Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán quản trị

Thế nào là hệ thống thông tin kế toán quản trị?

Kế toán là một trong các công cụ quản lý của doanh nghiệp (DN). Hệ thống thông tin (HTTT) kế toán là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán cần thiết cho lập kế hoạch, kiểm soát và quản lý hoạt động của DN. HTTT kế toán được chia thành 2 hệ thống con, bao gồm HTTT kế toán tài chính (KTTC) và HTTT kế toán quản trị (KTQT).

Về bản chất, hai hệ thống con này đều bao gồm những thành phần và có quy trình thông tin tương tự nhau. Tuy nhiên, KTTC và KTQT hướng tới hai nhóm đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. KTTC có đối tượng sử dụng thông tin chủ yếu là bên ngoài DN.

KTQT có đối tượng sử dụng thông tin bên trong DN, do vậy HTTT KTQT sẽ có mục tiêu cung cấp thông tin cho người lao động và nhà quản trị của DN. Cách tiếp cận về HTTT KTQT cũng xuất phát từ cách tiếp cận của HTTT kế toán, tuy nhiên cần phù hợp với yêu cầu của quản lý và nhu cầu thông tin của đối tượng sử dụng.

Có nhiều quan điểm khác nhau về HTTT KTQT nhưng có thể hiểu một cách khái quát như sau: “HTTT KTQT là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý, cung cấp và kiểm soát các thông tin liên quan với mục tiêu cung cấp thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị”. Để có thể hoạt động được, HTTT KTQT cần đảm bảo đủ các thành phần và bộ phận cấu thành.

Trung tâm của HTTT KTQT là các quy trình, chúng được mô tả bằng các hoạt động như thu thập, đo lường, lưu trữ, phân tích, báo cáo và quản lý thông tin. Dữ liệu về các sự kiện kinh tế được xử lý thành các thông tin đầu ra đáp ứng các mục tiêu của hệ thống. Kết quả đầu ra có thể bao gồm các báo cáo đặc thù như về chi phí sản phẩm, chi phí khách hàng, ngân sách, báo cáo hiệu suất…

HTTT KTQT không bị ràng buộc bởi bất kỳ tiêu chuẩn bắt buộc nào thuộc về chính sách pháp luật liên quan đến dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra. Các tiêu chí về việc xác định bản chất của dữ liệu hay thông tin hoàn toàn linh hoạt và dựa trên mục tiêu quản lý.

Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán quản trị

HTTT KTQT cung cấp thông tin cần thiết để đáp ứng các mục tiêu quản lý cụ thể. HTTT KTQT có ba mục tiêu chính bao gồm: (1) Cung cấp thông tin chi phí dịch vụ, sản phẩm và các đối tượng khác mà ban giám đốc quan tâm; (2) Cung cấp thông tin để lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá và cải tiến liên tục. (3) Cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.

Ba mục tiêu này cho thấy nhà quản trị DN và những đối tượng sử dụng khác cần thu thập thông tin KTQT và cần biết cách sử dụng thông tin đó. Thông tin kế toán được sử dụng trong tất cả các giai đoạn quản lý, bao gồm lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định.

Các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán quản trị tại các doanh nghiệp xây lắp Việt Nam

HTTT KTQT tại các DN xây lắp chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố bên trong và bên ngoài DN. Cụ thể:

Nhóm nhân tố bên trong

Nguồn nhân lực. Nguồn nhân lực là nguồn lực con người của DN có khả năng và tiềm năng tham gia vào quá trình phát triển của DN cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia, khu vực, thế giới. Nguồn nhân lực là nguồn lực với các yếu tố thể chất, tinh thần tạo nên năng lực, sức mạnh phục vụ cho sự phát triển nói chung của DN.

Nguồn nhân lực con người chỉ khả năng và phẩm chất của lực lượng lao động, đó không chỉ là số lượng và khả năng chuyên môn mà còn cả trình độ văn hóa, thái độ đối với công việc và mong muốn tự hoàn thiện của lực lượng lao động. Nguồn nhân lực có thể là nguồn lợi thế cạnh tranh bền vững của tổ chức, nguồn nhân lực còn ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ chức. 

