1. Tổng quan nghiên cứu

1.1. Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một khuôn khổ để điều phối các nguồn lực (dữ liệu, thiết bị, nhà cung cấp, nhân sự và nguồn tài trợ) để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra thành các thông tin kinh tế tài chính được sử dụng để thực hiện các hoạt động của một thực thể và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng quan tâm (Wilkinson, 1999). Theo đó, AIS là một cấu trúc không thể thiếu trong một thực thể sử dụng tài nguyên sẵn có và các thành phần khác để thay đổi dữ liệu giao dịch tài chính - kế toán thành thông tin, với mục đích đáp ứng nhu cầu của người dùng. Mowen (2007) giải thích, AIS có ý nghĩa như một hệ thống thủ công và bộ phận máy tính, sử dụng các quy trình như thu thập, ghi âm, tổng hợp, phân tích (sử dụng mô hình lập trình), và quản lý dữ liệu để cung cấp thông tin đầu ra cho người dùng. Vận hành một AIS số sử dụng một quy trình biến đổi đầu vào thành đầu ra để đạt được các mục tiêu chung của hệ thống.

Tất cả các tổ chức kinh doanh, kể cả tổ chức phi lợi nhuận đều dựa vào thông tin kế toán, những thông tin này giúp cho các bên liên quan trong công ty như người quản lý và bên ngoài như nhà đầu tư, cơ quan chính phủ, ngân hàng... đạt được mục đích khi đưa ra quyết định trong lĩnh vực kinh tế (Hansen and Mowen, 2007, 2). Bodnar và Hopwood (2004) cho rằng, AIS là tập hợp các nguồn lực, chẳng hạn như con người và thiết bị được thiết kế để thay đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin có thể được truyền đạt đến người ra quyết định. Đồng quan điểm, Rommey và Steinbart (2006) cho rằng, AIS là một hệ thống thu thập, ghi nhận và xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin cho ra quyết định. AIS là một hệ thống bao gồm cả phần cứng, phần mềm, trí óc, dữ liệu, văn bản và mạng lưới công nghệ, truyền thông (Azhar Susanto, 2008; O’brien, 2004, Turban và cộng sự 2003). Hall (2011) cho rằng, mục đích cơ bản của AIS là cung cấp các thông tin kế toán cho đối tượng bên ngoài, nhân viên quản lý và điều hành DN. Các hệ thống con của AIS xử lý cả các nghiệp vụ tài chính và các nghiệp vụ phi tài chính nhưng ảnh hưởng trực tiếp là đến quá trình xử lý các nghiệp vụ tài chính. Như vậy, AIS là sự giao thoa giữa kế toán và hệ thống thông tin, vì vậy mà các nghiên cứu thường nhìn nhận AIS như là một hệ thống thông tin trên máy tính.

Kieso et al (2012) giải thích, bản chất của AIS là thu thập dữ liệu thô, sau đó được trình bày dưới dạng thông tin kế toán hữu ích cho người sử dụng thông tin. Romey and Steinbat (2012, 26) đã tiết lộ rằng AIS là một hệ thống thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin cho người ra quyết định lên kế hoạch, quản lý và vận hành kinh doanh của họ. Trong trường hợp này, thông tin kế toán được xem như là một hệ thống giúp nhà quản lý lên kế hoạch và kiểm soát bằng cách cung cấp thông tin thích hợp, đáng tin cậy để ra quyết định (Romey and Steinbat, 2012). Cùng thời điểm, Marshall và Paul (2012) cho rằng, AIS bao gồm con người, quy trình và công nghệ thông tin (CNTT), thực hiện các chức năng quan trọng như thu thập, lưu trữ dữ liệu phát sinh trong quá trình hoạt động và các giao dịch nhằm giúp đơn vị có thể xem lại những sự kiện xảy ra, xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định, đồng thời cung cấp, kiểm soát đầy đủ thông tin để bảo vệ tài sản của đơn vị, bao gồm cả dữ liệu của AIS.

1.2. Các yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin kế toán

 Nguyễn Thế Hưng (2006) cho rằng, hệ thống thông tin gồm 3 thành phần cơ bản, bao gồm: Các yếu tố đầu vào, xử lý, các yếu tố đầu ra. Piccoli (2008) chỉ ra rằng, 1 hệ thống thông tin tốt có 4 thành phần là CNTT, con người, chu trình và cấu trúc. Tất cả thành phần này tạo nên 2 hệ thống con là hệ thống kỹ thuật và hệ thống xã hội. Trong đó, hệ thống kỹ thuật gồm CNTT và quy trình xử lý, còn hệ thống xã hội gồm con người với các mối quan hệ (cấu trúc).

