Vai trò của tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí doanh nghiệp

Mỗi hệ thống thông tin cần phải có các phương thức tổ chức thu nhận, hệ thống hoá, xử lý lựa chọn và cung cấp thông tin có ích phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp (DN). Để xác định vai trò của tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị (KTQT) chi phí, bài viết triển khai trên cơ sở nhu cầu thông tin về chi phí của nhà quản trị. Nhà quản trị cần những thông tin chi phí gì? Cách thức tạo ra các thông tin đó như thế nào?

Thứ nhất, với hệ thống dự toán chi phí sản xuất kinh doanh (SXKD), thông tin KTQT chi phí giúp các nhà quản trị thiết lập được định hướng hoạt động SXKD của từng bộ phận, của cả DN trong từng thời kỳ để khai thác có hiệu quả các nguồn lực kinh tế, kiểm soát và ngăn ngừa những mất cân đối, rủi ro trong tương lai.

Thứ hai, với những báo cáo đo lường kết quả chi phí thực hiện, thông tin KTQT chi phí sẽ giúp nhà quản trị hiểu được thực trạng hoạt động SXKD của DN để kịp thời điều chỉnh, bổ sung những vấn đề cần thiết cho hoạt động của đơn vị.

Thứ ba, với những báo cáo biến động giữa chi phí thực tế so với mục tiêu hay dự toán và những nguyên nhân ảnh hưởng đến các biến động đó giúp các nhà quản trị nhận thức được tình hình tốt, xấu và những nguyên nhân ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến hoạt động SXKD của DN, để từ sẽ đưa ra các phương pháp kiểm soát, các giải pháp điều chỉnh và đánh giá đúng đắn về trách nhiệm của nhà quản trị các cấp.

Như vậy, hệ thống thông tin KTQT chi phí tạo nên một kênh thông tin quản trị hữu ích đối với nhà quản trị trong môi trường SXKD ngày càng biến đổi, đó chính là một hệ thống thông tin quan hệ vật chất - trách nhiệm trong điều hành, quản trị DN.

Nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí doanh nghiệp

Việc tổ chức hệ thống thông tin KTQT chi phí trong DN sẽ không đạt được mục tiêu và định hướng cấu trúc của thông tin, nếu các nhà thiết kế không chú ý đầy đủ tới các nhân tố bản chất, chi phối sự vận hành của hệ thống. Đó là các nhân tố: Mục tiêu, chiến lược của DN và nhu cầu thông tin KTQT chi phí từ phía nhà quản trị DN; Đặc điểm tổ chức sản xuất; Trình độ trang bị máy móc thiết bị và trình độ nhân viên thực hiện công việc kế toán.

Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp và nhu cầu từ phía nhà quản trị

Xây dựng kế hoạch về chi phí hoạt động của DN đồng nghĩa với việc xác định các mục tiêu và xây dựng chiến lược để đạt mục tiêu đó. Đây chính là nhân tố mấu chốt mà nhà quản trị cần tính tới để tổ chức hệ thống thông tin KTQT chi phí. Các mục tiêu phải được quán triệt ở mọi lĩnh vực chức năng cho tới người có trách nhiệm cao nhất. Các chiến lược xây dựng phải kết hợp được các nguồn lực và năng lực của DN để đạt được các mục đích trong những điều kiện tốt nhất.

Mặt khác, hệ thống thông tin KTQT chi phí trong các DN được thiết lập và tồn tại hay không phụ thuộc vào nhu cầu thông tin KTQT chi phí từ phía nhà quản trị DN. Mọi hệ thống đều có mục tiêu. Tính mục tiêu của toàn bộ việc xây dựng hệ thống thông tin KTQT chi phí được thể hiện thông qua việc xác định nhu cầu thông tin quản trị.

Nó làm nổi bật vai trò của thông tin là một phương tiện quản lý, một sự trợ giúp cho việc ra quyết định. Trong xây dựng và thực hiện các chiến lược ngắn hạn, dài hạn, nguồn thông tin do hệ thống kế toán cung cấp đặc biệt là các thông tin chi phí đóng vai trò hết sức quan trọng.