Nguồn nhân lực là một yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của HTTT KTQT. Việc nhân viên trong DN được đào tạo để sử dụng và thiết lập HTTT KTQT rất cần được chú trọng. Nguồn nhân lực của DN có trình độ chuyên môn, am hiểu về môi trường làm việc, cũng như có thái độ ham học hỏi, tự trau dồi hoàn thiện năng lực bản thân, có ý nghĩa lớn trong HTTT KTQT. Nguồn nhân lực của DN ở đây không chỉ nói tới đội ngũ nhân viên kế toán mà còn là toàn bộ lực lượng lao động của DN (Vì mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong DN đều trực tiếp hoặc gián tiếp góp phần xây dựng lên HTTT KTQT của DN mình).

Kiến thức và cam kết của nhà quản lý DN. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra cam kết của nhà quản lý đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện HTTT KTQT. Cam kết của các nhà quản lý được thể hiện dưới hình thức tham gia vào việc xây dựng HTTT kế toán, có thể xây dựng, vận hành HTTT kế toán phù hợp với các mục tiêu và chiến lược của DN. Sự tham gia của nhà quản lý cũng sẽ khuyến khích người lao động trong DN có thái độ tích cực đối với việc xây dựng HTTT kế toán, và do đó có nhiều khả năng dẫn đến việc vận hành HTTT kế toán hiệu quả hơn.

Kiến thức của các nhà quản lý là điều cần thiết cho hiệu quả của việc triển khai HTTT KTQT. Các nhà quản lý tìm hiểu kỹ, nắm bắt được các công nghệ hiện có và công nghệ mới sẽ có thể lựa chọn công nghệ phù hợp cho công ty của họ.

Công nghệ thông tin (CNTT). Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ như hiện nay, CNTT đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng tới HTTT KTQT trong DN. Nhìn chung, thời gian qua việc áp dụng CNTT đã phát triển rất mạnh trong các DN. Các DN xây lắp hiện nay đa phần đều áp dụng các phần mềm kế toán và phần mềm quản trị để hỗ trợ cung cấp những thông tin có chất lượng đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ việc ra quyết định của nhà quản lý. Tuy nhiên, trong nhiều DN xây lắp ở Việt Nam hiện nay, nhiều phần mềm áp dụng chưa phát huy được hiệu quả, chưa hỗ trợ tốt nhất cho nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định.

Quy mô DN, cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý của DN. Cơ cấu tổ chức DN với sự phân cấp quản lý, phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các cấp quản lý là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến HTTT KTQT. Để các DN phân quyền thành công, họ cần thiết kế một hệ thống KTQT cung cấp thông tin liên quan để hỗ trợ các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định. Các DN có quy mô lớn cần áp dụng các kỹ thuật của hệ thống KTQT phức tạp hơn DN có quy mô nhỏ.

Nhóm nhân tố bên ngoài

Bên cạnh các nhân tố bên trong DN, HTTT KTQT tại các DN xây lắp còn chịu ảnh hưởng mạnh mẽ bởi các nhân tố bên ngoài, bao gồm:

Hệ thống văn bản pháp quy. Mọi DN đều hoạt động trong môi trường pháp lý, chịu sự chi phối và ảnh hưởng từ các chính sách của Nhà nước. Hệ thống văn bản pháp quy chi phối đến hoạt động của DN. Các DN xây lắp cần các chính sách thông thoáng, cởi mở mang tính hướng dẫn để tạo môi trường hoạt động tốt nhất. Hệ thống văn bản pháp quy gián tiếp tác động đến quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin của DN.

Chuyên gia tư vấn. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay, DN không hoạt động độc lập. Với sự xuất hiện ngày càng nhiều các công ty tư vấn, cũng như các nhà cung cấp các phần mềm kế toán và tài chính, nhiều DN ngày càng cần đến đội ngũ này. Các công ty dịch vụ kế toán, các công ty tư vấn xây dựng là một nguồn tư vấn tiềm năng cho các DN xây lắp trong việc thiết kế và vận hành HTTT KTQT. Các kế toán viên, chuyên gia kế toán, các hiệp hội và các chuyên gia đào tạo CNTT đã và đang đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích các DN tin học hóa quy trình lưu trữ hồ sơ của họ. Sự hỗ trợ được cung cấp bởi các chuyên gia này cho phép các DN xây lắp có được tầm nhìn rộng hơn về cả nhu cầu thông tin và khả năng xử lý thông tin. Do đó, các DN xây lắp có sự tham vấn từ các chuyên gia bên ngoài này sẽ đạt được mức độ liên kết HTTT KTQT cao hơn.