 Một hệ thống thông tin (IS) là tập hợp của các thành phần có quan hệ với nhau thông qua việc thu thập, lưu trữ, cung cấp các dữ liệu và các thông tin để hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức (Kenneth C. Laudon & P. Laudon, 2012; Ralph M. Stair & W. Reynolds, 2010). Có 6 thành phần của AIS (Rommey, 2012) cụ thể là: (1) Những người sử dụng hệ thống; (2) Các thủ tục và hướng dẫn sử dụng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu; (3) Dữ liệu về tổ chức và hoạt động kinh doanh; (4) Phần mềm sử dụng để xử lý dữ liệu; (5) Phần cứng; (6) Các biện pháp kiểm soát nội bộ và các biện pháp an ninh bảo vệ dữ liệu AIS. O'Brien & Marakas (2010) tuyên bố rằng, các thành phần có mối quan hệ với nhau, tất cả các thang đo đều liên quan đến nhau để đạt được một mục tiêu chung tiếp nhận thông tin đầu vào và cung cấp đầu ra thông qua quá trình chuyển đổi của tổ chức. Cùng thời điểm (Knežević và cộng sự, 2012) cho rằng, các thành phần của một AIS bao gồm: (1) Đầu vào - định lượng các sự kiện kinh doanh theo hình thức tiền tệ (bằng cách ghi lại trong tài khoản); (2) Quy trình xử lý - xử lý dữ liệu thông qua sổ sách kế toán và lập báo cáo kế toán; (3) Đầu ra - công bố báo cáo tài chính phục vụ cho việc ra quyết định. Theo Morsi (2015), các thành phần chính của hệ thống bao gồm bốn thành phần (hệ thống dữ liệu đầu vào, hệ thống xử lý dữ liệu, thông tin phản hồi, hệ thống dữ liệu đầu ra).

Hệ thống thông tin của DN theo nghiên cứu của Laudon (2004) được chia thành hệ thống thông tin quản lý (MIS) và AIS (AIS). MIS được coi là nguồn thông tin chính để phục vụ yêu cầu của các nhà quản trị (Tillema, 2005). Bên cạnh đó, Dastgir M và Ghalebi R (2010) cho rằng, MIS là một công cụ đóng vai trò nguồn cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý để tạo ra quyết định. Nghiên cứu của Mihalache (2011) nhấn mạnh rằng, AIS là thành phần chính của hệ thống thông tin DN, vì nó là hệ thống duy nhất mà người dùng nội bộ và bên ngoài.

Sự phát triển của các AIS đã những thay đổi, có 3 yếu tố có thể được coi là tiền đề chính của thay đổi AIS là công nghệ; thực tiễn và mô hình quản lý và các quy tắc kế toán (Cao, 2012). Nghiên cứu của M Ancini, Vaassen và D Ameri (2014) cũng cho rằng, yếu tố công nghệ, thực tiễn và mô hình quản lý, các quy tắc kế toán là những yếu tố chính cho sự thay đổi của AIS trong DN: chẳng hạn như internet bị ảnh hưởng rất lớn đến AIS, bởi công nghệ web đã có một tác động cả về cách thức và hình thức xây dựng của các AIS ngày nay. Qua đó, chúng ta thấy, sự thay đổi của AIS đã làm cho AIS giữ một vai trò rất quan trọng trong các DN. Trong bối cảnh các quốc gia trên thế giới cũng như Việt Nam đang nỗ lực thúc đẩy các DN ứng dụng những thành quả cuộc của Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 mang lại cho nên kinh tế, thì vai trò chiến lược của AIS đối với các DN là tìm cách kết hợp thông tin và các sự kiện kinh tế, sử dụng công nghệ như một công cụ cơ bản để kích hoạt sự đổi mới và hỗ trợ quan trọng cho các quá trình ra quyết định.

2. Phương pháp nghiên cứu

2.1. Dữ liệu

- Dữ liệu thứ cấp:

(1) Dựa vào các báo cáo về các nghiên cứu của Tổng cục Thống kê liên quan đến các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV).

(2) Dựa vào thông tin và số liệu về tình hình niêm yết của các DNNVV trên thị trường chứng khoán.

(3) Tổng hợp kết quả của những nghiên cứu trước.

- Dữ liệu sơ cấp:

(1) Gửi Phiếu điều tra cho các DNNVV trên địa bàn Hà Nội. Nhóm đối tượng trả lời phiếu điều tra là các chủ DN, giám đốc, kế toán trưởng, chủ tịch hội đồng quản trị... những người liên quan đến quyết định áp dụng AIS tại DN.

(2) Tiến hành phỏng vấn sâu các chuyên gia, các chủ DN, giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị hoặc kế toán trưởng tại một số DNNVV về tình hình áp dụng AIS tại DN.

- Về tiêu chí lựa chọn DNNVV để nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại các DN có quy mô nhỏ và vừa. Cách phân loại DN theo quy mô này phụ thuộc vào các tiêu thức: (1) Số lượng lao động hiện tại của DN, bình quân theo năm; (2) Quy mô vốn của DN. Trong đó, tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên hơn so với số lượng lao động hiện tại của DN.

2.2. Đo lường các biến

Để xem xét các nhân tố ảnh hưởng tới AIS của DNNVV, tác giả vận dụng 6 yếu tố cấu thành AIS, đó là: (1) Những người sử dụng hệ thống; (2) Các thủ tục và hướng dẫn sử dụng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu; (3) Dữ liệu về tổ chức và hoạt động kinh doanh; (4) Phần mềm sử dụng để xử lý dữ liệu; (5) phần cứng; (6) Các biện pháp kiểm soát nội bộ và các biện pháp an ninh bảo vệ dữ liệu AIS.

3. Kết quả nghiên cứu

Nghiên cứu, cho thấy, có 3 yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất đến AIS của các DNNVV, qua đó, có thể đưa ra các giải pháp cụ thể cho từng nhân tố này.

3.1. Con người

Về cơ bản, nhân sự phòng kế toán được tinh giản và bố trí một cách tối thiểu nhằm tiết kiệm chi phí hoạt động, trong khi vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán. Tại các DNNVV, trình độ đội ngũ nhân viên phòng kế toán khá đa dạng, từ trung cấp, cao đẳng đến đại học và sau đại học. Theo khảo sát, nguồn nhân lực kế toán hiện nay của các DNNVV đều có trình độ nghiệp vụ chuyên môn về lĩnh vực kế toán, trong đó trình độ đại học và sau đại học chiếm 79% cơ cấu lao động kế toán được điều tra.

3.2. Cơ sở hạ tầng CNTT

Một số tiêu chí có liên quan đến cơ sở hạ tầng CNTT tại các DNNVV được đánh giá như sau:

- Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp: Khảo sát ý kiến của các DN về mức độ ứng dụng CNTT trong lĩnh vực này cho thấy, chỉ có 17,3% DN tham gia khảo sát có sử dụng thường xuyên mạng hệ thống toàn cầu, còn lại chủ yếu là ứng dụng CNTT trong các giao dịch internet với 90,4% hay phổ biến nhất là mạng nội bộ với 92,3% với điểm bình quân theo thang đo Likert 4 mức độ lần lượt là và 3,9 và 3,86. Thực tế hiện nay, cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin của DNNVV còn nhiều bất cập, dữ liệu thông tin chưa phong phú, chưa đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

- Mức độ hài lòng về hệ thống máy tính tại doanh nghiệp: Kết quả điều tra cho thấy, số lượng các DNNVV khi được hỏi về mức độ hài lòng đối với hệ thống máy tính hiện có (cả phần cứng và phần mềm) tại đơn vị mình thì có 41,3% ý kiến đánh giá là hài lòng, còn lại là tương đối hài lòng (49%), đặc biệt vẫn còn đến 9,7% ý kiến không hài lòng (điểm bình quân theo thang đo likert 5 mức độ đạt 3,35).

- Mức độ ứng dụng các phần mềm kế toán tại DN: Theo kết quả khảo sát, số DNNVV có sử dụng phần mềm kế toán chiếm 94,2%, phần lớn các DNNVV đã lựa chọn sử dụng các phần mềm kế toán do các DN trong nước thiết kế (tập trung chủ yếu là DN cổ phần vốn nhà nước chi phối, DN có quy mô nhỏ) hoặc do các DN thuê viết hoặc tự viết như: phần mềm Fast Accounting, phần mềm Misa, phần mềm Effect, phần mềm Sapfico, phần mềm kế toán 3A, phần mềm Acman, phần mềm Visoft Accounting, phần mềm Weekend-accounting, phần mềm Acenpro… Đây là những phần mềm trong nước dễ sử dụng, chi phí bản quyền thấp và tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Việt thuận lợi cho các nhân viên kế toán người Việt trong khai thác và sử dụng, tuy nhiên, khả năng tích hợp của những phần mềm này với các hệ thống khác trong hệ thống thông tin quản lý DN rất kém, hay thậm chí không có chức năng tích hợp này.

3.2. Kiểm soát nội bộ

Tại các DNNVV cho thấy, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ thường chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm, ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây chính là một trong các điểm yếu mà các DN cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập nền kinh tế toàn cầu. Qua phỏng vấn các cán bộ quản lý DNNVV, hệ thống kiểm soát nội bộ tại các DN đều mắc phải ít nhất một trong các dấu hiệu sau:

- Hệ thống kiểm soát nội bộ với công tác quản lý rủi ro chưa được coi là vấn đề ưu tiên hàng đầu tại các DN.

- Phương pháp quản lý của nhiều DN còn lỏng lẻo.

- Một số chủ DN hoặc Hội đồng quản trị có xu hướng điều hành trực tiếp mọi hoạt động phát sinh trong DN mà không phân cấp quản lý cho bất kỳ bộ phận nào khác.

- Ban lãnh đạo DN không thể quyết định dựa trên các số liệu định lượng, hoặc số liệu không đủ tin cậy cho việc ra quyết định quản lý.

- Diễn ra tình trạng thất thoát tài sản, trộm cắp, mất đoàn kết trong DN.

4. Kết luận và hàm ý chính sách

Nghiên cứu đã tóm lược nền tảng lý thuyết về AIS. Kết quả cho thấy, nhân tố con người và phần mềm kế toán ảnh hưởng lớn nhất, tiếp đến là hệ thống kiểm soát nội bộ. Như vậy, để kiểm soát AIS được tốt, các DNNVV cần tập trung vào việc đầu tư kỹ năng cho nguồn nhân lực, cũng như tiếp cận CNTT kịp thời. Bên cạnh đó, các yếu tố về kiểm soát nội bộ cũng cần được chú trọng ở các phần hành kế toán. Các giải pháp cụ thể là: (i) Khuyến nghị về đào tạo, bồi dưỡng nguồn lực ngắn hạn và dài hạn (ii) Đẩy mạnh áp dụng phần mềm kế toán và cơ sở hạ tầng CNTT bằng việc áp dụng mô hình quản lý “cơ sở dữ liệu tập trung” và triển khai ứng dụng giải pháp ERP, nhằm hạn chế tối đa những rủi ro và tăng hiệu quả hoạt động của DN.       

Tài liệu tham khảo:

Chính phủ (2009), Nghị định số 56/2009/NÐ- CP ngày 30/6/2009 về trợ giú DN nhỏ và vừa;

Nguyễn Thế Hưng (2006), AIS, NXB Thống kê;

Ismail Noor Azizi và Malcolm King (2014), Factors influencing the alignment of accounting information systems in small and medium sized Malaysian manufacturing firms, Tạp chí Journal of Information Systems and Small Business, Số 1(1-2), trang: 1-20.

Rapina (2014), Factors Influencing The Quality of Accounting Information System And Its Implications on The Quality of Accounting Information, Tạp chí Research Journal of Finance and Accounting, Số 5(2);

Romney Marshall B (1997), dan Steinbart, paul J., Tạp chí Accounting Information Systems. Global Edition. Twelfth Edition. England: Pearson Education Limited.

Susanto Azhar (2009), What factors influence the quality of accounting information, Tạp chí International Journal of Applied Business and Economic Research, Số 13(6), trang: 3995-4014;

Xu Hongjiang, Jeretta Horn Nord, G Daryl Nord và Binshan Lin (2003), Key issues of accounting information quality management: Australian case studies, Tạp chí Industrial Management & Data Systems, Số 103(7), trang: 461-470.