Tuy nhiên hiện nay, nhu cầu thông tin KTQT chi phí từ phía nhà quản trị DN chưa thực sự rõ ràng. Hầu hết các nhà quản trị ra quyết định đều dựa trên kinh nghiệm và thói quen quản lý nên khó có thể kiểm soát được chi phí và kết quả kinh doanh. Đây là một bằng chứng cụ thể chỉ rõ nguyên nhân dẫn đến việc tổ chức hệ thống thông tin KTQT chi phí trong các DN còn nhiều tồn tại và hạn chế.

Đặc điểm tổ chức sản xuất

Tổ chức sản xuất trong DN là sự kết hợp chặt chẽ giữa sức lao động và tư liệu sản xuất cho phù hợp với nhiệm vụ, quy mô và công nghệ sản xuất. Tổ chức sản xuất nhằm trả lời câu hỏi thứ hai của nền kinh tế đó là sản xuất như thế nào? Tổ chức sản xuất cho thấy rõ hình thức tổ chức của quá trình sản xuất, tính chất phân công lao động giữa các bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất, đặc điểm của sự kết hợp lao động với tư liệu lao động và đối tượng lao động trong quá trình sản xuất.

Bên cạnh đó, tổ chức sản xuất còn là việc chỉ ra cách thức bố trí các bộ phận sản xuất: Có thể tổ chức theo hình thức công nghệ, mỗi phân xưởng chỉ thực hiện một loại công nghệ nhất định, chẳng hạn như phân xưởng dệt, phân xưởng may, phân xưởng đóng gói; cũng có thể tổ chức sản xuất theo đối tượng, mỗi phân xưởng chỉ thực hiện chế tạo một loại sản phẩm hay một loại chi tiết nhất định. Ví dụ như phân xưởng cắt, phân xưởng in phun, phân xưởng may thời trang, phân xưởng gia công…; hoặc tổ chức theo hình thức kết hợp cả hai cách trên.

Nghiên cứu có thể thấy rằng, đặc điểm tổ chức sản xuất là nhân tố ảnh hưởng quan trọng đến công tác tổ chức hệ thống thông tin KTQT chi phí, bởi vì đặc điểm tổ chức sản xuất sẽ quyết định mô hình kế toán chi phí; Phương pháp quản lý chi phí; Đối tượng tập hợp chi phí; Phương pháp và tiêu thức phân bổ chi phí chung. Trong quá trình xử lý thông tin của KTQT chi phí, mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất kinh doanh khác là rất cần thiết, đặc biệt là trong việc thiết lập những thông tin phi tài chính và các thông tin hướng về tương lai.

Công nghệ kỹ thuật và trình độ nhân viên thực hiện công việc kế toán

Khối lượng thông tin mà KTQT chi phí phải xử lý và chuyển thành các thông tin có ích là rất lớn. Quá trình xử lý thông tin cần có sự kết hợp nhiều phương pháp kỹ thuật phức tạp. Do đó, cơ sở vật chất với hệ thống máy vi tính và các phần mềm xử lý thông tin là rất cần thiết trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán.

Bên cạnh đó, trình độ kiến thức và kỹ năng làm việc của nhân viên KTQT cũng có tác động không nhỏ đến chất lượng của hệ thống thông tin KTQT chi phí. Yêu cầu của đội ngũ này phải am hiểu sâu sắc về quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, có khả năng sáng tạo, linh hoạt, có khả năng làm việc nhóm và phối hợp với các nhân viên ở các bộ phận chức năng khác trong DN.

Thực tế cho thấy, để có một phần mềm quản trị, các DN phải bỏ một số tiền đầu tư lớn và cần một lực lượng nhân sự có kiến thức và trình độ để vận hành. Tuy nhiên, hầu hết các DN sản xuất Việt Nam là các DN vừa và nhỏ, các nguồn lực về cơ sở vật chất, nhân sự cũng còn rất hạn chế. Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến việc hệ thống thông tin KTQT chi phí trong các DN khó có điều kiện tổ chức và phát triển.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Tài chính, Thông tư số 53/2006/TT - BTC ngày 12/06/2006;

2. Bộ Tài chính, Thông tư  số 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014;

3. Hồ Tiến Dũng (2009), Tổ chức hệ thống thông tin quản trị DN, NXB Văn hóa Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh;

4. Nguyễn Ngọc Quang (2010), Kế toán quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân.