Đặc điểm tiền lương

Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động và là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ do đơn vị tạo ra. Chính vì vậy, tiền lương là mối quan tâm của nhiều đối tượng khác nhau như người lao động, người sử dụng lao động... Thông thường tiền lương bao gồm lương cơ bản và các khoản tiền thưởng theo doanh số, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca...

Các hình thức trả lương

Về cơ bản có hai hình thức trả lương là lương theo thời gian và lương theo sản phẩm. Lương theo thời gian thường áp dụng cho bộ phận quản lý, còn lương theo sản phẩm áp dụng cho công nhân sản xuất hay cho nhân viên bán hàng. Lương theo doanh số cũng là một dạng của lương theo sản phẩm.

Mỗi hình thức trả lương đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Trong thực tế, đơn vị có thể kết hợp cả hai hình thức này. Ví dụ: Bộ phận bán hàng vừa hưởng lương theo thời gian và vừa được hưởng lương theo doanh số khi doanh số vượt một mức quy định. Hình thức trả lương này nhằm khuyến khích người lao động tích cực làm việc, bởi lẽ họ sẽ có thu nhập cao hơn thì sẽ nổ lực nhiều hơn

Chu trình tiền lương

Tiền lương là một chu trình quan trọng trong nhiều đơn vị, vì vừa phản ánh chi phí đầu vào vừa là cơ sở để xác định chi phí đầu ra. Chi phí tiền lương có liên quan mật thiết với các nghĩa vụ phải thực hiện như: Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN)... nên nếu có sai phạm có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Những biến động lớn trong chi phí tiền lương hay những sai phạm trong chu trình này là mối quan tâm không chỉ của người quản lý đơn vị mà còn là cơ quan quản lý nhà nước do chúng là cơ sở để tính các khoản trên.

Chu trình tiền lương trải qua nhiều khâu, liên quan đến người lao động, đến những tài sản nhạy cảm như tiền, séc nên dễ bị tính toán sai và là đối tượng dễ bị tham ô, chiếm dụng. Chi phí tiền lương tại nhiều đơn vị là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành của DN và các sai phạm sẽ gây ảnh hưởng lớn tới các quyết định khác về sản xuất, tiêu thụ.

Những sai phạm thường gặp đối với lao động tiền lương

Giai đoạn thu thập các chứng từ ban đầu như bảng chấm công và các chứng từ khác liên quan đến tính lương: Sai sót trong chấm công, trong tính toán khối lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành như ghi chép không đầy đủ, không chính xác và kịp thời; Sai phạm trong ghi chép, tính toán giờ công, giờ phụ trội, sản phẩm, dịch vụ hoàn thành (nếu có); Tính giờ công cho những nhân viên không có thật; Sai phạm trong cập nhật dưc liệu về nhân sự như: Không phản ánh kịp thời sự biến động về nhân sự; Báo cáo sai về số ngày nghỉ bệnh, nghỉ không lương hay nghỉ phép, số giờ làm phụ trội...

Giai đoạn tính lương và các khoản khấu trừ: Tính sai tiền lương phải trả; Tính lương cho số nhân viên đã nghỉ việc, hoặc đang chờ nghỉ việc; Tính lương không chính xác do sai về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận; Khấu trừ sai hoặc không khấu trừ các khoản BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN; Không tuân thủ pháp luật về mức lương tối thiểu, mức tiền công làm ngày lễ, chủ nhật.

Giai đoạn phát hành séc trả lương: Chậm trễ hoặc không nộp các khoản đã khấu trừ từ tiền lương cho ngân sách nhà nước; Nhân viên lập séc chiếm đoạt tiền của những người lao động.

Giai đoạn nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ cho Nhà nước: Chậm nộp hoặc không nộp các khoản đã khấu trừ từ tiền lương cho ngân sách nhà nước.

