luôn là yếu tố quan trọng nhất và nên được quan tâm hàng đầu. Những doanh nghiệp ứng dụng được giải pháp quản trị tổng thể và có những chính sách tối ưu với nguồn nhân lực sẽ có được những ưu thế hơn so với các doanh nghiệp khác trong quá trình quản trị doanh nghiệp của mình.

Tài liệu tham khảo:

1. Chu Thị Hà, Đinh Thị Ngọc Hà (2019), Quản trị doanh nghiệp trong bối cảnh CMCN 4.0, Tạp chí Tài chính kỳ 2 tháng 4/2019;
2. Quản trị doanh nghiệp 4.0, khái niệm, chức năng, nguyên tắc. https://magenest.com/vi/quan-tri-doanh-nghiep/;
3. Mai Ngọc Khánh (2020) Quản trị doanh nghiệp trong bối cảnh CMCN 4.0, Tạp chí Tài chính kỳ 1 tháng 4/2020;
4. Quản trị doanh nghiệp trong thời đại 4.0.https://vantamland.com/quan-ly-doanh-nghiep-40-1645344360.

* ThS. Lê Thị Hào. ThS. Trần Thanh Thủy - Trường Đại học Công Đoàn

** Bài đăng trên Tạp chí Tài chính số kỳ 2 tháng 4/2022