Các cơ sở đào tạo và các hiệp hội nghề nghiệp. Các cơ sở đào tạo chính là nguồn đào tạo KTQT viên tương lai của các DN xây lắp. Chất lượng nguồn nhân lực phụ thuộc nhiều vào các cơ sở đào tạo. Việc các cơ sở đào tạo xây dựng chương trình đào tạo phù hợp yêu cầu thực tiễn, có tính ứng dụng và thường xuyên cập nhật rất quan trọng. Điều này góp phần giúp DN giảm thiểu chi phí đào tạo nhân viên, đồng thời vẫn có nguồn lao động dồi dào và có chất lượng. Chất lượng của nguồn lao động càng cao thì chất lượng công việc càng cao, thông tin KTQT càng hữu ích cho nhà quản lý.

Mức độ cạnh tranh trên thị trường. Môi trường kinh doanh ngày nay càng ngày càng có mức độ cạnh tranh khốc liệt hơn bao giờ hết. Trước bối cảnh như vậy, các nhà quản trị DN cần phải xem xét lại chiến lược kinh doanh và nếu cần thì phải thay đổi cho phù hợp với bối cảnh mới nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh và đạt được kết quả kinh doanh phù hợp với mục tiêu của DN. Sự thay đổi chiến lược kinh doanh của DN để ứng phó với sự thay đổi của môi trường sẽ dẫn đến một loạt sự thay đổi từ cơ cấu đến hệ thống KTQT nhằm nâng cao kết quả hoạt động. Do vậy, mức độ cạnh tranh, sự thay đổi chiến lược kinh doanh và hệ thống KTQT có mối quan hệ mật thiết với nhau.

DN hoạt động trong môi trường càng cạnh tranh thì có nhu cầu càng lớn về các hệ thống chi phí phức tạp để có thể có được thông tin chi phí sản phẩm chính xác hơn, bởi vì đối thủ cạnh tranh sẽ tận dụng những sai sót của DN để chiếm lợi thế cạnh tranh nếu DN ra quyết định dựa trên những thông tin không chính xác. Để có lợi thế cạnh tranh và hoạt động có hiệu quả trong một môi trường toàn cầu hóa, các DN xây lắp phải xem tiêu chí thỏa mãn khách hàng như một trong những ưu tiên hàng đầu. Do đó, các DN xây lắp cần phải lựa chọn những phương pháp quản trị mới, cải tiến hệ thống sản xuất, đầu tư vào các công cụ kỹ thuật mới …

Khi mức độ cạnh tranh của thị trường còn thấp, KTQT chỉ tập trung quan tâm vào các vấn đề bên trong DN, các yếu tố thuộc nội bộ DN, nhưng khi mức độ cạnh tranh tăng lên, KTQT còn cần quan tâm đến cả đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng, tác động của chính sách Nhà nước, biến động của thị trường thế giới, biến động của các ngành sản xuất có liên quan…

Tóm lại, ở Việt Nam, KTQT là một khái niệm khá mới mẻ, phần lớn nhà quản trị chưa thấy được tầm quan trọng của nó đến sự phát triển của DN. Vì thế, việc tổ chức HTTT KTQT một cách quy mô và bài bản sẽ giúp cho các DN xây lắp có được những thông tin hữu ích phục vụ tốt cho quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin, từ đó rút ngắn được thời gian thực hiện và nâng cao chất lượng thông tin cung cấp cho nhà quản trị.          

Tài liệu tham khảo:

1.Nguyễn Thị Mai Lê (2021), “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị tại các tổng công ty xây dựng công trình giao thông của Việt Nam”, Luận án tiến sĩ, Học viện Tài chính;

2.Hệ thống thông tin kế toán quản trị tại các nước và kinh nghiệm cho Việt Nam, https://tapchitaichinh.vn/tai-chinh-kinh-doanh/he-thong-thong-tin-ke-toan-quan-tri-tai-cac-nuoc-va-kinh-nghiem-cho-viet-nam-329130.html;

3.Abdel-Kader, M., & Luther, R. (2008), The impact of firm characteristics on management accounting practices: A UK-based empirical analysis, The British Accounting Review, 40(1), 2-27;

4.Apostolou, B., Dorminey, J. W., Hassell, J. M., & Rebele, J. E. (2014), A summary and analysis of education research in accounting information systems (AIS), Journal of Accounting Education, 32(2), 99-112.

(*) ThS. Phạm Thị Liên - Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải.

(**) Bài đăng trên Tạp chí Tài chính số kỳ 1 tháng 10/2021.