Các kỹ thuật kiểm soát chủ yếu đối với lao động tiền lương

Để nắm rõ các nguyên lý và vận dụng hiệu quả các kỹ thuật kiểm soát lao động tiền lương, đòi hỏi nhà quản trị cần phải nắm vững các bước sau:

Kỹ thuật kiểm soát chung

Để thực hiện được điều này, đòi hỏi phải phân chia trách nhiệm giữa các chức năng khác nhau, nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận. Đơn vị có thể tổ chức đội ngũ nhân viên tách biệt thành các bộ phận sau: Bộ phận nhân sự, tuyển dụng, ký hợp đồng lao động và quản lý hồ sơ lao động; Bộ phận sử dụng lao động gồm quản lý lao động và chấm công; Bộ phận tính lương và các khoản khấu trừ có liên quan, lập bảng thanh toán; Bộ phận trả lương. Theo đó, người quản lý cần nắm vững các bước kỹ thuật sau:

Thứ nhất, kiểm soát quá trình xử lý thông tin, bao gồm: Kiểm soát đối tượng sử dụng bên trong, phân quyền sử dụng cho từng nhân viên. Mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ được phép truy cập vào phần hành của mình. Đối tượng sử dụng bên ngoài cần thiết lập mật khẩu để họ không thể tiếp cận hay truy cập vào hệ thống thông tin và vào chu trình này. Cùng với đó, tăng cường kiểm soát dữ liệu, sao lưu dữ liệu.

Thứ hai, kiểm soát ứng dụng, bao gồm: Kiểm soát dữ liệu để đảm bào tính hợp lệ, hợp pháp; Kiểm soát quá trình nhập liệu để bảo đảm các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin, đảm bảo tính chính xác.

Thứ ba, đánh số thứ tự liên tục cho các ấn chỉ trước khi sử dụng. Thực hiện cho tất cả ấn chỉ sử dụng, ví dụ như séc, phiếu chi tiền mặt... Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết.

Thứ tư, ủy quyền và xét duyệt. Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để tính lương như bảng chấm công, bảng làm đêm, làm thêm giờ... cũng như bảng tính lương cần có sự xét duyệt của các cấp có thẩm quyền.

Thứ năm, kiểm tra độc lập việc thực hiện. Định kỳ, người đứng đầu đơn vị nên tiến hành kiểm tra các công việc mà các bộ phận đã thực hiện như: Kiểm tra quy trình tuyển dụng, việc ký hợp đồng lao động, chấm công, tính lương và trả lương... các công việc này có thể đối chiếu giữa số liệu của phòng nhân sự với phòng kế toán, hay phòng kế toán với các bộ phận trực tiếp sử dụng lao động, nhằm phát hiện kịp thời các sai phạm và tăng cường ý thức chấp hành kỷ luật của các bộ phận này.

Thứ sáu, phân tích rà soát hay đánh giá tính hợp lý của chi phí tiền lương. Thủ tục kiểm soát này giúp cho nhà quản lý kịp thời phát hiện những biến động bất thường trong chi phí tiền lương. Việc đánh giá sự hợp lý của chi phí tiền lương sẽ giúp nhà quản lý đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời và thỏa đáng cho người lao động.

Các kỹ thuật kiểm soát cụ thể

Một là, căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên: Mức đóng góp được xác định dựa vào sự đánh giá về khả năng có thể đóng góp hay thực tế đóng góp cho đơn vị. Cần lưu ý năng lực chỉ là những yếu tố để đánh giá mức đóng góp của nhân viên, chứ không phải là căn cứ duy nhất. Căn cứ vào thị trường lao động: Có thể dựa trên các yếu tố như những đơn vị cùng ngành, cùng lĩnh vực; những đơn vị cùng là tư nhân, nhà nước, hay nước ngoài; những đơn vị cùng địa bàn hoạt động; những đơn vị cùng điều kiện để xây dựng chính sách lương sao cho tương đối công bằng với các đơn vị khác. Căn cứ vào sự công bằng giữa các nhân viên cùng phòng ban và giữa các bộ phận trong cùng đơn vị.

Hai là, căn cứ vào giá trị vật chất mà đơn vị trao cho nhân viên và giá trị tinh thần mà nhân viên nhận được từ đơn vị. Các giá trị đó có thể là: Môi trường làm việc, mối quan hệ đồng nghiệp, tiện nghi vật chất...; Điều kiện học hỏi, nâng cao kiến thức nghề nghiệp; Cơ hội thăng tiến; Sự ổn định công việc lâu dài; Những chế độ phúc lợi về nhà ở, du lịch, y tế, trợ vốn, quyền mua cổ phần...

Ba là, kiểm soát quá trình lập bảng chấm công và các tài liệu liên quan để tính lương.

Bốn là, kiểm soát quá trình tính lương và các khoản khấu trừ. Theo đó, các thủ tục kiểm soát phổ biến cần thực hiện là: Ban hành chính sách tiền lương rõ ràng; Bộ phận nhân sự phải thông báo kịp thời mọi biến động về nhân sự và tiền lương và bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các biến động này; Phân công người có thẩm quyền phê duyệt các thay đổi trong chương trình tính lương; Phân công người có thẩm quyền phê duyệt bảng lương; Bảng lương và các chứng từ chi lương phải chuyển đầy đủ và kịp thời để kế toán ghi chép; Định kỳ, đối chiếu chi phí lương thực tế với quỹ lương kế hoạch.

Năm là, kiểm soát quá trình trả lương. Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương đã lập, một nhân viên tính lương sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán lương gửi cho người có thẩm quyền xét duyệt. Các séc trả lương sẽ được gửi cho từng người lao động, với số tiền ghi trên séc là phần thu nhập người lao động được hưởng sau khi đã khấu trừ các khoản như: BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN và các khoản khác. Trong trường hợp đơn vị trả lương qua tài khoản ngân hàng thì công việc trả lương đơn giản hơn. Danh sách lao động, số tài khoản của từng lao động và số tiền lương được hưởng sẽ được chuyển cho ngân hàng.

Sáu là, kiểm soát quá trình nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ cho Nhà nước. Hàng tháng đơn vị phải có nghĩa vụ nộp cho các cơ quan quản lý nhà nước các khoản như: BHXH, BHYT, BHTN và phần thuế TNCN của người lao động mà đơn vị đã khấu trừ.

Do vậy, đơn vị cần bố trí một nhân viên chuyên thực hiện công việc này. Định kỳ, người đứng đầu đơn vị cần kiểm tra xem đơn vị đã khấu trừ. Định kỳ người đứng đầu đơn vị cần kiểm tra xem đơn vị đã tính đúng và nộp kịp thời các khoản BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN của người lao động cho Nhà nước hay chưa. Việc đơn vị chậm nộp hay không nộp các khoản này không những sẽ khiến cho quyền lợi của người lao động bị thiệt hại mà còn khiến đơn vị có thể vi phạm pháp luật.

Tóm lại, các kỹ thuật kiểm soát chủ yếu cần thực hiện là: Phải phê duyệt trước khi chi lương; Định kỳ phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương; Người lao động phải ký nhận lương trực tiếp hoặc chi trực tiếp qua tài khoản ngân hàng. Với việc am hiểu về lao động tiền lương, nhìn nhận được sai phạm có thể xảy ra cũng như những kỹ thuật kiểm soát cụ thể những sai phạm trong công tác quản lý lao động tiền lương... sẽ giúp cho DN phát triển bền vững, đạt hiệu quả kinh tế cao. Đây là bộ phận cấu thành và không thể thiếu được trong quản trị DN.    

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Ngọc Quân - Nguyễn Vân Điềm, Giáo trình Quản trị nhân lực, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, NXB Đại học Kinh tế quốc dân;
2. Tổ chức quản lý, sử dụng lao động và tiền lương trong doanh nghiệp, https://voer.edu.vn/m/to-chuc-quan-ly-su-dung-lao-dong-va-tien-luong-trong-doanh-nghiep/d787ad6a;
3. http://www.misa.com.vn/tin-tuc/chi-tiet/newsid/4789/Kiem-soat-chu-trinh-tien-luong;
4. https://resources.base.vn/hr/tong-quan-ve-tien-luong-va-cach-tinh-luong-trong-doanh-nghiep-387.